Käyttäjien lisääminen QuickBooks 2018 Prossa ja Premierissä

Et rajoitu käyttämään vain yhtä salasanaa QuickBooks-datatiedostosi käytön hallintaan. Voit määrittää useita salasanoja QuickBooks-datatiedostolle. Tässä on todella siistiä, että voit kertoa QuickBooksille sallia tiettyjen käyttäjien ja salasanojen tehdä vain tiettyjä asioita. Tämä kuulostaa monimutkaiselta, mutta sitä se ei todellakaan ole. Yrityksen omistajalla voi esimerkiksi olla salasana, jonka avulla hän voi tehdä mitä tahansa. Mutta esimerkiksi uudella kirjanpitäjällä voi olla salasana, jonka avulla hän voi kirjata vain laskuja järjestelmään.

Voit määrittää lisää käyttäjiä QuickBooks Prossa ja QuickBooks Premierissä seuraavasti:

Valitse Yritys → Määritä käyttäjät ja salasanat → Määritä käyttäjät -komento.
QuickBooks näyttää Käyttäjäluettelo-valintaikkunan (ei näy), joka tunnistaa käyttäjät, joille QuickBooks-käyttö on määritetty ja jotka ovat tällä hetkellä kirjautuneena järjestelmään.

Kerro QuickBooksille, että haluat lisätä käyttäjän napsauttamalla Lisää käyttäjä -painiketta.
QuickBooks näyttää ensimmäisen Set Up User Password and Access -valintaikkunan.

Tunnista käyttäjä ja anna salasana.
Anna jokaiselle käyttäjälle, jolle asetat salasanan, käyttäjätunnus kirjoittamalla lyhyt nimi – ehkä käyttäjän etunimi – Käyttäjänimi-ruutuun. Kun olet tunnistanut käyttäjän, kirjoitat käyttäjän salasanan sekä Salasana- että Vahvista salasana -tekstiruutuihin.

Napsauta Seuraava jatkaaksesi ja ilmoita sitten, haluatko rajoittaa uuden käyttäjän pääsyä.
Kun QuickBooks näyttää toisen Set Up User Password and Access -valintaikkunan, ilmoita, haluatko rajoittaa käyttäjän pääsyä ja oikeuksia. Jos haluat rajoittaa pääsyä ja oikeuksia ( oikeudet ovat vain asioita, joita käyttäjä voi tehdä), valitse QuickBooksin valitut alueet -valintanappi. Jos haluat, että käyttäjä voi tehdä mitä tahansa, valitse QuickBooksin kaikki alueet -valintanappi. Jos ilmoitat, että uudella käyttäjällä pitäisi olla pääsy kaikkiin QuickBooksin osiin, olet määrittänyt käyttäjän salasanan ja voit ohittaa loput vaiheet.

Napsauta Seuraava jatkaaksesi ja kuvaile sitten myynti- ja myyntisaamisten tietojen ja tehtävien käyttöoikeutta.
Kun olet suorittanut vaiheen 4, QuickBooks näyttää kolmannen Määritä käyttäjän salasana ja käyttöoikeus -valintaikkuna – ensimmäinen valintaikkunasarjasta, joka ohjaa sinut haastattelun läpi ja kysyy yksityiskohtaisia ​​kysymyksiä siitä, millainen käyttöoikeus jokaisella käyttäjällä tulisi olla tietylle alueelle. . Esimerkiksi myyntitoiminnan osalta QuickBooks kysyy pääsyä tapahtumiin (kuten laskut, hyvityslaskut ja myyntisaatavien tiedot). Voit ilmoittaa, että käyttäjällä ei pitäisi olla pääsyä, valitsemalla Ei pääsyä -valintanapin. Voit ilmoittaa, että käyttäjällä tulee olla täydet käyttöoikeudet, valitsemalla Täysi käyttöoikeus -valintanapin. Jos käyttäjällä pitäisi olla osittainen käyttöoikeus, valitse Selective Access -valintanappi ja valitse sitten jokin lisäpainikkeista: Luo vain tapahtumat, Luo ja tulosta tapahtumat tai Luo tapahtumat ja luo raportit.

Napsauta Seuraava ja kuvaile sitten osto- ja ostoreskontraoikeuksia.
Kun suoritat vaiheen 5 napsauttamalla Seuraava, QuickBooks näyttää neljännen Set Up User Password and Access -valintaikkunan, jonka avulla voit määrittää, mitä käyttöoikeuksia tällä uudella käyttäjällä on osto- ja laskutusalueilla. Voit valita Ei pääsyä -valintanapin. Voit valita Full Access -valintanapin. Tai voit valita jonkin välitavan valitsemalla Selective Access -valintanapin ja jonkin lisäpainikkeista. Myynti- ja myyntireskontra-aluetta koskevat samat oikeuksien ja käyttöoikeuksien asettamissäännöt, jotka koskevat osto- ja ostovelka-aluetta.

Napsauta Seuraava ja kuvaile sitten jäljellä olevat käyttäjäoikeudet ja käyttöoikeudet.
Kun napsautat Set Up User Password and Access -valintaikkunan kunkin version alareunassa näkyvää Seuraava-painiketta, QuickBooks näyttää useita muita versioita valintaikkunasta, joita se käyttää kyselyyn käyttäjäoikeuksista ja käyttöoikeuksista. Kun olet kuvaillut, mitkä oikeudet sopivat käyttäjälle esimerkiksi osto- ja ostovelka-alueella, QuickBooks kysyy sekki- ja luottokorttialueesta. Sitten se kysyy varastoalueesta. Seuraavaksi se kysyy palkanlaskennasta, jota seuraa kysymyksiä yleisistä, arkaluonteisista kirjanpitotoiminnoista. Lopuksi QuickBooks kysyy pääsystä talousraportointiominaisuuksiin. Rajoitat oikeuksia kaikilla näillä muilla alueilla samalla tavalla kuin myynti- ja myyntisaamisten sekä osto- ja ostovelka-alueiden osalta. Siksi, En aio kuvailla, kuinka valitset Ei pääsyä -valintapainikkeen, Täysi käyttöoikeus -valintapainikkeen tai Valikoiva käyttöoikeus -painike yhä uudelleen ja uudelleen. Ole vain huomaavainen, kun kuljet ruutujen läpi ja rajoita käyttäjän oikeuksia. Haluat käyttäjillä olevan työnsä suorittamiseen tarvittavat oikeudet, mutta et halua antaa heille enempää oikeuksia kuin he tarvitsevat.

Määritä, voiko käyttäjä muuttaa tai poistaa tapahtumia.
Kun olet käynyt läpi noin puolen tusinaa versiota Määritä käyttäjän salasana ja käyttöoikeus -valintaikkunoista, jotka kysyvät tiettyjä kirjanpitoalueita, QuickBooks näyttää Tapahtumien muuttaminen tai poistaminen -sivun Määritä käyttäjän salasana ja käyttöoikeus -valintaikkunassa. Tapahtumien muuttaminen tai poistaminen -sivulla voit määrittää, voiko käyttäjä muuttaa ennen tilinpäätöspäivää tallennettuja tapahtumia vai ei. Yleensä haluat rajoittaa käyttäjän mahdollisuuksia muuttaa tai poistaa tapahtumia.

Napsauta Seuraava ja tarkista sitten oikeuspäätöksesi.
Kun napsautat Seuraava, QuickBooks näyttää Määritä käyttäjän salasana ja käyttöoikeudet -valintaikkunan lopullisen version, joka yksilöi määrittämäsi tai sallimasi käyttöoikeudet. Tämän valintaikkunan avulla voit tarkastella jonkun oikeuksia. Jos huomaat, että olet määrittänyt oikeudet väärin, napsauta Takaisin-painiketta siirtyäksesi takaisin valintaikkunoiden kautta siihen kohtaan, jossa teit virheen. Muuta oikeuksien määritystä ja palaa Set Up User Password and Access -valintaikkunan viimeiseen ikkunaan napsauttamalla Seuraava-painiketta.

Kun olet tarkistanut käyttäjäoikeudet ja käyttöoikeudet, napsauta Valmis.
Tästä eteenpäin uusi käyttäjä voi käyttää QuickBooksia; hänen oikeutensa rajoittuvat määrittelemääsi.