Käyttäjien lisääminen QuickBooks Prossa ja Premierissä

Et rajoitu käyttämään vain yhtä salasanaa QuickBooks-datatiedostosi käytön hallintaan. QuickBooksin avulla voit määrittää useita salasanoja QuickBooks-datatiedostolle. Voit määrittää lisää käyttäjiä QuickBooks Prossa ja QuickBooks Premierissä seuraavasti:

Valitse Yritys→Määritä käyttäjät ja salasanat→Määritä käyttäjät -komento.

QuickBooks näyttää Käyttäjäluettelo-valintaikkunan (ei näy), joka tunnistaa käyttäjät, joille QuickBooks-käyttö on määritetty ja jotka ovat tällä hetkellä kirjautuneena järjestelmään.

Kerro QuickBooksille, että haluat lisätä käyttäjän napsauttamalla Lisää käyttäjä -painiketta.

QuickBooks näyttää ensimmäisen Set Up User Password and Access -valintaikkunan.

Tunnista käyttäjä ja anna salasana.

Anna jokaiselle käyttäjälle, jolle asetat salasanan, käyttäjätunnus kirjoittamalla lyhyt nimi – ehkä käyttäjän etunimi – Käyttäjänimi-ruutuun. Kun olet tunnistanut käyttäjän, kirjoitat käyttäjän salasanan sekä Salasana- että Vahvista salasana -tekstiruutuihin.

Napsauta Seuraava jatkaaksesi ja ilmoita sitten, haluatko rajoittaa uuden käyttäjän pääsyä.

Kun QuickBooks näyttää toisen Set Up User Password and Access -valintaikkunan, ilmoita, haluatko rajoittaa käyttäjän pääsyä ja oikeuksia. Jos haluat rajoittaa pääsyä ja oikeuksia ( oikeudet ovat vain asioita, joita käyttäjä voi tehdä), valitse QuickBooksin valitut alueet -valintanappi. Jos haluat, että käyttäjä voi tehdä mitä tahansa, valitse QuickBooksin kaikki alueet -valintanappi. Jos ilmoitat, että uudella käyttäjällä pitäisi olla pääsy kaikkiin QuickBooksin osiin, olet määrittänyt käyttäjän salasanan. Voit ohittaa loput vaiheet.

Napsauta Seuraava jatkaaksesi ja kuvaile sitten myynti- ja myyntisaamisten tietojen ja tehtävien käyttöoikeutta.

Kun olet suorittanut vaiheen 4, QuickBooks näyttää kolmannen Set Up User Password and Access -valintaikkunan. Tämä on ensimmäinen valintaikkunasarjasta, joka ohjaa sinut haastattelun läpi ja kysyy yksityiskohtaisia ​​kysymyksiä siitä, millainen käyttöoikeus jokaisella käyttäjällä tulisi olla tietylle alueelle.

Esimerkiksi myyntitoiminnan osalta QuickBooks kysyy pääsyä tapahtumiin (kuten laskut, hyvityslaskut ja myyntisaatavien tiedot). Voit ilmoittaa, että käyttäjällä ei pitäisi olla pääsyä, valitsemalla Ei pääsyä -valintanapin. Voit ilmoittaa, että käyttäjällä tulee olla täydet käyttöoikeudet, valitsemalla Täysi käyttöoikeus -valintanapin. Jos käyttäjällä pitäisi olla osittainen käyttöoikeus, valitse Selective Access -valintanappi ja valitse sitten yksi Selective Access -tytärpainikkeista: Luo vain tapahtumat, Luo ja tulosta tapahtumat tai Luo tapahtumat ja Luo raportit.

Napsauta Seuraava ja kuvaile sitten osto- ja ostoreskontraoikeuksia.

Kun olet suorittanut vaiheen 5 napsauttamalla Seuraava, QuickBooks näyttää neljännen Set Up User Password and Access -valintaikkunan, jonka avulla voit määrittää, mitä käyttöoikeuksia tällä uudella käyttäjällä on osto- ja laskutusalueilla. Voit valita Ei pääsyä -valintanapin. Voit valita Full Access -valintanapin. Tai voit valita jonkin välitavan valitsemalla Selective Access -valintanapin ja jonkin Selective Access -tytärpainikkeista. Myynti- ja myyntireskontra-aluetta koskevat samat oikeuksien ja käyttöoikeuksien asettamissäännöt, jotka koskevat osto- ja ostovelka-aluetta.

Napsauta Seuraava ja kuvaile sitten jäljellä olevat käyttäjäoikeudet ja käyttöoikeudet.

Kun napsautat Set Up User Password and Access -valintaikkunan kunkin version alareunassa näkyvää Seuraava-painiketta, QuickBooks näyttää useita muita versioita valintaikkunasta, joita se käyttää kyselyyn käyttäjäoikeuksista ja käyttöoikeuksista. Kun esimerkiksi kuvailet käyttäjälle sopivat oikeudet osto- ja ostovelka-alueella, QuickBooks kysyy sekki- ja luottokorttialueesta. Sitten se kysyy varastoalueesta. Seuraavaksi se kysyy palkanlaskennasta. Sitten se kysyy yleisistä, arkaluonteisista kirjanpitotoiminnoista. Lopuksi QuickBooks kysyy pääsystä talousraportointiominaisuuksiin.

Rajoitat oikeuksia kaikilla näillä muilla alueilla samalla tavalla kuin myynti- ja myyntisaamisten sekä ostojen ja ostovelkojen osalta. Ole vain huomaavainen, kun kuljet ruutujen läpi ja rajoita käyttäjän mahdollisuuksia. Haluat käyttäjillä olevan työnsä suorittamiseen tarvittavat oikeudet, mutta et halua antaa heille enempää oikeuksia kuin he tarvitsevat.

Määritä, voiko käyttäjä muuttaa tai poistaa tapahtumia.

Kun olet käynyt läpi noin puolen tusinaa versiota Määritä käyttäjän salasana ja käyttöoikeus -valintaikkunoista, jotka kysyvät tiettyjä kirjanpitoalueita, QuickBooks näyttää Tapahtumien muuttaminen tai poistaminen -sivun Määritä käyttäjän salasana ja käyttöoikeus -valintaikkunassa. Tapahtumien muuttaminen tai poistaminen -sivulla voit ilmoittaa, että käyttäjä voi tai ei voi muuttaa ennen tilinpäätöspäivää tallennettuja tapahtumia. Yleensä haluat rajoittaa käyttäjän mahdollisuuksia muuttaa tai poistaa tapahtumia.

Napsauta Seuraava ja tarkista sitten oikeuspäätöksesi.

Kun napsautat Seuraava, QuickBooks näyttää Määritä käyttäjän salasana ja käyttöoikeudet -valintaikkunan lopullisen version, joka yksilöi määrittämäsi tai sallimasi käyttöoikeudet. Tämän valintaikkunan avulla voit tarkastella jonkun oikeuksia. Jos huomaat, että olet määrittänyt oikeudet väärin, napsauta Takaisin-painiketta siirtyäksesi takaisin valintaikkunoiden kautta siihen kohtaan, jossa teit virheen. Muuta oikeuksien määritystä ja napsauta Seuraava-painiketta palataksesi Käyttäjän salasanan ja käyttöoikeuksien määrittäminen -valintaikkunan viimeiseen ikkunaan.

Kun olet tarkistanut käyttäjäoikeudet ja käyttöoikeudet, napsauta Valmis.

Tästä eteenpäin uusi käyttäjä voi käyttää QuickBooksia; hänen oikeutensa rajoittuvat kuitenkin määrittämääsi.

Kirjanpitäjät haluavat usein nähdä tiettyjen käyttäjien oikeudet. Tämä pätee erityisesti silloin, jos CPA tarkastaa sinut osana vuosittaisia ​​tilinpäätöksiä. (Sinulle voidaan tehdä tilintarkastus, jos pankki haluaa esimerkiksi tarkastetun tilinpäätöksen.) QuickBooks ei tarjoa tapaa tulostaa Käyttäjän salasanan ja käyttöoikeudet -valintaikkunassa näkyviä tietoja. Windows kuitenkin antaa sinun käyttää Print Screen -näppäintä kuvakaappauksen ottamiseksi QuickBooks-ohjelman ikkunasta ja Set Up User Password and Access -valintaikkunasta.

Paina Alt+Print Scrn ottaaksesi näyttökuvan valintaikkunasta. Tämä kopioi kuvan näytöstäsi Windowsin leikepöydälle. Avaa seuraavaksi Paint valitsemalla Käynnistä → Ohjelmat → Apuohjelmat → Paint. Liitä kuva Paintiin painamalla Ctrl+V. Saatat nähdä virheilmoituksen, jonka mukaan leikepöydän kuva on suurempi kuin bittikartta. Haluatko bittikartan suurennettuna? Napsauta Kyllä. Tallenna kuvakaappaus valitsemalla Tiedosto → Tallenna nimellä. Voit halutessasi ottaa kuvakaappauskuvan tällä tavalla, jotta voit tallentaa työntekijöiden käyttöoikeudet ja oikeudet.