Yksinkertainen Excel-in varastolaskentapohja vähittäiskaupalle: kentät, kaavat ja laskentaprosessi

Vähittäiskaupan varastolaskentataulukon ei tarvitse olla monimutkainen ollakseen hyödyllinen. Pienessä kaupassa, pop-up-myymälässä, varastossa tai osastolaskennassa hyvin jäsennelty Excel-työkirja voi tarjota henkilökunnalle yhtenäisen paikan kirjata, mitä järjestelmän mukaan tulisi olla varastossa, mitä fyysisesti laskettiin ja missä poikkeamat vaativat selvittämistä.

Tavoitteena ei ole muuttaa Exceliä täydeksi varastonhallintajärjestelmäksi. Tavoitteena on luoda luotettava laskentadokumentti, joka on helppo käyttää todellisissa myymäläolosuhteissa, helppo tarkistaa jälkikäteen ja yksinkertainen niin, ettei henkilökunta ohita sitä. Hyvä tulos mahdollistaa neljän kysymyksen nopean vastaamisen: Mikä tuote laskettiin? Missä se laskettiin? Mikä oli odotettu versus löydetty määrä? Mikä toimenpide on tarpeen poikkeaman vuoksi?

Mitä yksinkertaisen vähittäiskaupan varastolaskentataulukon tulisi sisältää?

Useimmissa myymälälaskennoissa aloita yhdellä rivillä per SKU-sijainti-yhdistelmä. Jos samaa SKU-koodia säilytetään myyntisalissa ja takahuoneessa, käytä erillisiä rivejä, ellei prosessisi tarkoituksellisesti yhdistä näitä sijainteja. Tämä helpottaa poikkeamien jäljittämistä.

Suositeltu työkirjan rakenne

Pidä työkirja niin pienenä, että henkilökunta ymmärtää sen ilman koulutusta kymmeniin välilehtiin. Käytännöllinen asettelu on:

• Laskentataulukko: Työlista, jota käytetään fyysisen laskennan aikana.
• Ohjeet: Lyhyt selitys katkaisuhetkestä, laskentasäännöistä, hyväksyjästä ja uudelleenlaskentojen käsittelystä.
• Listat: Valinnaiset kontrolloidut arvot Kategoria-, Sijainti-, Yksikkö- ja Laskentatila-pudotusvalikoille.

Jos laskenta on suuri, jaa työ fyysisten alueiden mukaan äläkä luo useita epäsuoria taulukkoversioita. Yksi kontrolloitu työkirja on yleensä helpompi täsmäyttää kuin useat kopiot, joissa on eri kaavat tai sarakejärjestykset.

Miten Excel-taulukko asetetaan

1. Muunna laskenta-alue Excel-taulukoksi

Syötä otsikot ja esimerkkirivit, valitse alue ja käytä Alku > Muotoile taulukoksi tai Lisää > Taulukko. Microsoftin dokumentaation mukaan Excel-taulukot ryhmittelevät ja analysoivat dataa, kuljettavat otsikot datan mukana ja tukevat sisäänrakennettua suodatusta. Laskentataulukossa tämä helpottaa suodatusta kategorian, sijainnin tai poikkeavia tuotteiden mukaan. Katso Microsoftin Taulukoiden luominen ja muotoilu -ohjeet.

Nimeä taulukko selkeästi, esimerkiksi InventoryCount. Vältä kekseliäitä nimiä, joita vain työkirjan luoja ymmärtää.

2. Käytä yksinkertaisia kaavoja poikkeaman laskemiseen

Jos taulukon otsikot ovat Odotettu määrä ja Laskettu määrä, Poikkeama-sarake voi käyttää rakenteellista viitekaavaa, kuten:

=[@[Laskettu määrä]]-[@[Odotettu määrä]]

Tällä käytännöllä negatiivinen tulos tarkoittaa, että löytyi vähemmän yksiköitä kuin odotettiin, nolla tarkoittaa, että laskenta täsmäsi, ja positiivinen tulos tarkoittaa, että löytyi enemmän yksiköitä.

Jos sisällytät Yksikköhinnan, valinnainen Poikkeaman arvo -kaava on:

=[@Poikkeama]*[@[Yksikköhinta]]

Pidä nämä kaavat näkyvillä työkirjaa ylläpitävälle henkilölle. Jos tulos näyttää väärältä, tarkastajan tulisi pystyä tarkistamaan kaava sen sijaan, että kohtelee taulukkoa mustana laatikkona.

3. Rajoita määrän syöttökenttiä

Fyysisissä tuotelaskennoissa, jotka vaativat kokonaislukuja, käytä Excelin tietojen validointia Laskettu määrä -sarakkeessa. Microsoftin nykyiset ohjeet sallivat solujen rajoittamisen kokonaislukuihin, desimaalilukuihin, listoihin, päivämääriin, aikoihin, tekstin pituuteen tai mukautettuihin sääntöihin. Siirry kohtaan Tiedot > Tietojen validointi ja valitse laskentaasi sopiva sääntö. Katso Tietojen validoinnin soveltaminen soluihin.

Älä käytä kokonaisluku-sääntöä, jos yrityksesi laskee laillisesti murto-osamääriä, kuten painon tai pituuden mukaan myytäviä tavaroita. Validointisäännön tulisi heijastaa yksikköä, jota todella hallitset.

4. Korosta poikkeukset äläkä jokaista riviä

Ehdollinen muotoilu on hyödyllisimmillään, kun se ohjaa huomion ongelmaan. Esimerkiksi, soveltaa sääntöä Poikkeama-sarakkeeseen niin, että nollasta poikkeavat arvot ovat visuaalisesti erottuvia. Microsoft huomauttaa, että ehdollinen muotoilu voi arvioida soluarvoja tai kaavoja ja sitä voidaan soveltaa alueisiin ja Excel-taulukoihin. Katso Ehdollisen muotoilun käyttäminen tiedon korostamiseen Excelissä.

Vältä sateenkaaren väristä tilavärikoodausta. Jos jokaista ehtoa korostetaan, henkilökunta menettää tärkeän visuaalisen vihjeen: mitkä rivit vaativat tutkimista tai uudelleenlaskentaa.

5. Pidä otsikot näkyvissä pitkien laskentojen aikana

Jos lista on satoja rivejä pitkä, jäädytä otsikkoalue. Excelissä Näkymä > Jäädytä ruudut pitää valitut rivit tai sarakkeet näkyvinä vierittäessäsi. Microsoft selittää, että Jäädytä ruudut lukitsee valitun solun yläpuoliset rivit ja vasemmalla olevat sarakkeet. Katso Ruutujen jäädyttäminen rivien ja sarakkeiden lukitsemiseksi.

Yksinkertaisessa varastotaulukossa otsikkorivin jäädyttäminen on yleensä riittävää. Jäädytä lisäsarakkeet vain, jos SKU tai Sijainti on pidettävä näkyvissä tarkasteltaessa oikeammalla olevia kenttiä.

Nopea laskentapäivän tarkistuslista

• Valitse laskennan katkaisuhetki ja varmista, että kaikki tietävät, voivatko myynnit, vastaanotot, siirrot ja palautukset jatkua laskennan aikana.
• Vie tai kopioi odotetut määrät tuossa katkaisuhetkessä; älä päivitä niitä kesken laskennan, ellei menettelysi nimenomaisesti vaadi sitä.
• Varmista, että jokaisella rivillä on SKU, kuvaus ja sijainti ennen kuin henkilökunta aloittaa.
• Määrää fyysiset alueet niin, ettei kaksi henkilöä tiedostamattaan laske samaa varastoa.
• Syötä fyysiset laskennat Laskettu määrä -sarakkeeseen, äläkä Odotettu määrä -sarakkeeseen.
• Tarkista jokainen nollasta poikkeava Poikkeama.
• Laske uudelleen merkittävät tai epätavalliset poikkeamat ennen varastojärjestelmän säätämistä.
• Kirjaa lyhyt syy Huomautukset-kenttään, kun syy tiedetään.
• Tallenna koskematon kopio täydellisestä laskentataulukosta ennen laskennan jälkeisiä korjauksia.

Miten uudelleenlaskentoja tulisi käsitellä?

Älä yksinkertaisesti korvaa ensimmäistä laskentaa, jos yrityksesi tarvitsee tarkastuspolun. Lisää valinnaisia sarakkeita, kuten Laskenta 1, Laskenta 2 ja Lopullinen laskenta, tai säilytä ensimmäinen laskenta erillisessä lukitussa kopiossa ennen vahvistetun tuloksen syöttämistä.

Hyödyllinen sääntö on uudelleenlaskenta riskin perusteella, ei vain sen perusteella, onko poikkeama suuri yksiköissä. Kymmenen puuttuvaa edullista lisävarustetta ja yksi puuttuva arvokas tuote voivat vaatia hyvin erilaista huomiota. Jos seuraat Yksikköhintaa, Poikkeaman arvo voi auttaa priorisoimaan tarkastelua, mutta sen ei tulisi korvata operatiivista harkintaa.

Miten taulukosta tehdään käytännöllinen paperilaskentaan

Jotkut myymälät suosivat paperia käytävillä ja Exceliä täsmäytykseen. Jos tämä on prosessisi, suunnittele taulukko tulostusta varten ennen laskentapäivää. Käytä vaakasuuntaa, kun sarakkeita on paljon, poista kentät, joita laskijat eivät tarvitse, ja esikatsele tulostetta niin, että määrät ja SKU-tunnisteet pysyvät luettavina.

Excel voi tulostaa valitun työkirja-alueen, ja työpöytä-Excel voi toistaa määritetyt rivit jokaisen tulostetun sivun yläosassa. Microsoft dokumentoi Sivun asettelu > Tulosta otsikot otsikkorivien toistamiseksi. Katso Tiettyjen rivien tai sarakkeiden toistaminen jokaisella tulostetulla sivulla ja Työkirjan tai työkirjan tulostaminen.

Jos laskijat kirjoittavat määrät käsin, jätä riittävä rivikorkeus ja selkeästi rajattu Laskettu määrä -sarake. Tuloste, joka näyttää tyylikkäältä näytöllä mutta ei anna henkilökunnalle tilaa kirjoittaa, ei ole hyvä laskentataulukko.

Yleiset virheet, jotka tekevät varastotaulukoista epäluotettavia

Useiden sijaintien sekoittaminen yhdelle riville

Jos tuotetta on hyllyllä, päätyhyllyllä, palautusvaunussa ja varastotelineessä, yksi yhdistetty rivi voi piilottaa, missä poikkeama tapahtui. Käytä erillisiä sijaintirivejä, kun sijaintikohtainen kontrolli on tärkeää.

Odotettujen määrien muuttaminen laskennan aikana

Jos Odotettu määrä muuttuu jatkuvasti ihmisten laskiessa, Poikkeama-sarake ei enää edusta yhtä selkeää ajankohtaa. Määritä katkaisuhetki tai liikkumismenettely ennen laskennan alkua.

Henkilökunnan syöttäminen kaavojen päälle

Poikkeama ja Poikkeaman arvo tulisi yleensä laskea, ei syöttää manuaalisesti. Harkitse kaavasarakkeiden suojaamista työkirjan testauksen jälkeen, jättäen laskentasoluja ja huomautussoluja muokattaviksi.

Kuvausten käyttäminen SKU-koodien sijaan ensisijaisena avaimena

Kuvaukset voivat olla päällekkäisiä tai muuttuvia. Pidä SKU tai muu vakaa tuotetunniste avainkenttänä, ja käytä kuvausta auttamaan ihmisiä tunnistamaan tuote.

Nollan tai tyhjän laskennan huomiotta jättäminen

Tyhjä voi tarkoittaa "ei laskettu", kun taas nolla voi tarkoittaa "laskettu ja ei löytynyt". Nämä ovat eri operatiivisia tiloja. Päätä, mitä käytäntöä tiimisi käyttää, ja dokumentoi se Ohjeet-välilehdelle.

Milloin Excel riittää, ja milloin tulisi käyttää toista järjestelmää?

Excel toimii tässä parhaiten kontrolloituna laskenta- ja täsmäytystyökaluna. Se on huono korvike, kun tarvitset reaaliaikaista transaktiokontrollia, automaattista täydennystä, sarjanumerointia, monimutkaisia käyttöoikeuksia tai useiden sijaintien varastoliikkeiden kirjaamista samaan aikaan.

Yksinkertainen laadunvarmistus ennen pohjan uudelleenkäyttöä

Ennen työkirjan tallentamista standardiksi vähittäiskaupan varastolaskentataulukoksi, testaa sitä pienellä todellisella näytteellä. Käytä kymmentä kahteenkymmeneen SKU-koodia eri kategorioista ja sijainneista. Syötä täsmäävä laskenta, puute, ylimäärä, nollalaskenta ja uudelleenlaskenta. Tarkista sitten, että:

• suodattimet toimivat odotetusti;
• määrän validointi hyväksyy lailliset syötteet ja hylkää virheelliset;
• Poikkeama laskee oikein jokaisessa testitapauksessa;
• ehdollinen muotoilu kiinnittää huomion poikkeuksiin;
• tulostetut otsikot toistuvat oikein, jos käytät paperilaskentoja;
• kukaan ei tarvitse muokata kaavasoluja laskennan suorittamiseksi;
• taulukon ymmärtää laskija, joka ei rakentanut sitä.

Jos nämä tarkistukset menevät läpi, pohja tekee päätehtävänsä: se tekee fyysisestä laskennasta johdonmukaista ja poikkeuksista helpommin tutkittavia. Lisää ominaisuuksia vain, kun ne ratkaisevat tietyn toistuvan ongelman. Yksinkertainen, kontrolloitu ja oikein käytetty vähittäiskaupan laskentataulukko on yleensä arvokkaampi kuin monimutkainen työkirja, jota henkilökunta ei pysty seuraamaan luotettavasti.

Viralliset Excel-viitteet

• Microsoft Support: Taulukoiden luominen ja muotoilu
• Microsoft Support: Tietojen validoinnin soveltaminen soluihin
• Microsoft Support: Ehdollisen muotoilun käyttäminen tiedon korostamiseen
• Microsoft Support: Ruutujen jäädyttäminen rivien ja sarakkeiden lukitsemiseksi
• Microsoft Support: Rivien tai sarakkeiden toistaminen jokaisella tulostetulla sivulla