Asiakkaan laskuttaminen QuickBooks 2012:ssa

Jos haluat laskuttaa asiakasta QuickBooks 2012:ssa, käytä Luo laskuja -ikkunaa tunnistaaksesi asiakkaan ja määrittämällä summan, jonka asiakas on velkaa. Voit käyttää useampaa kuin yhtä laskulomaketyyppiä tai itse räätälöimääsi.

1Näytä Luo laskut -ikkuna valitsemalla Asiakkaat→Luo laskut -komento.

QuickBooks näyttää Luo laskuja -ikkunan.

2Tunnista asiakas ja tarvittaessa työ.

Voit tehdä tämän valitsemalla asiakkaan tai asiakkaan ja työn yhdistelmän avattavasta Asiakas:Työ -luettelosta. Älä ole huolissasi tästä "työ"-liiketoiminnasta, jos et tunne sitä.

Sinun tulee kuitenkin ymmärtää, miten asiakkaat toimivat. Sinun on tunnistettava tietty asiakas, jolta laskutat. Voit tehdä tämän valitsemalla asiakkaan Customer:Job -luettelosta. Jos asiakas on uusi asiakas, jota et ole vielä laskuttanut tai kuvaillut Asiakasluettelossa, kirjoita asiakkaalle lyhyt nimi – kuten lyhenne asiakkaan yrityksen nimestä – Asiakas:Työ -luetteloon.

QuickBooks ilmoittaa sitten, että asiakasta ei ole vielä asiakasluettelossa, ja kysyy, haluatko lisätä asiakkaan; osoita, että teet. Anna pyydettäessä QuickBooksin pyytämät asiakastiedot.

3Vahvista tai anna uudet laskun otsikkotiedot.

Kun olet tunnistanut asiakkaan, QuickBooks täyttää Päivämäärä-, Lasku-, Laskutus- ja mahdollisesti Lähetys-kentät. Sinun ei todennäköisesti tarvitse muuttaa näitä tietoja. Tarkista näissä laatikoissa näkyvät tiedot varmistaaksesi, että ne ovat oikein.

Esimerkiksi, et yleensä laskuttaisi jotakuta, ellet ole jo lähettänyt tuotetta tai ellet ole jo tarjonnut palvelua. Siksi sinun tulee luultavasti varmistaa, että laskun päivämäärä seuraa tuotteen toimituspäivää tai palvelun toimittamisen päivämäärää. Voit myös varmistaa esimerkiksi, että lähetysosoite on oikea.

4Anna tai vahvista Lasku-kentän tiedot.

Laskut sisältävät kenttätietoja, joihin kirjataan kohteita, kuten ostotilausnumerot, maksuehdot, toimituspäivämäärä ja toimitustapa. Sinun tulee varmistaa, että kaikki QuickBooks näyttää näissä kentissä on oikein. Jos asiakas on antanut sinulle esimerkiksi ostotilausnumeron, kirjoita ostotilausnumero PO Number -ruutuun.

Varmista, että Ehdot-ruudussa näkyvät maksuehdot ovat oikein. Varmista, että Lähetys-kentässä näkyvä päivämäärä on oikea. Kaikkia näitä kenttiä ei tarvitse täyttää jokaisesta laskusta, mutta haluat antaa tietoja, jotka helpottavat asiakkaan laskun maksamista, laskun sitomista ostotietueisiinsa ja selvittämään, miten ja milloin tuote on lähetetään.

5 Kuvaile myydyt tuotteet.

Se, miltä laskusi sarakealue näyttää, riippuu todellakin siitä, myytkö tuotteita vai palveluita. Palvelun sarakealue näyttää yksinkertaisemmalta, koska et anna paljoakaan tietoa palvelukohteita kuvattaessa. Sarake-alueella haluat kuvata jokaista tuotetta – jokaista tuotetta tai palvelua – josta lasku laskutetaan.

Voit tehdä tämän käyttämällä yhtä riviä jokaiselle kohteelle. Ensimmäinen kohde, josta haluat laskuttaa, menee sitten sarakealueen riville 1. Syötä jokaiselle tuotteelle tilattu määrä, nimikkeen koodi ja hinta tai hinta.

QuickBooks hakee tuotekuvauksen tuoteluettelostasi ja sijoittaa nämä tiedot Kuvaus-sarakkeeseen. QuickBooks laskee myös tuotteesta laskutettavan summan kertomalla määrän hinnalla tai hinnalla. Voit kuitenkin muokata sekä Kuvaus- että Summa-kenttiä. Jos muokkaat Määrä-kenttää, QuickBooks laskee uudelleen Hinta Jokainen -kentän jakamalla summan määrällä.

6 Käytä Luo laskut -ikkunan alareunassa olevaa Asiakasviesti-ruutua lähettääksesi asiakasviestin, joka näkyy laskun alareunassa.

Jos olet luonut mukautetun laskulomakemallin, joka sisältää muita alatunnistetietoja, nämä alatunnistelaatikot näkyvät myös Luo laskuja -ikkunan alaosassa. Voit käyttää niitä lisätietojen keräämiseen ja siirtämiseen.

7Tallenna lasku napsauttamalla joko Tallenna ja sulje -painiketta tai Tallenna ja uusi -painiketta.

Napsauta Tallenna ja sulje -painiketta, jos haluat tallentaa laskun ja sulkea Luo laskuja -ikkunan. Käytä Tallenna & Uusi -painiketta, jos haluat tallentaa laskun ja kirjoittaa sitten toisen laskun Luo laskuja -ikkunan tyhjään versioon.