10 avainta teknologian käyttämiseen pienyritysten tietueiden hallintaan

Pienyritysten omistajat kaikkialla ovat omaksuneet teknologian hallitakseen tietojaan, olipa kyseessä tapaamisten ajoittaminen, kirjeenvaihdon luominen, liiketoimintojen tallentaminen, palkanlaskennan käsittely, varaston seuranta tai muu. Vaikka yritykset eivät ole jääneet "paperittomaksi", ne ovat tunnistaneet tekniikan käytön edut järjestyksenpidossa. Jos olet edelleen ketjutettu käyttämään paperia, sinun on ehkä aika käyttää seuraavia kymmentä avainta korvataksesi paperin sähköisillä tiedostoilla.

Käytä Outlookia tapaamisten, tehtävien ja projektien seurantaan

Paperikalenteri, joka kulkee mukanasi kaikkialla, on hyödyllinen, mutta oletko kokeillut käyttää Kalenteri-ominaisuutta ohjelmistossa? Tietokoneistetun kalenterin avulla voit syöttää tapaamisen kerran ja asettaa sen toistumaan päivittäin, viikoittain, kahdesti viikossa tai kuukausittain. Voit myös asettaa automaattisia muistutuksia – tehtäviä, joita et voi tehdä paperikalenterissasi. Tässä on toinen bonus: Outlookin kaltaisten ohjelmistojen avulla kaikki työntekijäsi voivat jakaa kalentereita.

Skannaa käyntikortit ja siirrä niiden tiedot Outlookin yhteystietoluetteloihin

Oletko kyllästynyt siihen, että sinun täytyy selata Rolodexiäsi tai valtavaa pinoa käyntikortteja löytääksesi puhelinnumeron tai sähköpostiosoitteen? No, voit siirtyä pois tämän painajaisen versiosta. Miten? Suorita jokainen käyntikortti skannerin läpi, joka sisältää ohjelmiston, joka muuntaa kortin tiedot Outlookin yhteystietoluetteloksi. Sitten voit löytää etsimäsi tiedot Etsi-toiminnolla.

Muunna asiakirjat Adobe .pdf-tiedostoiksi

MS Wordissa on vaihtoehto tiedostojen tallentamiseen nimellä. pdf-tiedostoja. Prosessi on kivuton. Valitse avoimessa Word-asiakirjassa FileSave AsSave asSave tyypiksi ja napsauta oikeassa reunassa olevaa pudotusvalikon nuolta. Vieritä luetteloa alas, korosta PDF ja napsauta Tallenna (ruudun alareunassa olevan Peruuta-kohdan vieressä).

Mitä ihmettä pdf-tiedostoissa on? Sinun ei enää tarvitse huolehtia siitä, onko jollakulla oikea ohjelmistoversio tiedostosi lukemiseen. Mikä tahansa tietokone, jossa on Adobe Reader, voi avata minkä tahansa .pdf-tiedoston.

Voit myös skannata kirjeitä, laskuja, mainoksia – mitä tahansa asiakirjoja, jotka sopivat skanneriisi – ja tallentaa ne PDF-tiedostoina. Varmista vain, että asetat skannerin .pdf-tiedostotyypin ennen asiakirjan skannaamista.

Luo usein käytettyjen asiakirjojen mestarit

Kun käytät usein samaa kirjainta, mutta pienin muutoksin, säilytä sen päätiedosto tietokoneellasi. Sitten kun tarvitset asiakirjaa, avaa perusdokumentti, tee muutokset ja tulosta asiakirja. Muista tallentaa tiedosto eri tiedostonimellä, jotta isäntä ei muutu.

Käytä kirjanpito-ohjelmistoa laskujen ja ostotilausten luomiseen

Sinun ei enää tarvitse selata laskuja tai ostotilauksia täynnä olevia arkistokaappeja. Käytä kirjanpitoohjelmistoa, kuten QuickBooksia tai Sage 50:tä, näiden asiakirjojen luomiseen. Saatat joutua tulostamaan ja postittamaan asiakkaalle asiakirjoja, mutta varsinainen tiedosto säilyy – ei tilaa tunkeutuvissa arkistokaapeissa – vaan tietokoneellesi, jossa laskun löytäminen edellyttää muutaman näppäimen painamista.

Automatisoi aikakortit, projektilaskutukset ja palkanlaskenta

Voit korvata aikakorttien lävistyksen ja käsittelyn sähköisellä kellotuksella ja palkanlaskennan käsittelyllä. Ajattele säästettyä aikaa ja vältettyjä virheitä. Eräs työnantaja kertoo, että hänen yrityksensä lyhensi palkanlaskentaa kuudesta tunnista 45 minuuttiin aikakorttiohjelmistolla. Nyt se on suuri saavutus.

Ja jos luotettavuus on ongelma yrityksellesi, voit ostaa ohjelmiston, joka vaatii jokaisen työntekijän laittamaan sormen skannerille työajan alkaessa ja päättyessä! Tämä sormenjälkien otto kuulostaa scifi-elokuvalta, eikö niin?

Seuraa varastoa sähköisesti

Jos pienyrityksesi sisältää varaston, tekniikan käyttö on ainoa tapa edetä. Optisen merkintunnistusohjelmiston (OCR) avulla yrityksesi voi pitää tarkkaa kirjaa varastosta, täyttää tilaukset nopeammin, toimittaa tilaukset saumattomasti ja laskuttaa tarkasti, koska kaikkea seurataan tietokoneella. Voit hallita kaikkia näitä prosesseja käyttämällä tietokoneen näytöllä olevia tarroja ja numeroita.

Tallenna omaisuuden ostot ja tuotetiedot laskentataulukkoon tai tietokantaan

Kun ostat laitteita tai muuta omaisuutta, tallenna osto- ja tuotetiedot laskentataulukkoon tai tietokantaan. Kun kaikki tiedot ovat käden ulottuvilla, voit ottaa yhteyttä myyjään kaikissa ongelmissa tai laskea omaisuutesi nopeasti tilinpäätökseen tai vastata pankin omaisuustietopyyntöön.

Tee veroajasta leivonnainen

Kun kaikki tai useimmat tietueet ovat tietokoneella, verojen laatiminen on paljon helpompaa ja tarkempaa kuin tietojen siirtäminen paperiversioista tietokoneelle.

Kun kaikki laskut tai ostotilaukset ovat kirjanpito-ohjelmassa, teet vain raportin ja -voila! -ohjelmisto antaa sinulle vuoden laskut tai ostotilaukset. Sama koskee palkkalaskentaa, varastoa ja omaisuutta. Voit noutaa kaiken, mitä olet järjestelmällisesti tallentanut tietokoneelle, kun tarvitset sitä.

Varmuuskopiot

Lisäetuna pienyritysten tietueiden hallinnassa käytettävästä tekniikasta on, että voit varmuuskopioida ne – tallentaa ne esimerkiksi toisessa paikassa olevalle tietokoneelle tai muistitikulle.

Miksi se on niin tärkeää? Arvokkain tietokoneen omaisuus on sen hallussa olevat tiedot. Säilytä ylimääräinen kopio tiedoista, jotta et koskaan joutuisi näkemään kadonneiden tietueiden kauhua. Saat harvoin ennakkoilmoituksen, että murtovaras aikoo varastaa tietokoneesi, tulipalo sulattaa sen tai se vain kuolee.