Asiakkaan muutosten vieminen kirjanpitäjien kopioon

Kun olet käyttänyt kirjanpitäjän kopiota QuickBooks 2016 -tietotiedostosta tapahtumien korjaamiseen tai uusien tapahtumien syöttämiseen, viet muutokset, jotta ne voidaan myöhemmin tuoda asiakkaan tietotiedostoon.

Tee tämä valitsemalla Tiedosto→Lähetä yritystiedosto→Kirjailijan kopio→ Näytä/vie muutokset asiakkaalle. QuickBooks näyttää ensin ikkunan, jossa luetellaan kirjanpitäjän kopioon tekemäsi muutokset (ei näy). Huomaa, että voit tulostaa tämän luettelon tai luoda siitä .pdf-tiedoston napsauttamalla Tulosta- tai Tallenna PDF-tiedostona -painiketta.

Jos napsautat Luo muutostiedosto asiakkaalle -painiketta, QuickBooks näyttää Tallenna kirjanpitäjän vienti -valintaikkunan (ei näy). Tämä valintaikkuna toimii kuten tavallinen Windows-valintaikkuna tiedoston tai asiakirjan tallentamista varten. Käytät avattavaa Tallenna kohteeseen -luetteloa muutostiedoston sijainnin tunnistamiseen. Käytä sitten Tiedostonimi-ruutua ja anna tiedostolle yksilöllinen nimi. Kun napsautat Tallenna, QuickBooks tallentaa tekemäsi muutokset tiedostoon. Tuot tämän tiedoston myöhemmin tai pyydät asiakasta tuomaan tämän tiedoston QuickBooks-datatiedostoon.

Jos napsautat Lähetä muutokset asiakkaalle -painiketta, QuickBooks näyttää Tallenna kirjanpitäjän muutokset -valintaikkunan (ei myöskään näy). Tämä valintaikkuna kerää tiedot, joita tarvitaan, jotta asiakkaalle voidaan lähettää sähköposti, jossa on ohjeet kirjanpitäjän muutosten tuontiin sekä linkki, jonka avulla asiakas voi hakea varsinaiset kirjanpitäjän muutokset. Yksi hieno asia tässä vaihtoehdossa on, että QuickBooks kertoo kirjanpitäjälle, kun asiakas tarttuu muutoksiin.

Et säilytä kirjanpitäjän kopiota tiedostosta. Toisin sanoen kirjanpitäjän kopio on vain väliaikainen kopio tiedostosta, jota käytät asiakkaan tietueiden päivittämiseen tai korjaamiseen tarvittavien muutosten tunnistamiseen ja luomiseen. Kun olet tehnyt muutokset, voit viedä muutokset muutostiedostoon. Sitten asiakas tuo muutokset. Jos teet muutoksia uudelleen joskus lähitulevaisuudessa, pyydät asiakasta luomaan uuden – aivan uuden – kirjanpitäjän kopion.

Tunnistaakseen, milloin työskentelet kirjanpitäjän kopiolla, QuickBooks näyttää sulkulauseen (Accountant ' s Copy) QuickBooks-ohjelman ikkunan yläosassa. QuickBooks tunnistaa myös tavalliset QuickBooks-datatiedostot, joista on luotu kirjanpitäjän kopiot lisäämällä sulkulause (Accountant ' s Copy Exists). Tämä lauseke näkyy vain QuickBooks-ohjelman ikkunan otsikkorivillä siitä hetkestä, kun asiakas luo kirjanpitäjän kopion siihen pisteeseen, kun asiakas tuo muutoksia kirjanpitäjän kopiosta.