Asiakirjojen säilyttämisen ymmärtäminen QuickBooks 2011:n avulla

Vaikka QuickBooks on ympärillä, kirjanpitäjät ihmettelevät usein, kuinka kauan heidän tulisi säilyttää vanhoja raportteja, laskujen kopioita ja muita kirjanpitotietoja. Tähän ei ole yksiselitteistä vastausta, mutta QuickBooks voi auttaa sinua asiakirjojen säilyttämisessä. Muutamia asioita kannattaa kuitenkin miettiä:

• Mieti, haluaako liiketoimen toinen osapuoli koskaan tietoja. Jos esimerkiksi riitelet jatkuvasti myyjän kanssa siitä, oletko maksanut jonkin laskun, on järkevää pitää kiinni noista myyjälaskuista ja kaikista maksutietueista niin kauan kuin riita jatkuu. Tämä tarkoittaa, että toimittajan laskuja ja maksuja dokumentoivia papereita ei välttämättä tarvitse säilyttää, jos sinulla ei ole ongelmia.

• Harkitse verokirjanpidon vaatimuksia. Lain mukaan (monet ihmiset eivät ymmärrä tätä), yrityksen on ylläpidettävä kirjanpitoa voidakseen raportoida voitoistaan, tappioistaan, tuloistaan ​​ja vähennyksistään Internal Revenue Servicelle. Tämä tarkoittaa, että kaikki , mitä tarvitset voittojen laskemiseen tai laskelmien perusteluihin, on säilytettävä. On kuitenkin olemassa vanhentumisaika, joka kuluu yleensä kolme vuotta siitä päivästä, jona viimeksi jätit ilmoituksen. Tämä tarkoittaa, että useimmissa tapauksissa sinun ei tarvitse säilyttää papereita, jotka ovat vähintään kolme vuotta vanhempia kuin niihin liittyvä palautus. Varoituksen sana on paikallaan, koska tähän kolmen vuoden vanhentumisaikaan on muutama poikkeus:

  • Jos olet ollut todella huolimaton ja huolimattomuutesi vuoksi jättänyt tekemättä bruttotulot, jotka ylittävät 25 prosenttia tuotostasi, vanhentumisaika on kuusi vuotta.

  • Jos palautusta ei tehdä tai jos palautetaan vilpillinen palautus, vanhentumisaikaa ei ole.

• Harkitse vanhoja tietueita, joita saatat tarvita tulevaisuudessa laskeaksesi erän veroilmoituksesi. Nämä on säilytettävä. Jos esimerkiksi ostit tehtaan 30 vuotta sitten, säilytä ostotiedot, kunnes olet myynyt tehtaan.

• Ota huomioon, että joillakin toimialoilla on olemassa muita asiakirjojen säilyttämistä koskevia sääntöjä tai määräyksiä. Jos olet esimerkiksi lääkäri, säilytät vanhat potilastietosi - ja tämä voi sisältää potilaskirjanpitotietoja - pidempään kuin vain kolme vuotta. Nämä muut asiakirjojen säilytyssäännöt vaihtelevat toimialoittain. Ota selvää, mitkä säännöt ovat alallesi.

Saatat haluta harkita kahdesti yksinkertaisesti heittää pois talousasiakirjat. Haluat ehkä pilkkoa ne. Jotkut suuret toimistotarvikeliikkeet tarjoavat myymälöiden silppuamispalveluita kohtuulliseen hintaan.