Asiakasluettelon määrittäminen QuickBooks 2014:ssä

QuickBooksin asiakasluettelo pitää kirjaa kaikista asiakkaistasi ja asiakastiedoistasi. Asiakasluettelo esimerkiksi pitää kirjaa asiakkaiden laskutus- ja toimitusosoitteista.

Noudata näitä ohjeita lisätäksesi asiakkaan asiakasluetteloon:

1Valitse Asiakkaat→ Asiakaskeskus -komento.

QuickBooks näyttää Asiakaskeskus-ikkunan.

2Jos haluat lisätä uuden asiakkaan, napsauta Uusi asiakas ja työ -painiketta ja valitse sitten Uusi asiakas -komento.

QuickBooks näyttää Uusi asiakas -ikkunan.

3 Käytä Asiakkaan nimi -ruutua antaaksesi asiakkaalle lyhyt nimi.

Sinun ei tarvitse kirjoittaa asiakkaan koko nimeä Asiakkaan nimi -ruutuun. Nämä tiedot voivat mennä Yrityksen nimi -ruutuun, joka näkyy Osoitetiedot-välilehdessä. Haluat vain lyhennetyn version asiakkaan nimestä, jota voit käyttää viittaamaan asiakkaaseen QuickBooks-kirjanpitojärjestelmässä.

4(Valinnainen) Jos laskutat asiakkaasi muussa valuutassa kuin tavallisesti kotivaluuttasi, valitse kyseinen valuutta Valuutta-pudotusvalikosta.

Jos kerroit QuickBooksille, että työskentelet useissa valuutoissa – olisit tehnyt tämän EasyStep Interview -asetusprosessin aikana – QuickBooks haluaa sinun tunnistavan, kun laskutat asiakasta ja keräät asiakkaalta maksuja eri valuutassa kuin kotivaluuttasi.

(Huomaa: Valuutta-pudotusvalikko ei näy kuvassa, koska usean valuutan seurantatoiminto ei ole käytössä.)

5 (Yleinen sääntö) Jätä huomioimatta avaussaldo ja laatikot.

Asiakkaan aloitussaldoa ei yleensä haluta asettaa Avaussaldo- ja Alku-ruutujen avulla. Se ei ole oikea tapa asettaa uusien asiakkaiden myyntisaamisten saldo. Jos teet tämän, määrität käytännössä merkinnän veloitusosan ilman vastaavaa hyvitysosaa.

Myöhemmin sinun on mentävä sisään ja syötettävä hulluja, hassuja päiväkirjamerkintöjä korjataksesi puutteellinen kirjanpitosi. Mutta poikkeus tavalliseen sääntöön on olemassa.

Vaikka tavallinen sääntö on, että et halua asettaa asiakkaalle alkusaldoa, tässä säännössä on tärkeä poikkeus. Kirjaat myyntisaamisten saldon muuntopäivänä asettamalla jokaiselle asiakkaalle alkusaldon muuntopäivänä. Näiden aloitussaldojen summa on se, mitä QuickBooks käyttää määrittäessään myyntisaamisten kokonaismäärän muuntopäivänä.

6 Käytä Osoitetiedot-välilehden kenttiä yrityksen nimen ja yhteystietojen antamiseen, mukaan lukien yhteyshenkilön nimi, puhelinnumerot, faksinumerot, sähköpostiosoitteet, laskutus- ja toimitusosoitteet ja niin edelleen.

Kirjoita jonkun etu- ja sukunimi Koko nimi -ruutuihin, ja asiakkaasi puhelinnumerot menevät Pääpuhelin- ja Työpuhelinruutuihin.

7 Napsauta Maksuasetukset-välilehteä näyttääksesi näytetyt laatikot.

Voit tallentaa asiakkaan tilinumeron, luottorajan, maksuehdot, ensisijaiset maksu- ja toimitustavat sekä jopa luottokorttitiedot.

8 (Valinnainen) Jos seuraat myyntiveroja, napsauta Myyntiveron asetukset -välilehteä nähdäksesi ruudut, joita käytät tämän asiakkaan liikevaihtoverokannan tunnistamiseen.

Esimerkiksi Myyntiveron asetukset -välilehti sisältää avattavan Verokoodi-luettelon, jonka avulla voit ilmoittaa, mikä arvonlisäverokoodi koskee kyseistä asiakasta. Voit myös tunnistaa todellisen arvonlisäveron ja tarvittaessa jälleenmyyntinumeron.

9Anna hieman lisätietoja asiakkaasta.

Jos napsautat Lisätiedot-välilehteä, QuickBooks näyttää useita muita ruutuja, joita voit käyttää asiakastietojen keräämiseen ja tallentamiseen. Voit esimerkiksi käyttää avattavaa Asiakastyyppi-luetteloa luokitellaksesi asiakkaan tiettyyn asiakastyyppiin.

Ja voit käyttää Rep-pudotusvalikkoa tunnistamaan asiakkaan oletusmyyntiedustaja. Voit myös napsauttaa Määritä kentät -painiketta määrittääksesi lisäkenttiä, jotka haluat kerätä ja raportoida asiakkaalle.

10 (Valinnainen) Napsauta Työn tiedot -välilehteä kuvataksesi asiakastyötä.

Työn tiedot -välilehdellä voit kuvata tietoja, jotka liittyvät tiettyyn asiakkaalle suoritettavaan työhön. Käytät Työn tiedot -välilehteä, jos et vain määritä asiakasta, vaan myös määrität tälle asiakkaalle tehtävän.

Kun olet lopettanut asiakkaan kuvauksen, tallenna kuvaus napsauttamalla Tallenna ja sulje tai Tallenna ja uusi -painiketta.