Hyvän kirjanpidon valvonnan ylläpitäminen QuickBooks 2012:ssa

Kun otat QuickBooks 2012:een useita kirjanpitojärjestelmän käyttäjiä, lisäät kirjanpidon ohjauksen tarvetta. Päästämällä kirjanpitojärjestelmään käyttäjät voivat joko vahingossa lisätä virheitä kirjanpitojärjestelmään tai valitettavasti jotkut käyttäjät voivat tahallaan huijata yritystä.

Näistä syistä jotkin QuickBooksin kirjanpidon valvontatekniikat tahattomien virheiden minimoimiseksi ja varkauden mahdollisuuden minimoimiseksi:

• Vertaa fyysisiä varastomääriä säännöllisesti varastokirjanpitoon. Varasto valitettavasti kutistuu. Ihmiset – joskus työntekijät, mutta usein näennäiset asiakkaat, kuten myymälävarkaudet – varastavat tavaraa.

  Siksi yksi asioista, jotka sinun on tehtävä sekä varastohäviöiden minimoimiseksi että tarkan kirjanpidon ylläpitämiseksi, on säännöllisesti verrata varastosi fyysisiä lukuja kirjanpitotietojesi näyttämiseen.

  Esimerkiksi pieni lähikauppa voi haluta vertailla tupakkavarastoa päivittäin, olut- ja viinivarastoa viikoittain ja kaikkia muita päivittäistavaravarastoja kuukausittain tai vuosittain. Tämä lähestymistapa arvokkaimpien ja helpoimmin varastettavien tavaroiden usein laskemiseen saavuttaa kaksi asiaa:

  • Varastojen kutistuminen havaitaan nopeasti.

  • Yrityksen omistaja voi minimoida varaston kutistumisen tunnistamalla tavaroiden tyypin, joka varastetaan useimmiten tai jopa milloin varasto varastetaan useimmiten.

• Täsmäyttää pankkitilit. Yksi asia, joka yritysten omistajien tulisi tehdä, on täsmäyttää omat pankkitilinsä. Usein kirjanpitohenkilöstön varkaudet tapahtuvat, kun työntekijät keksivät kirjoittaa yrityksen pankkitilille shekkejä, joita omistaja ei näe. Yksi varma tapa löytää kuvitteellinen ja vilpillinen tapahtuma on pyytää omistajaa täsmäämään tiliote.

  Jos omistaja täsmäyttää tiliotteen, hän voi verrata tilin pankin kirjanpitoa yrityksen QuickBooks-kirjanpitoon. Kaikki ilmeiset erot voidaan korjata - mikä tarkoittaa, että QuickBooksin kirjanpitotiedot ovat tarkempia. Lisäksi kaikki hilseilevät, epäilyttävät liiketoimet tulevat ilmeisiksi, kun yrityksen omistaja tarkastelee tarkasti shekkejä.

• Ero kirjanpito fyysisestä huollosta mahdollisuuksien mukaan. Pienessä yrityksessä on vaikeaa aina erottaa jonkin toiminnan kirjanpito fyysisestä huoltajuudesta tai fyysisestä vastuusta. On esimerkiksi vaikeaa erottaa varastokirjanpito fyysisestä säilytyksestä tai pääsystä kyseiseen varastoon.

  Esimerkiksi myymälävirkailija voi helposti varastaa savukkeita ja myös korjata varastokirjanpitoa savukkeiden kassamyynnin kautta. Siitä huolimatta, missä voit erottaa fyysisen säilytyksen kirjanpidosta, tapahtuu sisäänrakennettu virheentarkistus.

  Voit pyytää CPA:lta apua suunnittelemaan tapoja erottaa omaisuuden fyysinen säilytys kirjanpito- ja kirjanpitotehtävistä. Ja sinun todella, todella pitäisi tehdä tämä. Valitettavasti työntekijöiden varkaudet ovat hyvin yleisiä.

• Kouluta työntekijöitä QuickBookien käyttöön. Sinun tulisi kouluttaa työntekijät käyttämään QuickBooksia, jos sinulla on minkä kokoinen yritys tahansa, kahdesta syystä:

  • Joku, joka osaa käyttää QuickBooksia, tekee vähemmän todennäköisesti tahattomia virheitä. Joten jos mahdollista, on järkevää tarjota joillekin työntekijöille apua tai koulutusta tai molempia. Näiden resurssien avulla ihmiset voivat käyttää QuickBooksin ominaisuuksia mukavammin ja tarkemmin luodakseen taloustietoja, joiden avulla voit hallita liiketoimintaasi paremmin.

  • Sotkuiset kirjanpitotiedot naamioivat työntekijöiden varkauksia. Usein yksi asia, jonka näet, kun työntekijän varkaus tapahtuu, on todella sekaisin kirjanpito. Koulutus ei siis tarkoita vain tarkempaa kirjanpitoa, vaan myös sitä, että sinulla on vähemmän todennäköistä, että sinulla on suotuisa ympäristö varkaudelle tai kavallukselle.

• Sulje QuickBooks-tiedosto. Jos suoritat kirjanpidon periaatteet -kurssin, opit, että sulkeminen tarkoittaa sarjaa kirjanpitotoimenpiteitä, jotka joku käy läpi tulo- ja kulutilit nollatakseen.

  QuickBooksissa sulkeminen tarkoittaa jotain muuta. Mutta haluat silti sulkea QuickBooks-tiedoston säilyttääksesi tietojesi eheyden. Toimi näin: Valitse Muokkaa→Asetukset-komento, valitse Kirjanpito ja sitten Yritysasetukset-välilehti ja napsauta sitten Sulkemispäivämäärä Aseta päivämäärä/salasana -painiketta. Kun QuickBooks pyytää sinua, määritä "sulkemispäivä" ja salasana.

  Kun olet antanut nämä tiedot, QuickBooks joko estää käyttäjiä tai rajoittaa käyttäjiä muuttamasta tai syöttämästä tapahtumia, jotka on päivätty ennen sulkemispäivää. (Vain ihmiset, joilla on salasana, voivat tehdä muutoksia tai syöttää tapahtumia, joiden päivämäärät ovat päättymispäivää aikaisemmat.)