Asiakirjojen säilyttäminen QuickBooksissa 2012

Joskus ihmiset kysyvät, kuinka kauan heidän pitäisi säilyttää vanhoja QuickBooks-raportteja, kopioita laskuista ja muita kirjanpitotietoja. Valitettavasti tähän ei todellakaan ole yksiselitteistä vastausta. Tässä on kuitenkin joitain asioita, joita kannattaa miettiä:

• Mieti, haluaako liiketoimen toinen osapuoli koskaan tietoja. Jos esimerkiksi riitelet jatkuvasti myyjän kanssa siitä, oletko maksanut jonkin laskun, on järkevää pitää kiinni noista myyjälaskuista ja kaikista maksutietueista niin kauan kuin riita jatkuu.

  Tämä tarkoittaa, että toimittajan laskuja ja maksuja dokumentoivia papereita ei välttämättä tarvitse säilyttää, jos sinulla ei ole ongelmia.

• Harkitse verokirjanpidon vaatimuksia. Lain mukaan (monet ihmiset eivät ymmärrä tätä), yrityksen on ylläpidettävä kirjanpitoa voidakseen raportoida voitoistaan, tappioistaan, tuloistaan ​​ja vähennyksistään Internal Revenue Servicelle. Tämä tarkoittaa, että kaikki , mitä tarvitset voittojen laskemiseen tai laskelmien perusteluihin, on säilytettävä.

  On kuitenkin olemassa vanhentumisaika, joka kuluu yleensä kolme vuotta siitä päivästä, jona viimeksi jätit ilmoituksen. Tämä tarkoittaa, että useimmissa tapauksissa sinun ei tarvitse säilyttää papereita, jotka ovat vähintään kolme vuotta vanhempia kuin niihin liittyvä palautus.

  Toisin sanoen, jos sinulla on tietoja vuodelta 2007 ja olet jättänyt vuoden 2007 veroilmoituksen 15. maaliskuuta 2008, 16. maaliskuuta 2011 mennessä, sinun ei (useimmissa tapauksissa) tarvitse säilyttää kaikkea sitä vanhaa paperityötä. Vanhentumisaika määrää, että vanhat tavarat on voitava heittää pois.

  Varoituksen sana on paikallaan, koska tähän kolmen vuoden vanhentumisaikaan on kourallinen poikkeuksia:

  • Jos olet ollut todella huolimaton ja huolimattomuutesi vuoksi jättänyt tekemättä bruttotulot, jotka ylittävät 25 prosenttia tuotostasi, vanhentumisaika on kuusi vuotta.

  • Jos palautusta ei tehdä tai jos palautetaan vilpillinen palautus, vanhentumisaikaa ei ole.

  • Osavaltiot, joissa ei ole tuloveroa (kuten Washington) käyttävät erilaisia ​​sääntöjä ja voivat käyttää pidempää vanhentumisaikaa. Esimerkiksi Washington sanoo, että vanhentumisaika on neljä vuotta, ei kolme.

• Harkitse vanhoja tietueita, joita saatat tarvita tulevaisuudessa laskeaksesi erän veroilmoituksesi. Nämä on säilytettävä. Jos esimerkiksi ostit tehtaan 30 vuotta sitten, säilytä ostotiedot 3 (tai 6) vuotta tehtaan myynnin jälkeen.

• Ota huomioon, että joillakin toimialoilla on olemassa muita asiakirjojen säilyttämistä koskevia sääntöjä tai määräyksiä. Jos olet esimerkiksi lääkäri, säilytät vanhat potilastietosi - ja tämä voi sisältää potilaskirjanpitotietoja - pidempään kuin vain kolme vuotta. Nämä muut asiakirjojen säilytyssäännöt vaihtelevat toimialoittain. Ota selvää, mitkä säännöt ovat alallesi.

Miten ymmärrät nämä epämääräiset ehdotukset? Keksi karkea arvaus siitä, kuinka kauan sinun pitäisi mielestäsi pitää kiinni tavaroista.

Saatat haluta harkita kahdesti yksinkertaisesti heittää pois talousasiakirjat. Haluat ehkä ensin pilkkoa asiakirjat. Muuten, jotkut isot toimistotarvikeliikkeet tarjoavat myymälöiden silppuamispalveluita kohtuulliseen hintaan.