Tulostettava tapahtumasuunnittelun tarkistuslista ja budjettimalli Wordiin: Mitä sisällyttää ja milloin käyttää Exceliä

Tulostettava tapahtumasuunnittelun tarkistuslista ja budjettimalli Microsoft Wordissa toimii parhaiten, kun haluat yhden asiakirjan, jota on helppo muokata, tulostaa, kommentoida ja jakaa. Se on erityisen hyödyllinen häissä, konferensseissa, varainkeruutilaisuuksissa, koulutapahtumissa, juhlissa, yhteisöohjelmissa ja pienyritysten tapahtumissa, joissa suunnittelija tarvitsee selkeän tehtäväluettelon ja yksinkertaisen budjettiyhteenvedon.

Kompromissi on, että Word on ensisijaisesti asiakirjaeditori, ei taulukkolaskentaohjelma. Microsoft tukee tällä hetkellä valintaruutuja, täytettäviä sisällönsäätimiä, päivämäärävalitsimia, taulukoita ja jopa perustaulukkokaavoja Wordissa, mutta Excel on edelleen vahvempi valinta, kun tarvitset usein uudelleenlaskentoja, yksityiskohtaista kustannusanalyysiä tai useita budjettikohtia. Oikea malli riippuu siis siitä, miten aiot käyttää sitä: tulostettavana järjestäjänä, täytettävänä suunnittelulomakkeena, uudelleenkäytettävänä asiakirjamallina vai reaaliaikaisena talousseurantana.

Mitä tulostettavan tapahtumasuunnittelumallin tulisi sisältää?

Hyödyllisen mallin pitäisi vähentää suunnittelussa tehtävien päätösten määrää. Tämä tarkoittaa, että asettelun tulisi sisältää tehtävät, omistajat, määräajat, kustannukset ja tärkeät tapahtumatiedot muuttamatta jokaista sivua tiiviiksi projektinhallintajärjestelmäksi.

Useimpia tapahtumia varten käytännöllinen Word-pohja voidaan jakaa viiteen osaan:

• Tapahtuman yleiskatsaus: tapahtuman nimi, päivämäärä, aika, paikka, tarkoitus, tavoiteltu osallistujamäärä, ensisijainen yhteyshenkilö ja tärkeimmät huomiot.
• Suunnittelun tarkistuslista: tehtävät ryhmiteltyinä ajoituksen tai työvirran mukaan, valintaruuduilla, määräpäivillä, omistajilla ja tilalla.
• Toimittaja- ja logistiikkaosio: tapahtumapaikka, pitopalvelu, vuokraus, viihde, kuljetus, luvat, vakuutukset, laitteet ja yhteystiedot.
• Budjettitaulukko: kategoria, arvioidut kustannukset, todelliset kustannukset, maksettu ennakkomaksu, erääntynyt saldo ja poikkeama tai huomautukset.
• Tapahtumapäivän osio: lopulliset vahvistukset, järjestelyt, henkilöstö, hätäyhteyshenkilöt, aikataulu, erittely ja tapahtuman jälkeinen seuranta.

Suositus: Jos tavoitteenasi on asiakirja, jota ihmiset tulostavat ja kantavat mukanaan, pidä päätarkistuslista yhdellä tai kahdella sivulla ja siirrä yksityiskohtaiset toimittajan muistiinpanot tai taloustiedot erillisille sivuille.

Word-tarkistuslista vai taulukkolaskentaohjelma: kumpi muoto sopii tapahtumaasi?

Microsoftin oma malliluettelo korostaa Excelin käyttöä budjettimalleissa ja kuvailee näitä malleja täytettyinä kaavoilla laskutoimituksia varten. Tämä on hyvä vihje työnjaosta: Word sopii erinomaisesti tulostettavaan suunnittelupakettiin, kun taas Excel sopii paremmin jatkuvasti muuttuvaan budjettiin. Katso Microsoft Create budget templates .

Suositus: Pienelle tapahtumalle, jossa on 10–30 kustannusriviä, Wordin budjettitaulukko voi olla täysin riittävä. Konferenssissa, häissä, festivaaleilla tai muissa tapahtumissa, joissa on paljon laskuja, ennakkomaksuja, verosummia ja muuttuvia määriä, säilytä tarkistuslista Wordissa ja seuraa taloustietoja Excelissä.

Vaihtoehto 1: Käytä Wordia tulostettavana tarkistuslistana

Tämä on yksinkertaisin ja luotettavin muoto, kun asiakirja tulostetaan. Microsoft dokumentoi vain tulostettavan tarkistuslistan menetelmän, joka korvaa tavalliset luettelomerkit laatikkosymbolilla. Tulos näyttää perinteiseltä paperitarkistuslistalta eikä vaadi käyttäjiltä vuorovaikutusta lomakekomponenttien kanssa.

Microsoft tukee myös vuorovaikutteisia tarkistuslistan kohteita. Työpöytäversiossa Wordissa valintaruudun sisällön ohjausobjekteja voidaan lisätä Kehittäjä-välilehdeltä. Wordin verkkoversiossa on myös vuorovaikutteinen tarkistuslistatoiminto. Katso Microsoftin tarkistuslistaohjeet Wordille .

Valitse vain tulostettavaksi tarkoitetut laatikot, kun: ihmiset käyttävät pääasiassa kyniä, jaetaan useita kopioita tai yhteensopivuus on digitaaliseen vuorovaikutukseen verrattuna tärkeämpää.

Valitse interaktiiviset valintaruudut, kun: suunnittelija työskentelee pääasiassa Wordissa ja haluaa valmiiden kohteiden pysyvän näkyvästi valittuina digitaalisessa tiedostossa.

Vaihtoehto 2: Tee mallista täytettävä Wordissa

Tulostettavan mallin ei tarvitse olla staattinen. Microsoft Word tukee sisällön hallintatoimintoja valintaruuduille, tekstikentille, päivämäärävalitsimille ja avattaville luetteloille. Microsoft dokumentoi nämä hallintatoiminnot erityisesti lomakkeille, jotka käyttäjät voivat täyttää ja tallentaa tai tulostaa. Katso Microsoftin opas täytettävien lomakkeiden luomiseen Wordissa .

Tapahtumasuunnittelulomakkeessa hyödyllisiä täytettäviä kenttiä voivat olla:

• Tapahtuman päivämäärä ja paikka
• Suunnittelijan tai koordinaattorin nimi
• Odotettu osallistujamäärä
• Toimittajan tila, kuten Ei otettu yhteyttä, Tarjous tehty, Varattu tai Maksettu
• Talletuksen eräpäivä
• Viimeinen maksupäivä
• Tapahtuman tila, kuten Suunnittelussa, Vahvistettu, Valmis tai Peruutettu

Hyötynä on johdonmukaisuus: käyttäjät valitsevat valmiiksi määritettyjä vaihtoehtoja sen sijaan, että kirjoittaisivat hieman erilaisia ​​tilatunnisteita koko dokumenttiin. Haittapuolena on asennusaika. Yksinkertainen tulostettava tarkistuslista on nopeampi luoda ja usein helpompi satunnaisille käyttäjille.

Suositus: Käytä sisällönsäätimiä, kun tiimi tai asiakas käyttää mallia uudelleen. Kertaluonteisessa henkilökohtaisessa tapahtumassa yksinkertaiset taulukot ja tulostettavat laatikot riittävät yleensä.

Mitä tapahtumasuunnittelun tarkistuslistaan ​​kuuluu?

Yhtä ainoaa yleismaailmallista tapahtuma-aikataulua ei ole. Vuotta etukäteen varatuilla suurilla häillä ja kuuden viikon kuluttua järjestettävällä 30 hengen työpajalla ei pitäisi olla identtisiä määräaikoja. Parempi Word-malli ryhmittelee tehtävät vaiheittain, jotta voit säätää ajoitusta kirjoittamatta rakennetta uudelleen.

Suunnittelu ja strategia

• Määrittele tapahtuman tarkoitus, tavoitteet ja yleisö
• Aseta tavoitepäivämäärä ja varmennuspäivämäärä
• Arvioi läsnäolo
• Aseta alustava budjetti
• Määritä päätöksentekijät ja vastuut

Tapahtumapaikka ja logistiikka

• Tutkimus- ja kirjapaikka
• Vahvista kapasiteetti- ja esteettömyystarpeet
• Tarkista luvat, vakuutukset ja tapahtumapaikan säännöt
• Suunnittele pysäköinti ja liikenne
• Järjestä pöydät, tuolit, lavasteet, sähköt, internet ja audiovisuaaliset laitteet

Myyjät ja palvelut

• Pyydä tarjouksia
• Tarkista sopimukset
• Seuraa talletuksia ja saldoja
• Vahvista tarjoilu- ja ruokavaliovaatimukset
• Varaa viihdettä, valokuvausta, vuokrausta, vartiointia tai siivousta tarpeen mukaan

Vieraat ja viestintä

• Luo vieras- tai osallistujaluettelo
• Lähetä kutsuja tai rekisteröintitietoja
• Seuraa vastauksia
• Lähetä muistutuksia ja käytännön ohjeita
• Valmistele kylttejä, merkkejä, ohjelmia tai istumapaikkatietoja

Viimeinen viikko ja tapahtumapäivä

• Vahvista toimittajat uudelleen
• Henkilömäärän viimeistely
• Laadi maksukuoret tai maksutietueet
• Tulosta aikatauluja ja yhteystietoja
• Vahvista käyttöönotto- ja purkutehtävien vastuut
• Valmistele hätä- ja varayhteyshenkilöt
• Tarkasta paikka ennen vieraiden saapumista

Tapahtuman jälkeen

• Vahvista lopulliset laskut
• Vuokrattujen tavaroiden palautus
• Lähetä kiitosviestejä
• Kerää palautetta
• Kirjaa opitut asiat ja lopulliset todelliset kustannukset

Suositus: Poista kaikki kohdat, jotka eivät koske tapahtumaasi. Lyhyempi tarkistuslista, jota käytetään, on arvokkaampi kuin kattava dokumentti, jonka lukemisen ihmiset lopettavat.

Miten budjettiosan tulisi olla jäsennelty?

Tulostettava Word-budjetti toimii parhaiten yhteenvetona. Käytännöllisessä taulukossa voi käyttää seuraavia sarakkeita:

Word voi laskea summia taulukoiden sisällä. Microsoft dokumentoi Kaava-komennon ja kaavat, kuten =SUMMA(YLÄPUOLELLA) tai =SUMMA(VASENELLA) . Wordin laskelmat toteutetaan kuitenkin taulukkokaavakenttinä, ja Microsoft huomauttaa, että lukujen muuttaminen saattaa edellyttää tuloksen päivittämistä. Wordin verkkoversio säilyttää jo olemassa olevat kaavat, mutta ei tällä hetkellä tarjoa samaa mahdollisuutta lisätä uusia taulukkokaavoja kuin työpöytäversio Word. Katso Microsoftin Wordin taulukkolaskennan opas .

Suositus: Käytä Word-kaavoja vain yksinkertaisiin kokonaissummiin. Käytä Exceliä, jos budjetti vaatii automaattisia varianssilaskelmia, määriä, yksikköhintoja, veroja, useita maksupäiviä, suodattamista tai usein tehtäviä muutoksia.

DOCX vs. DOTX vs. PDF: mitä tiedostoa kannattaa jaella?

Näillä formaateilla on eri tarkoitukset.

Microsoftin työpöytäversion Word-dokumentaatiossa sanotaan, että uudelleenkäytettävä mallipohja voidaan tallentaa .dotx- tiedostona. Makroja tukevat mallipohjat käyttävät .dotm- tiedostopohjaa . Katso Microsoftin opas Word-asiakirjan tallentamiseen mallipohjana .

Jos tavoitteena on luotettava tulostus, PDF on usein parempi jakelukappale, koska sen asettelu on kiinteä. Microsoft-dokumenttien tallentaminen tai Word-dokumenttien muuntaminen PDF-muotoon työpöytäsovelluksista ja Wordin verkkoversiosta. Katso Microsoftin PDF-vientiohjeet .

Suositus: Säilytä muokattava DOCX- tai DOTX-päätiedosto ja vie sitten PDF-tiedosto, kun tarvitset vakaan kopion tulostusta tai jakelua varten.

Suunnitteluvalinnat, joilla on merkitystä, kun mallipohja tulostetaan

Tulostettava kalenteri tulisi optimoida sekä käsin kirjoitettavaksi että näytöllä luettavaksi. Jätä riittävästi rivikorkeutta muistiinpanoille, vältä liian kapeita sarakkeita ja pidä värikontrasti riittävän vahvana, jotta asiakirja pysyy luettavana mustavalkoisella toimistotulostimella.

Jos taulukko ulottuu useille sivuille, Word voi toistaa otsikkorivin automaattisesti myöhempien sivujen yläreunassa. Microsoft huomauttaa, että tämä toimii tulostusasettelussa ja tulostetussa asiakirjassa. Katso Microsoftin ohjeet taulukon otsikoiden toistamiseen .

Ennen mallin jakamista käytä Wordin esikatselua. Microsoft suosittelee asiakirjan esikatselua kohdasta Tiedosto > Tulosta ennen tulostamista. Katso Microsoftin Wordin tulostusopas .

Suositus: Testaa yksi kopio ennen mallin lähettämistä suurelle ryhmälle. Tarkista, jakautuvatko rivit hankalasti, onko teksti liian pientä, onko valintaruudut helppo merkitä ja sopivatko budjettisarakkeet leikkautumatta.

Minkä mallipohjan sinun pitäisi valita?

Häihin, juhliin tai henkilökohtaiseen tilaisuuteen

Käytä yhtä Word-dokumenttia, joka sisältää tulostettavan tarkistuslistan, toimittajan yhteystietotaulukon, yksinkertaisen budjettiyhteenvedon ja päiväohjelman. Se on helppo kuljettaa mukana ja yksinkertainen useiden perheenjäsenten tai vapaaehtoisten ymmärtää.

Yrityskokoukseen tai -konferenssiin

Käytä Wordia suunnittelupakettiin ja tapahtuman kulkuun, mutta käytä Exceliä tai muuta jäsenneltyä työkalua yksityiskohtaiseen rekisteröintiin, toimittajien kustannusten seurantaan ja talousseurantaan. Mitä suurempi tapahtuma, sitä arvokkaammaksi ero muuttuu.

Tapahtumasuunnitteluyritykselle

Luo uudelleenkäytettävä DOTX-master-tiedosto, jossa on sisällönohjausobjektit, vakio-osiot ja brändätyt otsikot. Pidä projektikohtaiset kustannukset erillisessä laskentataulukossa, jos projekti on taloudellisesti monimutkainen.

Voittoa tavoittelemattomaan tai yhteisötapahtumaan

Yksinkertainen DOCX- ja PDF-tiedostojen yhdistelmä on usein käytännöllinen. Vapaaehtoiset voivat muokata työtiedostoa, kun taas PDF tarjoaa kaikille vakaan tulostettavan version.

Lopputulos

Tulostettava tapahtumasuunnittelun tarkistuslista- ja budjettimalli Wordissa on tehokkain vaihtoehto, kun tarvitset asiakirjan, jonka ihmiset voivat ymmärtää nopeasti, muokata helposti ja tulostaa ilman erityistä projektinhallintaohjelmistoa. Wordin nykyiset ominaisuudet tukevat tulostettavia tai vuorovaikutteisia tarkistuslistoja, täytettäviä lomakkeita, taulukoita, peruslaskutoimituksia, uudelleenkäytettäviä malleja ja PDF-vientiä.

Tärkein kompromissi on taloudellinen monimutkaisuus. Lyhyt budjettiyhteenveto sopii mukavasti Wordiin; jatkuvasti muuttuva talousmalli kuuluu Exceliin. Monissa tapahtumissa käytännöllisin ratkaisu on siksi Wordin suunnittelupaketti ja Excelin budjettityökirja sen sijaan, että jokainen tehtävä pakotettaisiin yhteen sovellukseen.

Valitse tapahtumasi kokoon sopiva yksinkertaisin rakenne ja poista sitten tarpeettomat osiot. Keskittynyt mallipohja, jossa on selkeät vastuut, määräajat ja kustannuskentät, on hyödyllisempi kuin ylisuuri tarkistuslista, joka yrittää ennakoida kaikki mahdolliset tapahtumat.