Asiakkaiden maksujen seuranta QuickBooks 2003:ssa

Jos asiakkaasi eivät aina maksa sinulle etukäteen ostoksistaan, sinun on kirjattava toisen tyyppiset maksut – ne, jotka asiakkaat suorittavat maksaakseen tai maksaakseen laskun. Maksujen kirjaamista varten sinun on luonnollisesti ensin kirjattava laskut asiakkaalle. Jos annat hyvityslaskuja, joilla asiakkaat voivat pienentää velkojaan, sinun on myös kirjattava ensin asiakkaalle hyvityslaskut. Loput on helppoa.

Näet suuren määrän asiakastietoja yhdellä sivulla valitsemalla Asiakkaat -> Asiakaskeskus. Näkyviin tulee Asiakaskeskus, jossa luetellaan erääntyneet saldot, laskuttamaton aika ja kustannukset sekä asiakkaat kannattavuuden mukaan.

Saat Vastaanota maksuja -ikkunan näkyviin valitsemalla Asiakkaat -> Vastaanota maksuja. Tai valitse Navigaattorit-luettelosta Asiakkaat ja napsauta sitten Vastaanota maksut -kuvaketta. Kuvaa sitten asiakkaan maksu ja maksetut laskut. Jos haluat nähdä veriset tiedot, lue seuraavat vaiheet:

1. Valitse Asiakkaat –> Vastaanota maksuja.

Vastaanota maksuja -ikkuna tulee näkyviin.

2. Tunnista asiakas ja tarvittaessa työ.

Aktivoi avattava Asiakas:Työ -luettelo ja valitse asiakas tai työ napsauttamalla sitä. QuickBooks luettelee asiakkaan avoimet tai maksamattomat laskut ikkunan alareunassa olevassa suuressa Erääntyneet laskut/laskutusveloitukset -luetteloruudussa.

3. Anna maksupäivä.

Siirrä kohdistin Päivämäärä-tekstiruutuun painamalla sarkainta ja kirjoita oikea päivämäärä muodossa KK/PP/VV.

4. Syötä maksun summa.

Siirrä kohdistin Summa-riville ja kirjoita asiakkaan maksun summa.

5. (Valinnainen) Määritä maksutapa.

Aktivoi Pmt. Menetelmä-pudotusluettelo ja valitse maksutapa.

6. (Valinnainen) Anna sekin numero.

Siirrä kohdistin viite/tarkistusnumero -riville. Kirjoita sitten sekin numero asiakkaan shekistä. Onko sinun suoritettava tämä vaihe? Naw. Mutta tästä tiedosta voi olla hyötyä, jos sinulla tai asiakkaalla on myöhemmin kysyttävää siitä, mitä shekkejä mistäkin laskuista on maksettu.

7. (Valinnainen) Lisää muistion kuvaus.

Käytä muistion kuvausta tallentaaksesi tietoja, jotka auttavat sinua jollain tavalla. Huomaa, että tämä kenttä tulostetaan asiakaslausunnossa.

8. Päätä, miten haluat käsitellä maksun.

Ikkunan vasemmassa alakulmassa olevien valintapainikkeiden pitäisi näyttää jokseenkin tutuilta, koska ne näkyvät myös Anna myyntikuitit -ikkunassa. Näiden vaihtoehtojen avulla voit määrittää, ryhmitteletkö maksun muiden tallettamattomien varojen kanssa vai talletetaanko se suoraan tilille.

9. Jos asiakkaalla on jäljellä olevia luottoja, päätä, käytetäänkö niitä tässä maksussa.

QuickBooks laskee yhteen asiakkaan olemassa olevien luottojen summat. Ne voivat olla mitä tahansa edellisen laskun ylimaksusta palautushyvitykseen tai mitä tahansa muuta.

Jos haluat käyttää hyvityslaskua tiettyyn avoimeen laskuun, valitse lasku ja napsauta sitten Aseta hyvitykset -painiketta. Kun QuickBooks näyttää Alennus ja hyvitykset -valintaikkunan Krediitit-välilehden, napsauta luottomuistiota, jota haluat käyttää.

10. Tunnista, mitä avoimia laskuja asiakas maksaa.

Niin kauan kuin Käytä maksuja automaattisesti -asetus on valittuna, QuickBooks ottaa maksun automaattisesti käyttöön avoimissa laskuissa vanhimmasta avoimesta laskusta alkaen. Voit muuttaa tätä sovellusta syöttämällä summat Maksu-sarakkeeseen. Napsauta vain avoimen laskun maksusummaa ja syötä oikea summa.

Voit halutessasi jättää osan maksusta käyttämättä. Voit myös luoda hyvityslaskun asiakasmaksun käyttämättömälle osalle napsauttamalla Tulosta hyvityslasku -painiketta.

Jos haluat käyttää asiakasmaksua vanhimpiin avoimiin laskuihin, klikkaa Automaattinen käyttöönotto -painiketta. Jos haluat peruuttaa maksut, jotka olet jo käyttänyt avoimiin laskuihin, napsauta Tyhjennä valinnat -painiketta. Clear Selections ja Auto Apply ovat sama painike. QuickBooks muuttaa painikkeen nimeä sen mukaan, oletko jo käyttänyt maksuja.

11. Muokkaa ennakkomaksualennuksia tarvittaessa.

Jos tarjoat maksuehtoja, jotka sisältävät ennakkomaksun alennuksen, QuickBooks pienentää avoimen laskun alkuperäistä summaa (näkyy Alkuperäinen summa -sarakkeessa) ennakkomaksualennuksella, jonka määrität laskeaksesi mukautetun erääntyvän summan (näkyy Eräsumma-sarakkeessa). ).

Voit määrittää alennuksen valitsemalla avoimen laskun, jossa on ennakkomaksualennus, jota haluat muuttaa. Napsauta sitten Alennustiedot -painiketta. Vähäisellä tai epäröimättä Alennus- ja hyvitykset -valintaikkunan Alennus-välilehti tulee näkyviin. Kirjoita alennuksen summa dollareissa Alennussumma -tekstiruutuun. Määritä sitten kulutili, jota haluat käyttää ennakkomaksualennusten seurantaan, aktivoimalla Alennustili-pudotusluettelo ja valitsemalla yksi tileistä. (Kokokulut on luultavasti hyvä tili käytettäväksi, ellet halua perustaa erityistä varhaisten alennusten kulutiliä, jota kutsutaan nimellä Alennuskulut tai Annetut alennukset. Loppujen lopuksi ennakkomaksualennukset ovat korkoja.)

Kun olet valmis, palaa Vastaanota maksut -ikkunaan napsauttamalla OK.

12. Kirjaa muistiin asiakkaan maksutiedot.

Kun olet tunnistanut, mitkä laskut asiakas maksaa – käyttämättömän summan pitäisi luultavasti näkyä nollana – olet valmis tallentamaan asiakkaan maksutiedot. Voit tehdä sen napsauttamalla Tallenna ja uusi tai Tallenna ja sulje. QuickBooks tallentaa näytöllä näkyvän asiakkaan maksun. Jos napsautat Tallenna ja uusi, QuickBooks näyttää tyhjän Vastaanota maksut -ikkunan, jotta voit syöttää toisen maksun.

Voit palata aiemmin kirjaamiisi asiakasmaksuihin napsauttamalla Edellinen-painiketta.