Käyttäjien lisääminen QuickBooks Enterprise Solutionsissa

Jos QuickBooksia käyttää useampi kuin yksi henkilö, haluat määrittää lisää käyttäjiä. Voit lisätä käyttäjiä QuickBooks Enterprise Solutions -palveluun seuraavasti:

Valitse Yritys→Käyttäjät→Määritä käyttäjät ja roolit -komento.

QuickBooks näyttää Käyttäjä ja roolit -valintaikkunan. Käyttäjät ja roolit -valintaikkuna tunnistaa käyttäjät, joille QuickBooks-käyttö on määritetty, ja roolit, joita QuickBooks voi täyttää QuickBooksia käyttäessään. Käyttäjäluettelo, joka näkyy valintaikkunan Käyttäjäluettelo-välilehdellä, tunnistaa myös, ketkä ovat tällä hetkellä kirjautuneena järjestelmään.

Kerro QuickBooksille, että haluat lisätä käyttäjän napsauttamalla Uusi-painiketta.

Kun napsautat tätä painiketta, QuickBooks näyttää Uusi käyttäjä -valintaikkunan.

Tunnista käyttäjä ja anna salasana.

Sinun on annettava jokaiselle käyttäjälle, jolle olet määrittänyt käyttäjänimen. Voit tehdä tämän kirjoittamalla lyhyen nimen – ehkä käyttäjän etunimen – Käyttäjänimi-ruutuun. Kun olet tunnistanut käyttäjän, kirjoitat käyttäjän salasanan sekä Salasana- että Vahvista salasana -tekstiruutuihin.

Tunnista käyttäjän rooli(t).

Käytä Käytettävissä olevat roolit -luetteloruutua valitaksesi roolit (tai tehtävät), jotka käyttäjä täyttää. Lisää sitten valittu rooli käyttäjän määritettyjen roolien luetteloon napsauttamalla Lisää-painiketta. Voit poistaa roolin käyttäjältä valitsemalla roolin Assigned Roles -luetteloruudusta ja napsauttamalla sitten Poista.

Uusi käyttäjä -valintaikkunan alareunassa oleva Kuvaus-ruutu kuvaa roolia yksityiskohtaisemmin, mukaan lukien QuickBooks-käyttäjän tyyppi, jolle voidaan yleensä määrittää valittu rooli.

(Valinnainen) Muokkaa rooleja tarpeen mukaan.

Voit hienosäätää määrittämiäsi rooleja (QuickBooksin avulla). Voit tehdä tämän valitsemalla Käyttäjät ja roolit -valintaikkunan Roolit-välilehden, napsauttamalla roolia, jota haluat muuttaa, ja napsauttamalla sitten Muokkaa-painiketta.

Kun QuickBooks näyttää Muokkaa roolia -valintaikkunan, valitse kirjanpitotoiminto tai alue Alue ja toiminnot -luettelosta ja käytä sitten Alueen käyttöoikeustason painikkeita määrittääksesi, mitä valitun roolin käyttäjä voi tehdä. Voit ilmoittaa, että käyttäjällä ei pitäisi olla käyttöoikeuksia, valitsemalla Ei mitään -valintanapin.

Voit ilmoittaa, että käyttäjällä tulee olla täysi käyttöoikeus valitsemalla Täysi-valintanappi. Jos käyttäjällä pitäisi olla osittainen käyttöoikeus, valitse Osittainen painike ja valitse tai tyhjennä (tarvittaessa) Luo-, Muokkaa-, Poista-, Tulosta- ja Näytä saldo -ruudut. Napsauta OK tallentaaksesi muutokset rooleihin ja palataksesi Käyttäjät ja roolit -valintaikkunaan.

Voit nähdä minkä tahansa roolin käyttöoikeudet alun perin valitsemalla jonkin alueen ja toiminnot -luettelon merkinnöistä. QuickBooks käyttää Area Access Level -painikkeita ja -ruutuja näyttääkseen roolin nykyiset asetukset.

Yleissääntönä on, että kun kyse on kirjanpidon ohjauksista, haluat tarjota mahdollisimman vähän käyttöoikeuksia. Jos joku ei tarvitse pääsyä QuickBooks-tietotiedostoon päivittäisiin tehtäviin, valitse Ei mitään -painike.

Jos joku tarvitsee vähän käyttöoikeutta – ehkä työarvioiden tai laskujen laatimiseen – annat vain sen käyttöoikeuden etkä mitään muuta.

Mitä enemmän annat työntekijöille, alihankkijoille tai kirjanpitäjille mahdollisuuksia nuudelimiseen kirjanpitojärjestelmässäsi, sitä suurempi on riski, että joku saattaa joko vahingossa tai tahallaan tuoda järjestelmään virheitä. Lisäksi mitä suuremmat oikeudet ja käyttöoikeudet annat, sitä helpommin teet jonkun varastamaan sinulta.

(Valinnainen) Tarkista käyttöoikeutesi.

Kun olet määrittänyt käyttäjän, sinun tulee (varovaisuuden vuoksi) tarkistaa käyttäjälle antamasi käyttöoikeudet. Voit tehdä tämän napsauttamalla Käyttäjät ja roolit -valintaikkunan Käyttäjäluettelo-välilehteä, valitsemalla käyttäjän ja napsauttamalla sitten Näytä käyttöoikeudet -painiketta.

Kun QuickBooks näyttää View Permissions -valintaikkunan, valitse käyttäjä ja napsauta sitten Näyttö-painiketta nähdäksesi View Permissions -ikkunan, joka näyttää erittäin yksityiskohtaisen luettelon siitä, mitä käyttäjä voi tehdä ja mitä ei.

(Valinnainen) Tarkista roolimuutoksesi.

Jos teet muutoksia roolin käyttöoikeuksiin, haluat todennäköisesti myös tarkistaa kyseiset muutokset. Voit tehdä tämän napsauttamalla Käyttäjät ja roolit -valintaikkunan Rooliluettelo-välilehteä, valitsemalla roolin ja napsauttamalla sitten Näytä käyttöoikeudet -painiketta. QuickBooks näyttää toisen version Näytä käyttöoikeudet -valintaikkunasta, jossa luetellaan sinun ja QuickBooksin määrittämät roolit.

Valitse rooli, jonka haluat tarkistaa, ja napsauta sitten Näytä käyttöoikeudet -painiketta. QuickBooks näyttää toisen version View Permissions -ikkunasta, jossa on yksityiskohtainen luettelo siitä, mitä joku roolissa voi tehdä ja mitä ei.

Kun olet tarkistanut käyttäjä- ja roolioikeudet, sulje kaikki avoimet ikkunat napsauttamalla Sulje ja sulje sitten kaikki avoimet valintaikkunat napsauttamalla Peruuta- tai Sulje-painiketta.

Tästä eteenpäin uusi käyttäjä voi käyttää QuickBooksia; hänen oikeutensa rajoittuvat kuitenkin määrittämääsi.

Kirjanpitäjät haluavat usein nähdä tiettyjen käyttäjien oikeudet. Tämä pätee erityisesti, jos CPA tarkastaa sinut osana vuosittaisia ​​tilinpäätöksiä. (Voit olla tilintarkastettu, jos pankki haluaa esimerkiksi tarkastetun tilinpäätöksen.)

QuickBooksin View Permissions -ikkuna on liukas tapa nähdä nämä tiedot verkossa, ja jos haluat tulostaa kopion käyttöoikeustiedoista, sinun tarvitsee vain napsauttaa ikkunan Tulosta-painiketta.