Asiakasluettelon määrittäminen QuickBooks 2013:ssa

QuickBooks 2013:n asiakasluettelo pitää kirjaa kaikista asiakkaistasi ja asiakastiedoistasi. Asiakasluettelo esimerkiksi pitää kirjaa asiakkaiden laskutus- ja toimitusosoitteista.

Noudata näitä ohjeita lisätäksesi asiakkaan asiakasluetteloon:

1Valitse Asiakkaat→ Asiakaskeskus -komento.

QuickBooks näyttää Asiakaskeskus-ikkunan.

2Jos haluat lisätä uuden asiakkaan, napsauta Uusi asiakas ja työ -painiketta ja valitse sitten Uusi asiakas -komento.

QuickBooks näyttää Uusi asiakas -ikkunan.

3 Käytä Asiakkaan nimi -ruutua antaaksesi asiakkaalle lyhyt nimi.

Sinun ei tarvitse kirjoittaa asiakkaan koko nimeä Asiakkaan nimi -ruutuun. Nämä tiedot voivat mennä Yrityksen nimi -ruutuun, joka näkyy Osoitetiedot-välilehdessä. Haluat vain lyhennetyn version asiakkaan nimestä, jota voit käyttää viittaamaan asiakkaaseen QuickBooks-kirjanpitojärjestelmässä.

4 (Valinnainen) Jos laskutat asiakkaasi muussa valuutassa kuin tavallinen kotivaluuttasi, valitse kyseinen valuutta Valuutta-pudotusvalikosta.

Jos kerroit QuickBooksille, että työskentelet useissa valuutoissa – olisit tehnyt tämän EasyStep Interview -asetusprosessin aikana – QuickBooks haluaa sinun tunnistavan, kun laskutat asiakasta ja keräät asiakkaalta maksuja eri valuutassa kuin kotivaluuttasi.

5 (Yleinen sääntö) Jätä huomioimatta avaussaldo ja laatikot.

Asiakkaan aloitussaldoa ei yleensä haluta asettaa Avaussaldo- ja Alku-ruutujen avulla. Se ei ole oikea tapa asettaa uusien asiakkaiden myyntisaamisten saldo. Jos teet tämän, määrität käytännössä merkinnän veloitusosan ilman vastaavaa hyvitysosaa. Myöhemmin sinun on mentävä sisään ja syötettävä hulluja, hassuja päiväkirjamerkintöjä korjataksesi puutteellinen kirjanpitosi.

6 Käytä Osoitetiedot-välilehden ruutuja tietojen syöttämiseen.

Anna yrityksen nimi, mukaan lukien yhteystiedot, laskutus- ja toimitusosoitteet, yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero, faksinumero ja niin edelleen.

7 Anna hieman lisätietoja asiakkaasta.

Jos napsautat Lisätiedot-välilehteä, QuickBooks näyttää useita muita ruutuja, joita voit käyttää asiakastietojen keräämiseen ja tallentamiseen. Voit esimerkiksi käyttää Tyyppi-pudotusvalikkoa luokitellaksesi asiakkaan tiettyyn asiakastyyppiin.

Käytä avattavaa Ehdot-luetteloa tunnistaaksesi asiakkaan oletusmaksuehdot. Käytä Edustaja-pudotusvalikkoa tunnistaaksesi asiakkaan oletusmyyntiedustaja. Valitse lopuksi ensisijainen lähetystapa asiakkaan laskujen ja hyvityslaskujen oletuslähetystavaksi.

Voit myös tallentaa jälleenmyyntinumeron, määrittää oletushintatason ja jopa napsauttaa Määritä kentät -painiketta määrittääksesi lisäkenttiä, jotka haluat kerätä ja raportoida asiakkaalle.

8 Napsauta Maksutiedot-välilehteä nähdäksesi laatikot.

Voit tallentaa asiakkaan tilinumeron, luottorajan ja haluamasi maksutavan.

9 (Valinnainen) Napsauta Työn tiedot -välilehteä kuvaillaksesi asiakastyötä.

Työn tiedot -välilehdellä voit kuvata tietoja, jotka liittyvät tiettyyn asiakkaalle suoritettavaan työhön. Käytät Työn tiedot -välilehteä, jos et vain määritä asiakasta, vaan myös määrität tälle asiakkaalle tehtävän.