Excel on suunniteltu tunnistamaan päivämäärän kaltaisia merkintöjä, mikä on hyödyllistä, kunnes tuotekoodi, murtoluku, osanumero tai tunniste tulkitaan hiljaisesti päivämääräksi. Laatutavoite on yksinkertainen: syöttämäsi arvon tulisi pysyä täsmälleen tarkoittamassasi arvossa, ja sen tulisi olla edelleen olemassa työkirjan tallentamisen, uudelleenavaamisen, lajittelun, suodattamisen tai tuomisen jälkeen.
Useimpien manuaalisesti syötettyjen tietojen kohdalla luotettavin ratkaisu on muotoilla kohdesolut tekstiksi ennen arvojen syöttämistä tai liittämistä . Microsoft suosittelee tätä lähestymistapaa erityisesti merkinnöille, jotka sisältävät kauttaviivoja tai yhdysviivoja. Satunnaisten yksittäisten arvojen kohdalla heittomerkki on nopeampi. CSV-tiedostojen tai muiden tuotujen tietojen kohdalla käytä tuontiohjausobjekteja tai Power Queryä, jotta kyseinen sarake käsitellään tekstinä sen sijaan, että Excelin annetaan arvata.
Muuttunut näyttötapa ei aina tarkoita samaa asiaa. Jos kirjoitat 12/2 ja solu muuttuu muotoon 2-Dec tai muuhun päivämäärämuotoon, Excel on tulkinnut merkinnän päivämääräksi. Tarkka näyttötapa riippuu aluekohtaisista asetuksistasi. Microsoft dokumentoi tämän toiminnan ja huomauttaa, että kauttaviivaan ja yhdysviivaan perustuvat merkinnät voidaan muotoilla automaattisesti päivämääriksi. Katso Microsoftin ohjeet automaattisten numeroiden päivämäärään muuttamisen pysäyttämiseen .
Hyödyllinen varmennus on napsauttaa solua ja tarkastella kaavariviä tai vaihtaa solu väliaikaisesti Yleinen-solumuotoon. Excel tallentaa todelliset päivämäärät sarjanumeroina, joten kun merkintä on muunnettu päivämääräksi, solun vaihtaminen Teksti-muotoon myöhemmin ei rekonstruoi alkuperäisiä kirjoittamiasi merkkejä. Microsoft selittää, että Excel tallentaa päivämäärät peräkkäisinä sarjanumeroina päivämäärän laskenta- ja muotoiludokumentaatiossaan .
| Testata | Hyvä tulos | Vaihda menetelmiä, jos... |
|---|---|---|
| Kirjoita päivämäärän kaltainen koodi | Solu säilyttää tarkat merkit, kuten 11–53 tai 1/47 | Excel näyttää kalenteripäivämäärän sijaan |
| Kopioi ja liitä useita arvoja | Kaikki tunnisteet säilyttävät alkuperäisen tekstinsä | Vain jotkut rivit säilyvät muuttumattomina |
| Tallenna ja avaa uudelleen | Arvot pysyvät muuttumattomina | CSV-tiedosto tai tuontivaihe muuntaa ne uudelleen |
| Käytä hakukaavoja | Tekstitunnisteet vastaavat muita tekstitunnisteita | Toinen puoli on numeerista/päivämäärätietoa ja toinen puoli tekstiä |
Tämä on paras oletusarvo, kun koko sarake sisältää tunnisteita laskettavien määrien sijaan. Esimerkkejä ovat osanumerot, tapaustunnukset, mallikoodit, murtoluvut, joiden on pysyttävä literaaleina, ja koodit, kuten 11–53.
Valitse Excel for Windowsissa solut, paina Ctrl+1 , valitse Muotoile solut -valintaikkunassa Teksti ja valitse OK. Macissa Microsoft dokumentoi Ctrl+1- tai Komento+1-näppäinyhdistelmän lukumuotoiluasetuksiin. Valitse Excelin verkkoversiossa alue ja valitse Aloitus > Lukumuotoilu > Teksti .
Syötä sitten arvot uudelleen. Hyvä tulos ei ole pelkästään se, että solut näyttävät oikein: napsauta muutamaa edustavaa solua ja varmista, että kaavarivi sisältää edelleen tarkalleen tarkoitetun tekstin. Jos valmistelet uudelleenkäytettävää laskentataulukkoa, muotoile koko syötesarake tekstiksi ennen tiedoston jakamista.
Tällä menetelmällä on kompromissi. Tekstiarvot eivät ole numeerisia arvoja, joten aritmeettiset funktiot eivät välttämättä käsittele niitä numeroina. Tämä on yleensä toivottavaa tunnusten ja koodien tapauksessa, mutta ei mittauksien tai todellisten päivämäärien tapauksessa. Jos sarake sisältää sekä tunnisteita että numeroita, joiden on osallistuttava laskutoimituksiin, harkitse niiden erottamista eri sarakkeisiin sen sijaan, että pakottaisit yhden muodon palvelemaan kahta tarkoitusta.
Jos sinun tarvitsee syöttää vain kourallinen päivämäärän kaltaisia arvoja, kirjoita heittomerkki arvon eteen, esimerkiksi '11-53 tai '1/47 . Excel tallentaa merkinnän tekstinä eikä näytä heittomerkkiä solussa. Microsoft suosittelee heittomerkkimenetelmää satunnaisiin merkintöihin ja huomauttaa, että hakufunktiot, kuten MATCH tai VLOOKUP, eivät käsittele heittomerkkiä osana näkyvää arvoa.
Tämä on hyvä menetelmä, kun nopeus on tärkeämpää kuin sarakkeen laajuinen yhdenmukaisuus. Se on hankalaa, kun mukana on satoja rivejä, kun tiedot saapuvat toisesta järjestelmästä tai kun muut käyttäjät saattavat unohtaa etuliitteen. Näissä tapauksissa muotoile kohdealue etukäteen tai hallitse tuontiprosessia itse.
Jos tavoitteena on syöttää matemaattinen murtoluku tekstimuotoisen tunnisteen säilyttämisen sijaan, Microsoft suosittelee kirjoittamaan nollan ja välilyönnin murtoluvun eteen, kuten 0 1/2 tai 0 3/4 . Excel käsittelee sitten tulosta murtolukuna päivämäärän sijaan. Etunolla ei jää näytettävään soluun.
Käytä tätä menetelmää vain, kun haluat laskettavan numeerisen murtoluvun. Jos 1/2 on tuotekoodi tai -tarra ja sen on pysyttävä täsmälleen tekstinä, käytä tekstimuotoilua tai heittomerkkiä.
CSV-tiedostot ovat yleinen ongelmalähde, koska ne eivät tallenna Excelin solumuotoja. Kun Excel avaa tai tuo tiedoston, se saattaa päätellä tietotyypit tekstistä. Toistettavia tuonteja varten valitse Tiedot > Hae tiedot > Tiedostosta > Tekstistä/CSV:stä , valitse sitten Muunna tiedot ja aseta kyseessä olevan sarakkeen tietotyypiksi Teksti Power Queryssä. Microsoft dokumentoi tämän työnkulun teksti- ja CSV-tuontiohjeissaan ja selittää, miten sarake määritetään Teksti-sarakkeeksi Power Queryn tietotyypin dokumentaatiossa .
Microsoft tarjoaa Excel for Microsoft 365:lle ja Excel 2024:lle myös automaattisen datan muuntamisen toimintoja. Tuetuissa Windows-versioissa nämä löytyvät kohdasta Tiedosto > Asetukset > Tiedot . Yksi vaihtoehto voi estää Exceliä muuntamasta jatkuvia kirjaimia ja numeroita, kuten JAN1, päivämääräksi. Toinen vaihtoehto voi varoittaa, kun CSV-tiedosto tai vastaava tiedosto on muuntamassa automaattisesti. Katso Microsoftin tietojen tuonti- ja analysointiasetukset .
On olemassa tärkeä rajoitus: tämä asetus ei tarkoita, että kaikki päivämäärän kaltaiset kuviot voidaan poistaa käytöstä globaalisti. Microsoft huomauttaa erityisesti, että välilyöntejä tai muita merkkejä, kuten JAN 1 tai JAN-1, sisältäviä merkintöjä voidaan edelleen käsitellä päivämäärinä. Sen erillinen kauttaviiva- ja yhdysviivapohjaista numeroiden syöttöä käsittelevä tukiartikkeli suosittelee edelleen solujen esimuotoilua tekstiksi. Toisin sanoen automaattisen datan muuntamisen asetukset ovat hyödyllisiä, mutta tekstimuotoilu on edelleen turvallisempi vaihtoehto, kun vaaditaan tarkkaa säilytystä.
Jos muunnos on juuri tapahtunut, Kumoa on selkein palautustapa, koska se voi palauttaa tilan ennen kuin Excel tulkitsi merkinnän. Muotoile sitten kohdesolut tekstiksi ja syötä tai liitä alkuperäiset tiedot uudelleen.
Jos työkirja on jo tallennettu ja lähdearvot eivät ole enää käytettävissä, solun muotoilun muuttaminen Tekstiksi ei palauta luotettavasti alkuperäistä kirjoitettua muotoa. Kun Excel on tallentanut tunnistetun päivämäärän sarjanumerona, useat alkuperäiset merkkijonot voivat mahdollisesti vastata samaa päivämäärää kieliasetuksista ja muotoilusta riippuen. Palauta arvot alkuperäisestä CSV-tiedostosta, viennistä, tietokannasta, sähköpostista tai muusta lähdejärjestelmästä aina, kun tarkkuudella on merkitystä.
Älä arvaa manuaalisesti satoja alkuperäisiä koodeja näytetyistä päivämääristä suuren tietojoukon tapauksessa. Tuo lähdekoodi uudelleen oikealla tekstityypillä ja vertaa sitten rivimääriä ja tunnettujen tunnisteiden otosta. Tämä on nopeampaa auditoida ja aiheuttaa vähemmän todennäköisyyttä uusien virheiden syntymiseen.
Jos tavoitteena on tarkka säilytys, paras tulos saavutetaan päättämällä tietotyyppi ennen kuin Excel näkee arvot. Muotoile tunnisteet tekstiksi, käytä heittomerkkiä satunnaisille merkinnöille ja määritä tuodut sarakkeet tekstiksi Power Queryssä. Uudemmat automaattisen datan muuntamisen asetukset voivat vähentää joitakin ei-toivottuja muunnoksia, mutta ne eivät ole universaali poiskytkentäkytkin kaikille päivämäärän kaltaisille malleille.
Viimeinen testi on käytännöllinen: arvosi pitäisi pysyä muuttumattomana syöttämisen, tuonnin, tallennuksen, uudelleenavaamisen ja kaikkien siitä riippuvien jatkohakujen jälkeen. Jos näin ei ole, muuta syöttämistapaa sen sijaan, että korjaisit näyttöä toistuvasti muunnoksen jo tapahtumisen jälkeen.
Käytä tätä yksinkertaista tehtävien delegointimatriisimallia Wordissa omistajien, päätösrajojen, määräaikojen ja tarkistuspisteiden määrittämiseen ilman, että pienen tiimin työstä tulee liian monimutkaista.
Käytä tätä yksinkertaista tulostettavaa päivähoidon läsnäololomaketta kotihoitoon. Lomakkeeseen tulee lasten nimet, saapumis- ja lähtöajat, allekirjoitukset ja vinkkejä sääntöjen noudattamiseen.
Käytä tätä tulostettavaa yksisivuista markkinointistrategiapohjaa määrittääksesi paikallisen yleisösi, tarjonnan, kanavat, budjetin, viikoittaiset toimenpiteet ja mitattavissa olevat tavoitteet.
Estä Exceliä muuntamasta arvoja, kuten 1/2, 11-53 tai JAN1, päivämääriksi. Opi luotettavia korjauksia kirjoittamiseen, liittämiseen, CSV-tuontiin ja jo muunnettujen solujen käyttöön.
Build a polished real estate listing PowerPoint for free with a practical slide plan, photo, branding, accessibility, compliance, and export tips.
Korjaa Outlook, kun sähköpostia voi vastaanottaa mutta ei lähettää. Tarkista Lähtevät, offline-tila, kirjautuminen, SMTP-asetukset, profiilit ja Microsoft 365 -muutokset.
Rakenna yksinkertainen kahden viikon välein tapahtuva palkanmaksuseurantamalli Exceliin pienelle tiimille, mukaan lukien tunnit, palkat, vähennykset, tarkistusliput, yhteenvedot ja kirjanpito-ohjeet.
Luo tai mukauta tulostettava tapahtumasuunnittelun tarkistuslista ja budjettimalli Microsoft Wordissa, joka sisältää käytännön osioita, kompromisseja ja vinkkejä Wordin ja Excelin vertailuun.
Laadi yksinkertainen uusien työntekijöiden perehdytysesitys käytännöllisellä 12 dian rakenteella, joka kattaa rooliodotukset, työkalut, tietoturvan, säännöt, turvallisuuden ja ensimmäisen viikon toimenpiteet.
Vie Salesforce-yhteyshenkilöt puhtaasti Exceliin: luo oikea raportti, vie vain tiedot CSV-muodossa, tuo Power Queryn avulla, säilytä tunnisteet ja johtavat nollat, poista päällekkäisyydet turvallisesti ja varmista tulos.
