5 hyvää kirjanpidon valvontaa, jotka minimoivat varkauden

Tässä on yhteenveto viidestä tehokkaasta tekniikasta, joilla voit minimoida ongelmat, joita ilmenee, kun QuickBooks-tietojesi parissa työskentelee ihmisiä, joilla on vaihteleva taitotaso ja luotettavuus:

• Vertaa fyysisiä varastomääriä säännöllisesti varastokirjanpitoon. Yksi asia, jonka voit tehdä sekä varastohäviöiden minimoimiseksi että tarkan kirjanpidon ylläpitämiseksi, on säännöllisesti verrata varastosi fyysisiä lukuja kirjanpitotietojesi näyttöön.

  Tämä lähestymistapa arvokkaimpien ja helpoimmin varastettavien tavaroiden usein laskemiseen saavuttaa kaksi asiaa:

  • Varastojen kutistuminen havaitaan nopeasti.

  • Yrityksen omistaja voi minimoida varaston kutistumisen tunnistamalla tavaroiden tyypin, joka varastetaan useimmiten tai jopa milloin varasto varastetaan useimmiten.

• Täsmäyttää pankkitilit. Toinen tapa, jota yritysten omistajien tulisi käyttää, on täsmäyttää omat pankkitilinsä. Usein kirjanpitohenkilöstön varkaudet tapahtuvat, kun työntekijät keksivät kirjoittaa yrityksen pankkitilille shekkejä, joita omistaja ei näe.

  Yksi varma tapa löytää kuvitteellinen ja vilpillinen tapahtuma on pyytää omistajaa täsmäyttämään tiliote. Lisäksi kaikki hilseilevät, epäilyttävät liiketoimet tulevat ilmeisiksi, kun yrityksen omistaja tarkastelee tarkasti shekkejä.

• Ero kirjanpito fyysisestä huollosta mahdollisuuksien mukaan. Pienessä yrityksessä on vaikeaa aina erottaa jonkin toiminnan kirjanpito fyysisestä huoltajuudesta tai fyysisestä vastuusta.

  On esimerkiksi vaikeaa erottaa varastokirjanpito fyysisestä säilytyksestä tai pääsystä kyseiseen varastoon. Esimerkiksi myymälävirkailija voi helposti varastaa savukkeita ja myös korjata varastokirjanpitoa savukkeiden kassamyynnin kautta. Siitä huolimatta, missä voit erottaa fyysisen säilytyksen kirjanpidosta, tapahtuu sisäänrakennettu virheentarkistus. Kirjanpidon suorittaja tarkastaa epäsuorasti fyysisten omaisuudenhoitajien huolenpidon.

• Kouluta työntekijät QuickBookien käyttöön. Sinun tulisi kouluttaa työntekijät käyttämään QuickBooksia, jos sinulla on minkä kokoinen yritys tahansa, kahdesta syystä:

  • Ensinnäkin joku, joka osaa käyttää QuickBooksia, tekee vähemmän todennäköisesti tahattomia virheitä.

  • Toiseksi sotkuinen kirjanpito naamioi työntekijöiden varkauksia.

• Sulje QuickBooks-tiedosto. Vaikka sinun ei tarvitse sulkea tilivuotta QuickBooksissa, saatat silti haluta tehdä tämän säilyttääksesi tietojesi eheyden. Näin:

  Valitse Muokkaa→Asetukset-komento

  Valitse Kirjanpito→ Yritysasetukset-välilehti

  Napsauta Sulkemispäivämäärä Aseta päivämäärä/salasana -painiketta.

  Kun QuickBooks pyytää sinua, määritä sulkemispäivä ja salasana.

  Kun olet antanut nämä tiedot, QuickBooks kieltää tai rajoittaa käyttäjiä muuttamasta tai syöttämästä tapahtumia, jotka on päivätty ennen sulkemispäivää.