5 QuickBooksin kirjanpidon valvontaa

Tässä on lyhyt yhteenveto viidestä tehokkaasta tekniikasta, joiden avulla voit minimoida ongelmat, joita ilmenee, kun QuickBooks-tietojesi parissa työskentelevät ihmiset, joilla on vaihteleva taito ja luotettavuus:

• Vertaa fyysisiä varastomääriä säännöllisesti varastokirjanpitoon. Yksi asia, jonka voit tehdä sekä varastohäviöiden minimoimiseksi että tarkan kirjanpidon ylläpitämiseksi, on säännöllisesti verrata varastosi fyysisiä lukuja kirjanpitotietojesi näyttöön. Usein arvokkaimpien ja helpoimmin varastettavien tavaroiden laskeminen saavuttaa kaksi asiaa:

  • Varastojen kutistuminen havaitaan nopeasti.

  • Yrityksen omistaja voi minimoida varaston kutistumisen tunnistamalla tavaroiden tyypin, joka varastetaan useimmiten tai jopa milloin varasto varastetaan useimmiten.

• Täsmäyttää pankkitilit. Toinen asia, jota yritysten omistajien pitäisi mielestäni tehdä, on täsmäyttää omat pankkitilinsä. Usein kirjanpitohenkilöstön varkaudet tapahtuvat, kun työntekijät keksivät kirjoittaa yrityksen pankkitilille shekkejä, joita omistaja ei näe. Yksi varma tapa löytää kuvitteellinen ja vilpillinen tapahtuma on pyytää omistajaa täsmäyttämään tiliote. Lisäksi kaikki hilseilevät, epäilyttävät tapahtumat tulevat ilmeisiksi, kun yrityksen omistaja tarkastelee tarkasti shekkejä.

• Ero kirjanpito fyysisestä huollosta mahdollisuuksien mukaan. Pienessä yrityksessä ei ole aina helppoa erottaa jonkin toiminnan kirjanpito fyysisestä huoltajuudesta tai fyysisestä vastuusta. On esimerkiksi vaikeaa erottaa varastokirjanpito fyysisestä säilytyksestä tai pääsystä kyseiseen varastoon. Kauppias voi esimerkiksi varastaa savukkeita helposti ja myös korjata varastokirjanpitoa savukkeiden kassamyynnillä. Siitä huolimatta, missä voit erottaa fyysisen säilytyksen kirjanpidosta, sisäänrakennettu virheentarkistus tapahtuu. Kirjanpidon suorittaja tarkastaa epäsuorasti fyysisten omaisuudenhoitajien huolenpidon.

• Kouluta työntekijät QuickBookien käyttöön. Sinun tulisi kouluttaa työntekijät käyttämään QuickBooksia, jos sinulla on minkä kokoinen yritys, kahdesta perussyystä: Joku, joka osaa käyttää QuickBookia, tekee vähemmän todennäköisesti tahattomia virheitä, ja sotkuiset kirjanpitotiedot naamioivat työntekijöiden varkauksia.

• Sulje QuickBooks-tiedosto. Tässä on viimeinen harkitsemisen arvoinen tekniikka. Vaikka sinun ei tarvitse sulkea tilivuotta QuickBooksissa, saatat silti haluta tehdä tämän tietojesi eheyden säilyttämiseksi. Toimi näin: Valitse Muokkaa→Asetukset-komento, valitse Kirjanpito, valitse Yritysasetukset-välilehti ja napsauta sitten Sulkemispäivämäärä Aseta päivämäärä/salasana -painiketta. Kun QuickBooks pyytää sinua, määritä sulkemispäivä ja salasana. Kun olet antanut nämä tiedot, QuickBooks kieltää tai rajoittaa käyttäjiä muuttamasta tai syöttämästä tapahtumia, jotka on päivätty ennen sulkemispäivää.