Asiakirjojen säilyttäminen QuickBooksissa

Kuinka kauan vanhoja raportteja, laskukopioita ja muita kirjanpitotietoja tulee säilyttää? Valitettavasti näihin kysymyksiin ei ole yksiselitteistä vastausta. Tässä on kuitenkin joitain asioita, joita kannattaa miettiä:

• Mieti, haluaako liiketoimen toinen osapuoli koskaan tietoja. Jos esimerkiksi riitelet jatkuvasti myyjän kanssa siitä, oletko maksanut jonkin laskun, on järkevää pitää kiinni noista myyjälaskuista ja kaikista maksutietueista niin kauan kuin riita jatkuu.

  Tämä tarkoittaa, että toimittajan laskuja ja maksuja dokumentoivia papereita ei välttämättä tarvitse säilyttää, jos sinulla ei ole ongelmia.

• Harkitse verokirjanpidon vaatimuksia. Lain mukaan (monet ihmiset eivät ymmärrä tätä), yrityksen on ylläpidettävä kirjanpitoa voidakseen raportoida voitoistaan, tappioistaan, tuloistaan ​​ja vähennyksistään Internal Revenue Servicelle. Tämä tarkoittaa, että kaikki , mitä tarvitset voittojen laskemiseen tai laskelmien perusteluihin, on säilytettävä.

  On kuitenkin olemassa vanhentumisaika, joka kuluu yleensä kolme vuotta siitä päivästä, jona viimeksi jätit ilmoituksen. Tämä tarkoittaa, että useimmissa tapauksissa sinun ei tarvitse säilyttää papereita, jotka ovat vähintään kolme vuotta vanhoja palautuksesta, johon ne liittyvät. Toisin sanoen, jos sinulla on tietoja vuodelta 2009 ja olet jättänyt vuoden 2009 veroilmoituksen 15. maaliskuuta 2010, 16. maaliskuuta 2013 mennessä, sinun ei (useimmissa tapauksissa) tarvitse säilyttää kaikkea sitä vanhaa paperityötä.

  Vanhentumisaika määrää, että vanhat tavarat on voitava heittää pois. Varoituksen sana on paikallaan, koska tähän kolmen vuoden vanhentumisaikaan on kourallinen poikkeuksia:

  • Jos olet ollut todella huolimaton ja huolimattomuutesi vuoksi jättänyt tekemättä bruttotulot, jotka ylittävät 25 prosenttia tuotostasi, vanhentumisaika on kuusi vuotta.

  • Jos palautusta ei tehdä tai jos palautetaan vilpillinen palautus, vanhentumisaikaa ei ole.

  • Osavaltiot, joissa ei ole tuloverotusta (kuten Washingtonin osavaltio), käyttävät erilaisia ​​sääntöjä ja voivat käyttää pidempää vanhentumisaikaa. Esimerkiksi Washingtonin osavaltio sanoo, että vanhentumisaika on neljä vuotta, ei kolme.

• Harkitse vanhoja tietueita, joita saatat tarvita tulevaisuudessa laskeaksesi erän veroilmoituksesi. Nämä tietueet on säilytettävä. Jos esimerkiksi ostit tehtaan 30 vuotta sitten, säilytä ostotiedot 3 (tai 6) vuotta tehtaan myynnin jälkeen.

• Ota huomioon, että joillakin toimialoilla on olemassa muita asiakirjojen säilyttämistä koskevia sääntöjä tai määräyksiä. Jos olet esimerkiksi lääkäri, säilytät vanhat potilastietosi - ja tämä voi sisältää potilaskirjanpitotietoja - pidempään kuin vain kolme vuotta. Nämä muut asiakirjojen säilytyssäännöt vaihtelevat toimialoittain. Ota selvää, mitkä säännöt ovat alallesi.

• Ota huomioon riski säilyttää luottamuksellisia tietoja liian pitkään. Lopuksi, vaikka saatatkin pohtia kaikkia edellä mainittuja kohtia ja päätellä, että sinun tulee säilyttää kirjanpitosi ikuisesti, huomaa, että tämä lähestymistapa luo myös riskejä. Mitä enemmän taloudellisia asiakirjoja arkistoit, sitä helpommin joissakin tapauksissa nämä tiedot voivat kadota tai varastaa.

  Et esimerkiksi haluaisi säilyttää niin monen vuoden dataa, että joudut vuokraamaan varaston huonossa osassa kaupunkia vain tavaroiden säilyttämiseksi.

Yhteenvetona, miten ymmärrät nämä epämääräiset ehdotukset? Keksi karkea arvaus siitä, kuinka kauan sinun pitäisi mielestäsi pitää kiinni tavaroista.

Jos et tee mitään rikollista, petollista tai huolimatonta, heitä kaikki yli viisi vuotta vanha. Erottele asiakirjat, jotka voit heittää vuosien mukaan laatikoihin. Merkitse laatikoihin vuosinumero. Merkitse laatikoihin myös huomautus, kuten "Hylkää vuonna 2016", jotta tiedät, milloin voit heittää tavarat pois.

Saatat haluta harkita kahdesti yksinkertaisesti heittää pois talousasiakirjat. Älä heitä henkilötietojasi tai tietenkään asiakastietojasi pois: silppua asiakirjat ensin.

Muuten, jotkin suuret toimistotarvikeliikkeet tarjoavat myymälöiden silppuamispalveluita kohtuulliseen hintaan.