Budjettien vertailu todellisiin tuloksiin QuickBooks 2011:ssä

Kun olet tallentanut budjettisi QuickBooksiin, voit verrata todellisia taloudellisia tuloksiasi budjetoituihin summiin valitsemalla Budjetit ja ennusteet -alivalikosta komennot. Kun valitset Raportit → Budjetit ja ennusteet, QuickBooks tarjoaa useita budjetointiraportteja:

• Budjetin yleiskatsaus: Tässä raportissa on yhteenveto budjetoiduista summistasi. Voit käyttää sitä budjettisi tarkasteluun ja virheiden tarkistamiseen.

• Budjetti vs. tosiasiallinen: Tämän raportin avulla voit verrata budjetoituja tuloslaskelman tietoja todellisiin tuloslaskelman tietoihin. Tämän vuoksi raportin avulla voit verrata odotettuja tuloja ja menoja todellisiin tuloihin ja kuluihin.

• Voitto- ja tappiobudjetin suorituskyky: Tämän raportin avulla voit verrata todellisia tulojasi, kulujasi ja voittojasi budjetoituihin tuloihisi, kuluihisi ja voittoihisi.

• Budjetti vs. todellinen kaavio: Tämä kaavio ei ole raportti. Se on kaavio, joka näyttää budjetoidut ja todelliset tiedot.

• Ennusteen yleiskatsaus: Tämä raportti on yhteenveto QuickBooks-ennusteesta. Ennuste on pohjimmiltaan ennuste tulevista tuloistasi ja kassavirrastasi. Käytät ennusteita "mitä jos" -suunnitteluun.

• Ennuste vs. tosiasiat: Tämä raportti vertaa ennustetta siihen, mitä todellisuudessa tapahtui.

Hyvin rakennetun, terveen järjen budjetin avulla voit etsiä eroja budjettisi ja todellisten taloudellisten tulosten välillä. Budjettisi avulla haluat havaita tilanteet, joissa esimerkiksi kuluerä on liian pieni, omaisuuserä liian suuri tai jokin tulonumero jää odotuksiasi jälkeen. Odottamattomat tulokset viittaavat usein joko ongelmiin tai mahdollisuuksiin. Mieti seuraavia esimerkkejä varianssista ja siitä, mitä varianssit voivat tarkoittaa:

• Kuukausitulot ovat 40 000 dollaria 50 000 dollarin sijaan. Jos myynti on vain 80 prosenttia odotuksistasi, sinun on luultavasti ryhdyttävä välittömästi korjaaviin toimiin.

• Varastosaldot ovat keskimäärin 50 000 dollaria kuukauden lopussa 100 000 dollarin sijaan kuukauden lopussa. Tämä voi olla hyvä tai huono. Se voi tarkoittaa, että myyt tuotteita paljon nopeammin kuin odotit (ja siksi sinun tulee lisätä varastoinvestointejasi ja varaston ostamista). Alhainen varastoinvestointi voi kuitenkin tarkoittaa myös sitä, että et yksinkertaisesti saa materiaaleja myyjiltäsi niin nopeasti kuin tarvitset, ja sen seurauksena sinulla on suuri riski menettää myyntiä riittämättömien varastotasojen vuoksi.

• Tutkimus- ja kehityskulut ovat 50 000 dollaria vuodessa 25 000 dollarin sijaan. Tutkimus- ja kehityskulut, jotka ovat kaksi kertaa odotettua suuremmat, vaikuttavat huonoilta. Tutkimus- ja kehityskulujesi tuplaaminen voi kuitenkin olla hyvä asia, jos olet odottamatta investoimassa johonkin lupaavaan uuteen tuotteeseen, ideaan tai teknologiaan.

• Myynti tietylle asiakasryhmälle on 50 prosenttia korkeampi. Oletetaan, että käytit luokkia seurataksesi myyntiä asiakkaille maassa ja sen ulkopuolella. Jos huomaat yllättäen, että myynti ulkomaisille asiakkaille on 50 prosenttia odotettua suurempi, tämä poikkeama voi viitata mahdollisuuteen myydä vielä enemmän maan ulkopuolelle.