Aloittelijoille tai ammattilaisille Microsoft Outlook sisältää monia ominaisuuksia, joiden avulla voit parantaa tuottavuuttasi. Tässä on joitain tärkeitä vinkkejä työnkulkusi ja tuottavuuden parantamiseksi Outlook for Macin, Office 365:n tai verkkoversion avulla.
Asetussäännöt
Säännöt voivat auttaa sinua automatisoimaan viestiesi hallinnan, olipa kyseessä roskapostin estäminen tai tiettyjen viestien siirtäminen kansioon. Voit esimerkiksi siirtää kaikki pomosi viestit tiettyyn kansioon, jotta et koskaan menetä niitä. Outlookin täysversiolla voit luoda melko monimutkaisia sääntöjä.
Tässä on yksinkertainen sääntö, jonka mukaan siirrän viestejä vastaanottajakansiosta. Valitse viesti vastaanottajalta, napsauta Aloitus -välilehteä ja napsauta Säännöt > Luo sääntö .
Valitse valintaruutu Vastaanottajalta ja sitten Siirrä kohde kansioon. Valitse olemassa oleva kansio tai luo uusi. Valitse se ja napsauta OK. Voit suorittaa säännön heti tai myöhemmin. Voit määrittää sääntöjä vastaanottamaan hälytyksen, kun saat sähköpostin tietystä vastaanottajasta tai viestejä, joissa on tiettyjä sanoja. Katso, kuinka voit siirtää uusia viestejä tiettyyn kansioon .
Lisäksi Outlook.comiin lisättiin pari vuotta sitten edistyneitä sääntöjä.
Käytä väriluokkia ja lippuja
Väri- ja luokat-ominaisuuden avulla voit priorisoida ja keskittyä olennaiseen. Valitse viesti ja napsauta Luokittele-valikkoa ja valitse sitten sopiva väri. Voit mukauttaa nämä värit tiettyyn tarkoitukseen. Napsauta Luokat > Kaikki luokat > valitse väri ja sitten Nimeä uudelleen. Voit myös määrittää näppäimistökomentoja, jotta voit merkitä viestin nopeasti.
Seurantalippu voi myös auttaa sinua muistamaan viestit, jotka sinun on katsottava, kun sinulla on aikaa. Kun merkitset sähköpostiviestin, se näkyy tehtäväluettelossasi ja tehtäväluettelossasi, jotta voit muistaa käsitellä sitä.
Ajoita käyttämällä viivästynyttä toimitusta
Outlookin avulla voit lykätä sähköpostin toimittamista tiettyyn aikaan päivästä. Tämä ominaisuus on kätevä, jos tiedät, että vastaanottaja ei saa viestiäsi ennen tiettyä aikaa. Jos tiedät, että käyttäjä tarkistaa sähköpostit noin kello 3.00, luo uusi viesti ja napsauta sitten Asetukset -kohdassa olevaa Viive toimitusta -painiketta . Tee tarvittavat muutokset toimitusasetuksiin, kuten Älä toimita ennen päivämäärää ja kellonaikaa.
Luo hakukansio
Hakukansio on tehokas tapa lajitella viestejäsi ja tuoda järkeä postilaatikkoosi. Voit esimerkiksi luoda hakukansion viesteille, joita haluat seurata, tai merkitä viestit tietyiltä ihmisiltä, ryhmiltä tai luetteloilta.
Napsauta Kansio - välilehteä, napsauta Uusi hakukansio ja valitse luotavan hakukansion tyyppi jostakin ryhmästä. Valitse sähköpostikansio ja napsauta OK. Navigointiruutuun luodaan hakukansio. Kaikki viestit, jotka päätän seurata, ovat saatavilla siellä, kun tarvitsen niitä.
Aseta roskapostisuodattimen taso
Roskaposti voi hidastaa sitä, kuinka monta tuottavaa sähköpostia saat päivän aikana. Outlookin roskapostisuodattimen avulla voit minimoida sen vaikutuksen. Napsauta Koti-välilehteä, napsauta Roskaposti-valikkoa Poista-ryhmässä ja napsauta Roskapostiasetukset.
Suosittelen aloittamaan ensin Matala-asetuksella ja katsomaan, kuinka se toimii. Jos roskapostiviestit ovat liian aggressiivisia, voit siirtyä korkeampaan vaihtoehtoon. Jos suodatin merkitsee vahingossa tärkeän viestin, jätän Poista pysyvästi -vaihtoehdon valitsematta.
Luo varmuuskopiot PST-tiedostosta
Outlook on järjestelmä, ja sekin voi epäonnistua. Henkilökohtaisen kansion terveen varmuuskopion ylläpitäminen voi varmistaa sujuvan palautuksen vioittumisen, järjestelmävian tai muun odottamattoman ongelman sattuessa.
Outlook 2013:lla tai Outlook 2016:lla (tai uudemmalla) luodut Outlook-datatiedostot (.pst) tallennetaan tietokoneellesi Documents\Outlook Files -kansioon . Jos päivitit Outlookiin PC- tai Mac-tietokoneessa, jossa oli jo Outlook 2007:ssä tai aikaisemmassa luotuja datatiedostoja, nämä tiedostot tallennetaan eri paikkaan piilotettuun kansioon osoitteessa C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook .
Offline-tilassa oleva Outlook-datatiedosto (.ost) tallennetaan myös kansioon C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook . Suurin osa tiedoista jää palvelimelle; kuitenkin kaikki paikallisesti tallennetut kohteet tulee varmuuskopioida. Esimerkiksi kalenteri, yhteystiedot, tehtävät ja kaikki vain paikallisiksi merkityt kansiot. Lisätietoja PST-kansioiden luomisesta ja varmuuskopioinnista on seuraavissa artikkeleissa:
Saatat myös olla kiinnostunut Outlookin väliaikaisen OLK-kansion löytämisestä .
Ota Poissa-vastaukset käyttöön
Olitpa poissa toimistosta suurimman osan päivästä tai lomalla kuukauden, Poissaolo-vastauksen määrittäminen voi kertoa kontakteillesi, että et ole tavoitettavissa. Out of Office Assistantin käyttäminen vähentää paljon melua postilaatikossasi, kun he yrittävät tavoittaa sinut ilman välitöntä vastausta. Se myös vähentää postilaatikkosi siivoamista, kun palaat. Napsauta Tiedosto > Tiedot > Automaattiset vastaukset .
Valitse Lähetä automaattiset vastaukset -valintaruutu ja määritä sitten ajanjakso, jolloin haluat tämän viestin lähetettävän. Voit myös lähettää tämän viestin organisaatiossa tai sen ulkopuolella oleville kollegoille.
Jos käytät Outlook for iOS:ää, napauta Asetukset, napauta Exchange-palvelinta ja napauta sitten Automaattiset vastaukset . Ota automaattiset vastaukset käyttöön ja kirjoita henkilökohtainen viesti.
Ilmoitusten hallinta
Outlookin työpöytäilmoitukset voivat olla ylivoimaisia ja häiritä sinua. Yksi vaihtoehto on poistaa ne käytöstä. Mykistä ne napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella Outlook-kuvaketta tehtäväpalkin ilmoitusalueella ja valitsemalla sitten Näytä uuden sähköpostin työpöytähälytys. Katso Outlookin vanhempien versioiden osalta artikkelimme Outlookin työpöytähälytysten poistamisesta käytöstä .
Outlook Mobile -vinkkejä
Jos käytät Outlookin mobiiliversiota, tässä on joitain vinkkejä, joiden avulla voit pysyä tuottavana tien päällä.
Vaihda henkilökohtaisen ja työkalenterin välillä.
Napauta Kalenteri-välilehteä, napauta sitten hampurilaisvalikkoa ja napauta sitten työ- tai henkilökohtaista kalenteriasi.
Varaa Skype-puhelu Outlook for iOS -sovelluksella
Napauta Kalenteri, luo uusi pari ja anna tapahtumalle nimi. Napauta Ihmiset ja lisää sitten ihmiset, jotka haluat kutsua. Pyyhkäise alas ja kytke päälle Skype-puhelu, napauta sitten Skype-puhelulinkkiä, kirjoita kuvaus ja napauta sitten Valmis . Viimeistele napauttamalla Tallenna.
Lähetä saatavuus
Luo uusi viesti ja napauta kalenteritapahtumaa.
Napauta lähetyksen saatavuus, valitse sopiva aika ja sitten Valmis.
Lähetä viestisi.
Viimeaikaiset päivitykset Outlook for Windowsiin tai Maciin lisäsivät joitain uusia ominaisuuksia. Tutustu artikkeliimme saadaksesi lisätietoja siitä, kuinka voit hyödyntää näitä uusia ominaisuuksia. Tutustu myös artikkeliimme, jossa on luettelo Outlookin näppäimistökomennoista Mac-käyttäjille.
Luo selkeä voittoa tavoittelemattoman organisaation vuosikertomus PowerPointissa ilmaisen mallin, käytännöllisen diarakenteen, vaikuttavuusmittareiden, taloustietojen ja lahjoittajille tarkoitettujen esitysvinkkien avulla.
Rakenna clean tech -alan startup-sijoittajan pitch-deck PowerPointilla käytännöllisellä diarakenteella, näyttöön perustuvalla viestinnällä, saavutettavalla suunnittelulla ja vähemmillä häiriötekijöillä.
Käytä tätä yksinkertaista tehtävien delegointimatriisimallia Wordissa omistajien, päätösrajojen, määräaikojen ja tarkistuspisteiden määrittämiseen ilman, että pienen tiimin työstä tulee liian monimutkaista.
Käytä tätä yksinkertaista tulostettavaa päivähoidon läsnäololomaketta kotihoitoon. Lomakkeeseen tulee lasten nimet, saapumis- ja lähtöajat, allekirjoitukset ja vinkkejä sääntöjen noudattamiseen.
Käytä tätä tulostettavaa yksisivuista markkinointistrategiapohjaa määrittääksesi paikallisen yleisösi, tarjonnan, kanavat, budjetin, viikoittaiset toimenpiteet ja mitattavissa olevat tavoitteet.
Estä Exceliä muuntamasta arvoja, kuten 1/2, 11-53 tai JAN1, päivämääriksi. Opi luotettavia korjauksia kirjoittamiseen, liittämiseen, CSV-tuontiin ja jo muunnettujen solujen käyttöön.
Build a polished real estate listing PowerPoint for free with a practical slide plan, photo, branding, accessibility, compliance, and export tips.
Korjaa Outlook, kun sähköpostia voi vastaanottaa mutta ei lähettää. Tarkista Lähtevät, offline-tila, kirjautuminen, SMTP-asetukset, profiilit ja Microsoft 365 -muutokset.
Rakenna yksinkertainen kahden viikon välein tapahtuva palkanmaksuseurantamalli Exceliin pienelle tiimille, mukaan lukien tunnit, palkat, vähennykset, tarkistusliput, yhteenvedot ja kirjanpito-ohjeet.
Luo tai mukauta tulostettava tapahtumasuunnittelun tarkistuslista ja budjettimalli Microsoft Wordissa, joka sisältää käytännön osioita, kompromisseja ja vinkkejä Wordin ja Excelin vertailuun.
