Asiakkaan laskuttaminen QuickBooksissa 2019

Jos haluat laskuttaa asiakasta QuickBooks 2019:stä, käytä Luo laskuja -ikkunaa tunnistaaksesi asiakkaan ja määrittämällä summan, jonka asiakas on velkaa. Avaa Luo laskut -ikkuna valitsemalla Asiakkaat → Luo laskuja -komento. Kun teet niin, QuickBooks näyttää kuvassa olevan kaltaisen Luo laskuja -ikkunan. Voit käyttää useampaa kuin yhtä QuickBooks-laskumallityyppiä.

Huomaa kuitenkin, että näkemäsi Luo laskuja -ikkuna ei välttämättä näytä täsmälleen samalta kuin kuvassa. Voit myös muokata laskulomaketta niin, että se vastaa täydellisesti yrityksesi vaatimuksia. Suorittamasi vaiheet voivat olla aina niin vähän erilaisia, jos käytät erilaista QuickBooks-laskulomakemallia.

1Näytä Luo laskut -ikkuna valitsemalla Asiakkaat→Luo laskut -komento.

Kun teet niin, QuickBooks näyttää Luo laskuja -ikkunan. Huomaa kuitenkin, että näkemäsi Luo laskuja -ikkuna ei välttämättä näytä täsmälleen samalta kuin kuvassa. Voit käyttää useampaa kuin yhtä laskulomaketyyppiä. Voit myös muokata laskulomaketta niin, että se vastaa täydellisesti yrityksesi vaatimuksia.

2Tunnista asiakas ja tarvittaessa työ.

Voit tehdä tämän valitsemalla asiakkaan tai asiakkaan ja työn yhdistelmän avattavasta Asiakas:Työ -luettelosta. Älä ole huolissasi tästä "työ"-liiketoiminnasta, jos et tunne sitä.

Sinun on tunnistettava tietty asiakas, jolta laskutat, valitsemalla kyseinen asiakas Asiakas:Työ -luettelosta. Jos asiakas on uusi asiakas, jota et ole vielä laskuttanut tai kuvaillut Asiakasluettelossa, kirjoita asiakkaalle lyhyt nimi – kuten lyhenne asiakkaan yrityksen nimestä – Asiakas:Työ -luetteloon.

QuickBooks ilmoittaa sitten, että asiakasta ei vielä ole asiakasluettelossa, ja kysyy, haluatko lisätä asiakkaan; osoita, että teet. Anna pyydettäessä QuickBooksin pyytämät asiakastiedot.

Voit myös luokitella laskun tiettyyn luokkaan sopivaksi käyttämällä Luokka-pudotusvalikkoa. Älä tässä vaiheessa ole huolissasi luokan seurannan käytöstä.

3Vahvista tai anna uudet laskun otsikkotiedot.

Kun olet tunnistanut asiakkaan, QuickBooks täyttää Päivämäärä-, Lasku-, Laskutus- ja mahdollisesti Lähetys-kentät. Sinun ei todennäköisesti tarvitse muuttaa näitä tietoja. Tarkista näissä laatikoissa näkyvät tiedot varmistaaksesi, että ne ovat oikein.

Et esimerkiksi yleensä laskuttaisi jotakuta, ellet ole jo lähettänyt tuotetta tai toimittanut palvelua. Siksi sinun pitäisi luultavasti varmistaa, että laskun päivämäärä seuraa tuotteen toimituspäivää tai palvelun toimituspäivää. Voit myös varmistaa esimerkiksi, että lähetysosoite on oikea.

4Anna tai vahvista laskun kentän tiedot.

Laskut sisältävät kenttätietoja, joihin kirjataan kohteita, kuten ostotilausnumerot, maksuehdot, toimituspäivämäärä ja toimitustapa. Sinun tulee varmistaa, että kaikki QuickBooks näyttää näissä tekstikentissä on oikein.

Jos asiakas on antanut sinulle esimerkiksi ostotilausnumeron, kirjoita tämä ostotilausnumero PO Number -ruutuun. Varmista, että Ehdot-ruudussa näkyvät maksuehdot ovat oikein. Varmista, että Lähetys-kentässä näkyvä päivämäärä on oikea.

Kaikkia näitä kenttiä ei tarvitse täyttää jokaisesta laskusta, mutta haluat antaa tietoja, jotka helpottavat asiakkaan laskun maksamista, laskun sitomista ostotietueisiinsa ja selvittämään, miten ja milloin tuote on lähetetään.

5 Kuvaile myydyt tuotteet.

Se, miltä laskusi sarakealue näyttää, riippuu todellakin siitä, myytkö tuotteita vai palveluita. Kuvassa näkyy tuotteiden sarakealue. Palvelun sarakealue näyttää yksinkertaisemmalta, koska et anna paljoakaan tietoa palvelukohteita kuvattaessa.

Sarake-alueella haluat kuvata jokaista tuotetta – jokaista tuotetta tai palvelua – josta lasku laskutetaan. Voit tehdä tämän käyttämällä yhtä riviä jokaiselle kohteelle. Ensimmäinen kohde, josta haluat laskuttaa, menee sitten sarakealueen riville 1.

Syötä jokaiselle tuotteelle tilattu määrä, nimikkeen koodi ja hinta tai hinta. QuickBooks hakee nimikkeen kuvauksen nimikeluettelostasi ja sijoittaa nämä tiedot Kuvaus-sarakkeeseen. QuickBooks laskee myös tuotteesta laskutettavan summan kertomalla määrän hinnalla tai hinnalla.

Voit kuitenkin muokata sekä Kuvaus- että Summa-kenttiä. Jos muokkaat Määrä-kenttää, QuickBooks laskee uudelleen Hinta Jokainen -kentän jakamalla summan määrällä.

Jos haluat lisätä laskuun muita kohteita, kirjoita lisärivejä. Jokainen nimike, josta haluat laskuttaa – jokainen tuote, jonka pitäisi näkyä laskulla erillisenä veloituksena – näkyy rivinä sarakealueella. Jos haluat laskuttaa asiakasta jostain tuotteesta, laskun sarakealueen yhtä riviä käytetään kyseiselle tuotteelle.

Jos haluat veloittaa asiakkaalta rahdin, laskun yhdellä rivillä kuvataan kyseinen rahtimaksu. Jos haluat laskuttaa asiakkaalta arvonlisäveron, sarakealueen yhdellä rivillä tai rivillä näkyy jälleen myyntivero.

Alennukset edustavat hankalia rivikohtia, jotka on sisällytettävä laskuun. Oletetaan, että haluat antaa jollekin asiakkaalle 10 prosentin alennuksen. Voit tehdä tämän lisäämällä laskuusi alennusrivikohdan. Mutta vaikka QuickBooks sisältää alennustuotteen tuoteluetteloonsa, alennusprosenttia voidaan soveltaa vain laskun edelliseen rivikohtaan. Tästä syystä QuickBooks toimittaa myös välisummarivikohdan. Käytät välisummarivikohtaa laskemaan yhteen kaikki laskussa näkyvät edelliset erät. Summaamalla kaikki laskussa näkyvät tuotekohdat yhteen, yritys voi antaa asiakkaalle 10 prosentin alennuksen näistä tuotteista.

Sinun on sisällytettävä prosenttisymboli, jotta QuickBooks laskee alennuksen, joka vastaa prosenttiosuutta välisummasta. Jos jätät prosenttisymbolin pois, QuickBooks olettaa, että haluat dollarialennuksen, et prosenttialennusta. Esimerkiksi kuvassa prosenttisymbolin jättäminen pois muuttaisi 10 prosentin alennuksen 10 dollarin alennukseksi.

6 Käytä Luo laskut -ikkunan alareunassa olevaa Asiakasviesti-ruutua lähettääksesi asiakasviestin, joka näkyy laskun alareunassa.

Jos olet luonut mukautetun laskulomakemallin, joka sisältää muita alatunnistetietoja, nämä alatunnistelaatikot näkyvät myös Luo laskuja -ikkunan alaosassa. Voit käyttää niitä lisätietojen keräämiseen ja siirtämiseen.

7 (Valinnainen) Tarkista oikeinkirjoitus.

Jos napsautat Oikeinkirjoitus-painiketta, joka näkyy Luo laskuja -ikkunan Muotoilu-välilehden yläreunassa, QuickBooks tarkistaa laskussa käyttämiesi sanojen oikeinkirjoituksen. Jos QuickBooks ei löydä oikeinkirjoitusvirheitä, se näyttää viestin, joka kertoo, että oikeinkirjoituksen tarkistus on valmis. Jos QuickBooks löytää kirjoitusvirheen – tuotekoodien lyhenteet aiheuttavat usein kirjoitusvirheitä QuickBooksissa – se näyttää Tarkista oikeinkirjoitus lomakkeella -valintaikkunan.

Voit käyttää Muuta kohteeseen -ruutua korjataksesi kirjoitusvirheesi – jos kyseessä on todella kirjoitusvirhe. Voit valita yhden ehdotetuista korvauksista Ehdotukset-luetteloruudusta napsauttamalla ehdotusta ja napsauttamalla sitten Korvaa-painiketta. Voit korvata kaikki kirjoitusvirheet napsauttamalla Korvaa kaikki -painiketta. Jos sana, jonka QuickBooks sanoo olevan kirjoitettu väärin, on todella kirjoitettu oikein, voit napsauttaa Ohita-painiketta käskeäksesi QuickBooksia ohittamaan tämän sanan tai Ohita kaikki -painiketta käskeäksesi QuickBooksia ohittamaan tämän sanan kaikki esiintymät laskulomakkeessa.

Jos käytät termejä, jotka tulevat aina esiin väärin kirjoitettuina sanoina, ainakin QuickBooksissa, voit napsauttaa Lisää-painiketta, joka tulee näkyviin Tarkista oikeinkirjoitus lomakkeella -valintaikkunassa. Lisää-painikkeen napsauttaminen käskee QuickBooksia lisäämään sanan oikeinkirjoitussanakirjaansa. Kun olet lisännyt sanan QuickBooksin oikeinkirjoitussanakirjaan, QuickBooks ei näe sanaa kirjoitettuna väärin.

Huomaa myös, että voit napsauttaa Asetukset-painiketta tuodaksesi Oikeinkirjoitusasetukset-valintaikkunan näkyviin. Oikeinkirjoitusasetukset-valintaikkuna sisältää valintaruudut, joiden avulla voit ottaa tietyntyyppiset oikeinkirjoituksen tarkistuslogiikka käyttöön tai poistaa ne käytöstä. Voit valita valintaruudun, jolloin QuickBooks tarkistaa aina lomakkeiden oikeinkirjoituksen esimerkiksi ennen lomakkeen tulostamista, tallentamista tai lähettämistä. Valintaikkunassa on myös valintaruudut, jotka käskevät QuickBooksia jättämään huomioimatta tietyntyyppiset sanat, kuten sanat, jotka käyttävät numeroita, ne, jotka ovat kaikki isoja kirjaimia ja ne, joissa on isoja kirjaimia.

8Tallenna lasku napsauttamalla joko Tallenna ja sulje -painiketta tai Tallenna ja uusi -painiketta.

Napsauta Tallenna ja sulje -painiketta, jos haluat tallentaa laskun ja sulkea Luo laskuja -ikkunan. Napsauta Tallenna ja uusi -painiketta, jos haluat tallentaa laskun ja syötä sitten toinen lasku Luo laskuja -ikkunan tyhjään versioon.

Napsauta Lähetä/lähetä-välilehteä ja sitten joko FedEx- tai UPS-painiketta käynnistääksesi QuickBooks Shipping Manager -ikkunan, jonka avulla voit automatisoida joitain vaiheita lähetyspakkauksissa Federal Expressin tai United Parcel Servicen (UPS) avulla. Kun käynnistät Shipping Managerin ensimmäisen kerran, sinun on tehtävä hieman asennustyötä.

Voit selata jo luomiasi laskuja napsauttamalla Edellinen- ja Seuraava-painikkeita. Tai napsauta Etsi-painiketta ja käytä Etsi laskut -valintaikkunaa kuvailemaan laskua, jonka haluat etsiä.