Fiddle-Faddle-kirjanpitomenetelmä

Tilinpäätöstyö, jota kutsutaan kirjanpidoksi tai kirjanpidoksi, vaatii joko kokonaisen joukon numeroiden puuhailua tai kaksinkertaisen kirjanpidon opettelua. Jotta voit tuottaa nämä tiliotteet kirjanpito-ohjelmalla, kuten QuickBooks 2012, sinun on käytettävä kaksinkertaista kirjanpitoa.

Voit tehdä tilinpäätöksen fiddle-faddle-menetelmällä. Mutta viulu-faddle-menetelmä kärsii joistakin todella heikentävistä heikkouksista. Nämä heikkoudet osoittavat, että tarvitset paremman työkalun. Erityisesti tarvitset kaksinkertaisen kirjanpidon.

Suurin osa pienyrityksistä – tai ainakin ne pienyritykset, joiden omistajat eivät ole jo saaneet kirjanpitokoulutusta – ovat käyttäneet viulu-faddle-menetelmää. Vilkaise esimerkiksi seuraavissa taulukoissa esitettyjä tilinpäätöksiä. Ensimmäinen taulukko näyttää tuloslaskelman yhdeltä päivältä vuodessa, jolloin kuvitteellinen hot dog -kioskiliiketoiminta toimii.

Yksinkertainen Hot Dog Stand -tuloslaskelma

Tämä seuraava taulukko näyttää taseen ensimmäisen toimintapäivän alussa.

Yksinkertainen tase Hot Dog -telineeseen

Fiddle-faddle -kirjanpitomenetelmällä lasket jokaisen tilinpäätöksessä näkyvän luvun yksilöllisesti. Esimerkiksi myyntitulot ovat 13 000 dollaria. Kirjanpidon viulu-faddle-menetelmä edellyttää, että jotenkin keksit tämän myyntitulon numeron manuaalisesti.

Voit ehkä keksiä tämän numeron muistamalla jokaisen päivän aikana tekemäsi myynnin. Tai jos teet laskut tai myyntikuitit, saatat saada tämän numeron lisäämällä kaikki yksittäiset myynnit. Jos sinulla on kassakone, saatat pystyä keksimään tämän numeron myös katsomalla kassanauhaa.

Muut tulo- ja menoluvut lasketaan samalla karkealla tavalla. Esimerkiksi 1 000 dollarin vuokrakulut lasketaan joko muistamalla, minkä summan maksoit vuokrasta, tai katsomalla sekkikirjan rekisteriä ja etsimällä sekki, jonka kirjoitit vuokraa varten.

Tasearvot tuotetaan suunnilleen samalla tavalla. Voit päätellä esimerkiksi 1000 dollarin kassasaldon tarkastelemalla sekkikirjaa tai pahimmassa tapauksessa tiliotetta. Voit päätellä 3 000 dollarin varastosaldon lisäämällä yksittäisten varastonimikkeiden arvot. Voit laskea velan ja oman pääoman määrät samalla tavalla.

Jotkut tuloslaskelmassa tai taseessa esitetyistä arvoista tukkeutuvat – mikä tarkoittaa, että ne lasketaan käyttämällä muita tilinpäätöksen lukuja. Et esimerkiksi etsi voittosummaa tietystä paikasta; sen sijaan voit laskea voiton vähentämällä kulut tuloista. Voit tietysti myös laskea tasearvot, kuten taseen loppusumman, oman pääoman ja oman pääoman kokonaisvastuun.

Fiddle-faddle -kirjanpitomenetelmä toimii kohtuullisen hyvin hyvin pienessä yrityksessä, kunhan sinulla on hyvä shekkikirja. Joten hyvin pienelle yritykselle saatat päästä eroon tästä karkeasta, hajanaisesta lähestymistavasta kirjanpitoon.

Mutta valitettavasti viulu-faddle -menetelmä kärsii kolmesta hirvittävästä heikkoudesta yritykselle, jolla ei ole superyksinkertaista taloutta:

• Se ei ole tarpeeksi systemaattista automatisoitavaksi. Et ehkä välitä siitä, että viulu-faddle-lähestymistapa ei ole tarpeeksi systemaattinen automatisointiin. Järjestelmällinen lähestymistapa, kuten kaksinkertainen kirjanpito, voidaan automatisoida, kuten QuickBooks tekee. Tämä automaatio tarkoittaa, että tilinpäätösten laatiminen vaatii ehkä viisi hiiren napsautusta.

  Koska viulu-faddle -lähestymistapaa ei voida automatisoida, joka kerta kun haluat tuottaa tilinpäätöstä, sinä tai joku köyhä työkaveri joutuu tekemään valtavasti töitä kerätäkseen numerot ja kaiken tiedon tuottamiseen tarvittavan raakadatan.

• Yksityiskohtien menettäminen on erittäin helppoa. Näet, että hot dog stand -liiketoiminnasta aiheutuu vain kolme toimintakulua: vuokra, palkat ja tarvikkeet. Jos tiedät yritykselle aiheutuvat toimintakululuokat, on melko helppoa sekkirekisteriä selailla ja löytää esimerkiksi vuokraa maksava sekki tai shekit.

  Voit käyttää samanlaista lähestymistapaa palkka- ja tarvikekuluissa. Mutta entä jos sinulla on myös mainoskululuokka tai toimilupakulu tai jokin muu helposti unohtuva luokka? Jos unohdat luokan, menetät kulut.

• Se ei salli tiukkaa virheentarkistusta. Virheiden tarkistaminen on tärkeää kirjanpito- ja kirjanpitojärjestelmissä. Kun kaikki numerot ja tapahtumat kelluvat ympäriinsä, virheet hiipivät helposti järjestelmään.