Asiakasluettelon määrittäminen QuickBooksissa

QuickBooksissa asiakasluettelo pitää kirjaa kaikista asiakkaistasi ja asiakastiedoistasi. Asiakasluettelo esimerkiksi pitää kirjaa asiakkaiden laskutus- ja toimitusosoitteista. Lisää asiakas asiakasluetteloon seuraavasti:

1. Valitse Listat –> Asiakkaan työlista -komento.

QuickBooks näyttää Customer:Job List -ikkunan.

Asiakas:Työ-painike tarjoaa sen lisäksi, että voit luoda uusia asiakkaita, ja tarjoaa valikon komentoja asiakastietojen muokkaamiseen, asiakkaiden poistamiseen, asiakasluettelon tulostamiseen ja niin edelleen.

2. Lisää uusi asiakas napsauttamalla Asiakas:Työ -painiketta ja valitsemalla sitten Uusi-komento.

QuickBooks näyttää Uusi asiakas -ikkunan.

3. Käytä Asiakkaan nimi -ruutua antaaksesi asiakkaalle lyhyt nimi.

Sinun ei tarvitse kirjoittaa asiakkaan koko nimeä Asiakkaan nimi -ruutuun. Nämä tiedot voivat siirtyä Osoitetiedot-välilehden Yrityksen nimi -ruutuun. Haluat vain lyhennetyn version asiakkaan nimestä, jota voit käyttää viittaamaan asiakkaaseen QuickBooks-kirjanpitojärjestelmässä.

4. Ohita Aloitussaldo- ja Alku-ruudut.

Et halua asettaa asiakkaan aloitussaldoa käyttämällä Avaussaldo- ja Alku-ruutuja. Se ei ole oikea tapa asettaa uusien asiakkaiden myyntisaamisten saldo. Jos teet tämän, määrität olennaisesti merkinnän veloitusosan ilman vastaavaa hyvitysosaa. Myöhemmin sinun on mentävä sisään ja syötettävä hulluja, hassuja päiväkirjamerkintöjä korjataksesi puutteellinen kirjanpitosi.

5. Täytä Osoitetiedot-välilehden ruudut.

Anna yrityksen nimi, mukaan lukien yhteystiedot, laskutus- ja toimitusosoitteet, yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero, faksinumero ja niin edelleen.

6. Anna hieman lisätietoja asiakkaasta.

Jos napsautat Lisätiedot-välilehteä, QuickBooks näyttää useita muita ruutuja, joita voit käyttää asiakastietojen keräämiseen ja tallentamiseen.

Voit käyttää

• Kirjoita avattava luetteloruutu, jos haluat luokitella asiakkaan sopivaksi tiettyyn "asiakastyyppiin".

• Avattava Ehdot-luetteloruutu, josta näet asiakkaan oletusmaksuehdot.

• Rep-pudotusvalikko, josta voit tunnistaa asiakkaan oletusmyyntiedustajan.

• Ensisijainen lähetystapa, jos haluat valita asiakkaan laskujen ja hyvityslaskujen oletuslähetystavan.

Voit myös tallentaa jälleenmyyntinumeron, määrittää oletushintatason ja jopa napsauttaa Määritä kentät -painiketta määrittääksesi lisäkenttiä, jotka haluat kerätä ja raportoida asiakkaalle.

7. Napsauta Maksutiedot-välilehteä.

Näkyviin tulee joukko laatikoita, joihin voit tallentaa asiakkaan tilinumeron, luottorajan ja haluamasi maksutavan.

8. (Valinnainen) Napsauta Työn tiedot -välilehteä kuvaillaksesi asiakastyötä.

Työn tiedot -välilehdellä voit kuvata tietoja, jotka liittyvät tiettyyn asiakkaalle suoritettavaan työhön. Käytät Työn tiedot -välilehteä, jos et vain määritä asiakasta, vaan myös määrität tälle asiakkaalle tehtävän.