Käyttäjien lisääminen QuickBooks 2018 Enterprise Solutions -sovellukseen

Jos QuickBooksia käyttää useampi kuin yksi henkilö, haluat määrittää lisää käyttäjiä. Voit lisätä käyttäjiä QuickBooks Enterprise Solutions -palveluun seuraavasti:

Valitse Yritys → Käyttäjät → Määritä käyttäjät ja roolit -komento.
QuickBooks näyttää Käyttäjä ja roolit -valintaikkunan. Tämä valintaikkuna tunnistaa käyttäjät, joille QuickBooks-käyttö on määritetty, ja roolit, joita QuickBooks voi täyttää QuickBooksia käyttäessään. Käyttäjäluettelo, joka näkyy valintaikkunan Käyttäjäluettelo-välilehdellä, tunnistaa myös, ketkä ovat tällä hetkellä kirjautuneena järjestelmään.

Käyttäjät ja roolit -valintaikkuna.

Kerro QuickBooksille, että haluat lisätä käyttäjän napsauttamalla Uusi-painiketta.
Kun napsautat tätä painiketta, QuickBooks näyttää kuvassa näkyvän Uusi käyttäjä -valintaikkunan.

Uusi käyttäjä -valintaikkuna.

Tunnista käyttäjä ja anna salasana.
Sinun on annettava jokaiselle käyttäjälle, jolle olet määrittänyt käyttäjänimen. Voit tehdä tämän kirjoittamalla lyhyen nimen – ehkä käyttäjän etunimen – Käyttäjänimi-ruutuun. Kun olet tunnistanut käyttäjän, kirjoitat käyttäjän salasanan sekä Salasana- että Vahvista salasana -tekstiruutuihin.

Tunnista käyttäjän rooli(t).
Käytä Käytettävissä olevat roolit -luetteloruutua valitaksesi roolit (tai tehtävät), jotka käyttäjä täyttää. Lisää sitten valittu rooli käyttäjän määritettyjen roolien luetteloon napsauttamalla Lisää-painiketta. Voit poistaa roolin käyttäjältä valitsemalla roolin Assigned Roles -luetteloruudusta ja napsauttamalla sitten Poista.

Uusi käyttäjä -valintaikkunan alareunassa oleva Kuvaus-ruutu kuvaa roolia yksityiskohtaisemmin, mukaan lukien QuickBooks-käyttäjän tyyppi, jolle voidaan yleensä määrittää valittu rooli.

(Valinnainen) Muokkaa rooleja tarpeen mukaan.
Voit hienosäätää määrittämiäsi rooleja (QuickBooksin avulla). Voit tehdä tämän valitsemalla Käyttäjät ja roolit -valintaikkunan Rooliluettelo-välilehden, napsauttamalla roolia, jota haluat muuttaa, ja napsauttamalla sitten Muokkaa-painiketta. Kun QuickBooks näyttää Muokkaa roolia -valintaikkunan (katso kuva), valitse kirjanpitotoiminto tai -alue Alue- ja aktiviteetit -luettelosta ja käytä sitten Alueen käyttöoikeustason valintapainikkeita määrittääksesi, mitä valitun roolin käyttäjä voi tehdä. Voit ilmoittaa, että käyttäjällä ei pitäisi olla käyttöoikeuksia, valitsemalla Ei mitään -valintanapin. Voit ilmoittaa, että käyttäjällä tulee olla täysi käyttöoikeus valitsemalla Täysi-valintanappi. Jos käyttäjällä pitäisi olla osittainen käyttöoikeus, valitse Osittainen painike ja valitse tai tyhjennä (tarvittaessa) Luo-, Muokkaa-, Poista-, Tulosta- ja Näytä saldo -valintaruudut.

Muokkaa roolia -valintaikkuna.

Voit nähdä minkä tahansa roolin käyttöoikeudet alun perin valitsemalla jonkin alueen ja toiminnot -luettelon merkinnöistä. QuickBooks käyttää Area Access Level -painikkeita ja -ruutuja näyttääkseen roolin nykyiset asetukset.

Yleissääntönä on, että kun kyse on kirjanpidon ohjauksista, haluat tarjota mahdollisimman vähän käyttöoikeuksia. Jos joku ei tarvitse pääsyä QuickBooks-tietotiedostoon päivittäisiin tehtäviin, valitse Ei mitään -painike. Jos joku tarvitsee hieman käyttöoikeutta – ehkä työarvioiden tai laskujen laatimiseen – annat vain sen käyttöoikeuden etkä mitään muuta. Hieman myöhemmin tässä luvussa "Hyvän kirjanpidon valvonnan ylläpitäminen" puhun siitä, miksi käyttäjien oikeuksien ja käyttöoikeuksien minimoiminen on niin tärkeää. Mutta lopputulos on tämä: Mitä enemmän annat työntekijöille, alihankkijoille tai kirjanpitäjille mahdollisuuden nuudeleilla kirjanpitojärjestelmässäsi, sitä suurempi on riski, että joku joko vahingossa tai tahallaan lisää virheitä järjestelmään. Lisäksi mitä suuremmat oikeudet ja käyttöoikeudet annat, sitä helpommin teet jonkun varastamaan sinulta.

(Valinnainen) Tarkista käyttöoikeutesi.
Kun olet määrittänyt käyttäjän, sinun tulee (varovaisuuden vuoksi) tarkistaa käyttäjälle antamasi käyttöoikeudet. Napsauta Käyttäjät ja roolit -valintaikkunan Käyttäjäluettelo-välilehteä, valitse käyttäjä ja napsauta sitten Näytä käyttöoikeudet -painiketta. Kun QuickBooks näyttää View Permissions -valintaikkunan (ei näy), valitse käyttäjä ja napsauta sitten Näytä-painiketta nähdäksesi View Permissions -ikkunan, joka näyttää erittäin yksityiskohtaisen luettelon siitä, mitä käyttäjä voi tehdä ja mitä ei.

Näytä käyttöoikeudet -ikkuna.

(Valinnainen) Tarkista roolimuutoksesi.
Jos muutat roolin käyttöoikeuksia, haluat todennäköisesti myös tarkistaa kyseiset muutokset. Voit tehdä tämän napsauttamalla Käyttäjät ja roolit -valintaikkunan Rooliluettelo-välilehteä, valitsemalla roolin ja napsauttamalla sitten Näytä käyttöoikeudet -painiketta. QuickBooks näyttää toisen version View Permissions -valintaikkunasta, jossa luetellaan sinun ja QuickBooksin määrittämät roolit. Valitse rooli, jonka haluat tarkistaa, ja napsauta sitten Näytä käyttöoikeudet -painiketta. QuickBooks näyttää toisen version View Permissions -ikkunasta, jossa on yksityiskohtainen luettelo siitä, mitä joku roolissa voi tehdä ja mitä ei.

Kun olet tarkistanut käyttäjä- ja roolioikeudet, sulje kaikki avoimet ikkunat napsauttamalla Sulje ja sulje sitten kaikki avoimet valintaikkunat napsauttamalla Peruuta- tai Sulje-painiketta.
Tästä eteenpäin uusi käyttäjä voi käyttää QuickBooksia; hänen oikeutensa rajoittuvat määrittelemääsi.

Kirjanpitäjät haluavat usein nähdä tiettyjen käyttäjien oikeudet, varsinkin jos he tarkastavat sinua osana vuositilinpäätöstä. (Sinulle voidaan tehdä tarkastus, jos pankki haluaa esimerkiksi tarkastetun tilinpäätöksen.) QuickBooksin View Permissions -ikkuna on sulava tapa nähdä nämä tiedot verkossa, ja jos haluat tulostaa kopion käyttöoikeustiedoista, sinun tarvitsee vain napsauta ikkunan Tulosta-painiketta.