5 sovitustemppua QuickBooksille

Pankki- ja muiden tilien täsmäyttäminen QuickBooksissa on jotain, mitä tarvitset ja haluat tehdä. Tällainen työ parantaa tietojesi tarkkuutta. Työssä voi myös ilmetä vakavia ongelmia (kuten työntekijän petos tai kavaltaminen).

Valitettavasti pankkitilien ja muiden tilien täsmäyttämisestä tulee usein turhauttavaa työtä, koska tilien yhteensovittaminen näyttää olevan mahdotonta. Jos kohtaat kuitenkin sovittamattoman eron, älä anna periksi – ainakaan vielä. Kokeile sen sijaan viittä alla lueteltua temppua:

• Vahvista tili. Tässä on ensimmäinen temppu tai vinkki, jos yrität täsmäyttää tiliä (kuten pankkitiliä) QuickBooksissa, mutta työ ei suju kitkattomasti. Oletko varma, että käytät oikeaa tiliä? Kuulostaa aika tyhmältä, eikö? Mutta jos sinulla on esimerkiksi useita pankkitilejä, saatat yrittää täsmäyttää väärää tiliä tai käyttää väärää tiliottetta tilin täsmäyttämiseen.

• Tarkista puuttuvat tapahtumat. Tässä on toinen temppu kokeiltavaksi. Löydätkö puuttuvia tapahtumia? Jos yrität esimerkiksi täsmäyttää pankkitiliä, tarkista tiliotteesta, onko pankissa kirjannut tapahtumia, joita et ole tehnyt. Nämä puuttuvat tapahtumat voivat tietysti aiheuttaa sen, että loppusaldosi ei ole sama kuin tyhjennetty saldo. Kun olet tallentanut nämä tapahtumat ja merkinnyt ne tyhjennetyiksi, tilisi saattaa täsmäyttää.

• Tarkista syöttämäsi tiedot. Tässä on toinen huomioitava asia. Oletko kirjannut tapahtumat oikein? Tämä saattaa myös kuulostaa typerältä, mutta jos tallensit tapahtuman ja saat muutaman pennin tai muutaman dollarin alennuksen – ehkä olet siirtänyt muutaman numeron – et voi täsmäyttää tiliäsi. Se on luultavasti hyvin yleistä, kun syötät kymmeniä ja kymmeniä tapahtumia kirjataksesi joskus tapahtuman väärin. Satunnaiset virheet on korjattava, ennen kuin voit täsmäyttää tilin.

• Mene verkkoon. Tässä on yksi todella yksinkertainen idea (ehkä tulevia sovituksia varten, jotka sinun on tehtävä). Tilin täsmäyttäminen on paljon helpompaa, jos käytät verkkopankkia. Verkkopankin avulla nappaat ja syötät suuren osan tiedoistasi sähköisesti, mikä käytännössä eliminoi tietojen syöttövirheet.

• Pidä tauko. Tässä viimeinen vinkki. Jos olet tarkistanut kaiken, etkä silti löydä ristiriitaa kirjanpidosta (tai ongelmaa pankin tiliotteesta), pidä itsesi tauko. Laita sovittelu sivuun päiväksi tai kahdeksi. Jos palaat sovintoon myöhemmin, uusilla silmillä, löydät usein ongelman, jota et ole aiemmin huomannut.