4 tapaa pitää talouskirjanpito siistinä QuickBooksissa 2016

QuickBooks 2016 -tietojesi luotettavuus ja hyödyllisyys riippuvat suuressa määrin siitä, kuinka siististi ja siististi pidät taloustietosi. Harkitse seuraavien neljän tekniikan käyttämistä, jotta voit auttaa sinua tai henkilökuntaasi tekemään tämän parempaa työtä.

Tekniikka #1: Täsmennä QuickBooks-pankkitilisi säännöllisesti

Kun käytät aikaa pankkitilin täsmäyttämiseen, et ainoastaan ​​paranna pankkitilisi tietueiden tarkkuutta (mukaan lukien tilisi saldot); mutta tarkistat myös epäsuorasti joukon muita tapahtumia, mukaan lukien kaikki tulot, jotka virtaavat tietylle pankkitilille. Ja tarkistat tietyltä tililtä maksetut kulut.

Lopputulos: Täsmennä pankkitilisi säännöllisesti.

Tekniikka #2: Päivitä lainatilin saldot

Jos olet lainannut rahaa pankista, sinun tulee tarkistaa tilin saldo. Ja sinun tulee päivittää tilin saldo, jos se ei vastaa lainanantajan vuoden lopun tietueita.

Lainatilien saldot menevät tyypillisesti "väärään" ajan myötä, koska maksujen jakautuminen pääoma- ja korkokomponentteihin on hieman epätasaista. Tämä virhe alkaa lisääntyä ajan myötä.

Lainatilin saldot voidaan usein korjata lisäämällä päiväkirjakirjaus, joka "korjaa" virheellisen tilisaldon ja heittää sitten vaaditun veloituksen tai hyvityksen lainan korkokululuokkaan.

Tekniikka #3: Tarkista orpomaksut

Ihmisten mielestä asiakasmaksujen syöttäminen on yllättävän helppoa, mutta maksuja ei koskaan sisällytetä laskuun. Kun tämä laiminlyöntivirhe tapahtuu, yritys jättää tulot pois tuloslaskelmasta ja aliarvioi tuotot ja voitot. Tämä on siis paha virhe.

Löydät minkä tahansa näistä orpomaksuista QuickBooks-tiedostostasi tuottamalla kassapohjaisen taseen. Jos kassaperusteinen saldo näyttää myyntisaamisten negatiivisen arvon, se tarkoittaa, että olet syöttänyt maksuja QuickBooksiin, mutta et ole koskaan käyttänyt maksua laskuun.

Korjataksesi tämän virheen (tai korjataksesi tämän virheen useita kertoja, jos olet tehnyt useita virheitä), sinun on selattava asiakasmaksusi tai laadittava raportti tapahtumista, jotta asiakas löytää ne, joita et ole käyttänyt.

Tekniikka #4: Tarkista tase

Tiedätkö, missä kirjanpitovirheet näkyvät usein silmiinpistävimmin? Taseessasi.

Tästä syystä ota tapana tuottaa säännöllisesti tase. Etsi outoja lukuja, esimerkiksi tallettamattomia varoja, joiden yhteissumma on 40 000 dollaria (tarkoittaa QuickBooksin mielestä, että sinulla on 40 grand käteistä jossain toimistossa) tai 11 000 dollarin kassasaldo (eli olet ylittänyt shekkitilisi 11 eurolla).

Voit tutkia hauskoja taselukuja kaksoisnapsauttamalla paritonta arvoa raporttiikkunassa ja katsomalla sitten tapahtumatietoja, jotka keräävät ilmeisen väärän arvon.

Viimeinen huomio tästä virheentarkistustekniikasta: Usein hullun tasearvon tuottava virhe ei ole virheellisesti syötetty tapahtuma, vaan tapahtuma, joka on jätetty pois.

Jos todella haluat kaivaa taseen siivousasioihin, voit käydä läpi paljon pidemmän taseen siivoustehtävien luettelon Evergreen Small Business -blogissani .