Pudotusluetteloiden luominen Microsoft Excelin tietojen validoinnin avulla

Tietojen validoinnin avulla voit tehdä asioita, joihin liittyy monimutkaisia ​​mukautettuja asetuksia, kuten kehottaa käyttäjiä valitsemaan vaihtoehdon luettelosta tai rajoittamaan soluja tiettyihin tietotyyppeihin. Siitä on hyötyä, kun sinun on pidettävä Microsoft Excel -tietosi johdonmukaisina ja standardoituina.

Tänään näytän sinulle, kuinka voit luoda avattavan luettelon soluun Data Validationin avulla. Vaikka otan kuvakaappauksia Excel 2016:lla, vaiheet ovat samat, jos käytät vanhempia versioita. Vaiheet ovat samat myös Microsoft 365 (entinen O365) -ohjelmistopaketin Excelin nykyaikaisissa versioissa .

Luo tietotaulukko ja vaihtoehtoluettelo

Määritä ensin perustietotaulukko. Voit joko kirjoittaa tietosi manuaalisesti tai kopioida ja liittää ne toisesta lähteestä.

Seuraavaksi aiomme syöttää vaihtoehtoluettelon avattavaan luetteloon. Voit tehdä sen, kun määrität tietojen vahvistuksen tai määrität luettelon toisessa paikassa samassa laskentataulukossa tai toisessa laskentataulukossa.

Tässä esimerkissä luetellaan toisen laskentataulukon avattavan luettelon vaihtoehdot, joten napsauta jotakin Excel-ikkunan alaosassa olevista laskentataulukon välilehdistä.

Kirjoita jokainen vaihtoehto sarakkeeseen (tai riviin), yksi vaihtoehto soluun. Palaa sitten tietojesi sisältävään laskentataulukkoon.

Ota käyttöön valittujen solujen tietojen validointi

Tässä esimerkissä haluamme lisätä avattavia luetteloita Rating - sarakkeeseen tai sarakkeeseen B . Valitse solut, joihin haluat lisätä avattavat luettelot. Meidän tapauksessamme valitsimme B2 - B10 .

Napsauta sitten Tiedot -välilehteä.

Napsauta Tietotyökalut - osiossa Tietojen validointi -painiketta.

Lisää avattava luettelo valittuihin soluihin

Data Validation -valintaikkuna tulee näkyviin. Asetukset -välilehdessä voit asettaa Excelin rajoittamaan valittujen solujen merkinnät päivämääriin, numeroihin, desimaaleihin, aikoihin tai tiettyyn pituuteen.

Valitse esimerkissämme Luettelo avattavasta Salli-luettelosta luodaksesi avattavan luettelon jokaiseen valittuun soluun .

Valitse pudotusvalikon vaihtoehtojen lähde

Nyt meidän on määritettävä vaihtoehtojen lähde jokaisessa avattavassa luettelossa. Voit tehdä tämän kahdella tavalla. Ensimmäinen menetelmä sisältää vaihtoehtojen kirjoittamisen manuaalisesti Source- ruutuun pilkuilla erotettuina. Tämä voi viedä aikaa, jos sinulla on pitkä luettelo kohteista.

Aiemmin tässä artikkelissa loimme luettelon kohteista erilliseen laskentataulukkoon. Käytämme nyt tätä luetteloa avattavan luettelon täyttämiseen jokaisessa valitussa solussa. Tämä toinen menetelmä on helppo hallita. Voit myös piilottaa valinnat sisältävän laskentataulukon (napsauta hiiren kakkospainikkeella laskentataulukon välilehteä ja valitse Piilota ), kun jaat työkirjan käyttäjillesi.

Voit lisätä luettelon erillisestä laskentataulukosta avattavaan luetteloosi napsauttamalla lähderuudun oikealla puolella olevaa ylänuolta .

Tietojen tarkistus -valintaikkuna kutistuu vain Lähde- ruutuun, ja voit käyttää työkirjaasi valintaikkunan alta. Napsauta avattavan luettelon vaihtoehdot sisältävän laskentataulukon välilehteä.

Valitse seuraavaksi vaihtoehdot sisältävät solut. Työtaulukon nimi ja solualue vaihtoehdoineen lisätään Data Validation -valintaikkunan Lähde -ruutuun .

Napsauta lähderuudun oikealla puolella olevaa alanuolta hyväksyäksesi syötteen ja laajentaaksesi valintaikkunan.

Lisää syöttöviesti

Voit lisätä valinnaisen viestin avattavaan luetteloon. Ehkä haluat näyttää ohjeviestin tai vinkin. Viesti on hyvä pitää lyhyenä.

Jos haluat lisätä viestin, joka tulee näkyviin, kun avattavan luettelon sisältävä solu valitaan, napsauta Syötä viesti -välilehteä. Kirjoita seuraavaksi otsikko ja syöttöviesti ruutuihin.

Lisää virheilmoitus

Toinen vaihtoehto avattavassa luettelossa on virheilmoitus, joka tulee näkyviin, kun käyttäjä yrittää syöttää tietoja, jotka eivät vastaa vahvistusasetuksia. Esimerkissämme virhesanoma tulee näkyviin, kun joku kirjoittaa soluun vaihtoehdon, joka ei vastaa mitään esiasetetuista vaihtoehdoista.

Voit lisätä virheilmoituksen napsauttamalla Error Alert -välilehteä. Virhevaroituksen tyylin oletusasetus on Stop . Voit myös valita Varoitus tai Tiedot . Hyväksy tässä esimerkissä oletusasetus Pysäytä avattavassa Tyyli -luettelossa.

Kirjoita virheilmoituksen otsikko ja virheviesti . _ Virheilmoitus on parasta pitää lyhyenä ja informatiivisena. Napsauta OK .

Käytä uutta avattavaa luetteloasi

Kun nyt napsautat solua, johon olet lisännyt tietojen vahvistusluettelon, avattava luettelo tulee näkyviin, ja voit valita vaihtoehdon.

Jos lisäsit syöttöviestin avattavaan luetteloon, se tulee näkyviin, kun valitset avattavan luettelon sisältävän solun.

Jos yrität syöttää vaihtoehdon, joka ei vastaa mitään esiasetetuista vaihtoehdoista, määrittämäsi Error Alert tulee näkyviin valintaikkunaan.

Kuinka olet käyttänyt Excelin avattavia luetteloita? Kerro meille kommenteissa. Tutustu myös muihin Microsoft Office -vinkkeihimme  ja opetusohjelmaamme avattavien valikoiden luomiseksi Google Sheetsissä .