Paranna Outlookin tuottavuuden työnkulkua näillä vinkeillä

Aloittelijoille tai ammattilaisille Microsoft Outlook sisältää monia ominaisuuksia, joiden avulla voit parantaa tuottavuuttasi. Tässä on joitain tärkeitä vinkkejä työnkulkusi ja tuottavuuden parantamiseksi Outlook for Macin, Office 365:n tai verkkoversion avulla.

Asetussäännöt

Säännöt voivat auttaa sinua automatisoimaan viestiesi hallinnan, olipa kyseessä roskapostin estäminen tai tiettyjen viestien siirtäminen kansioon. Voit esimerkiksi siirtää kaikki pomosi viestit tiettyyn kansioon, jotta et koskaan menetä niitä. Outlookin täysversiolla voit luoda melko monimutkaisia ​​sääntöjä.

Tässä on yksinkertainen sääntö, jonka mukaan siirrän viestejä vastaanottajakansiosta. Valitse viesti vastaanottajalta, napsauta Aloitus -välilehteä ja napsauta Säännöt > Luo sääntö .

Valitse valintaruutu Vastaanottajalta ja sitten Siirrä kohde kansioon. Valitse olemassa oleva kansio tai luo uusi. Valitse se ja napsauta OK. Voit suorittaa säännön heti tai myöhemmin. Voit määrittää sääntöjä vastaanottamaan hälytyksen, kun saat sähköpostin tietystä vastaanottajasta  tai viestejä, joissa on tiettyjä sanoja. Katso, kuinka voit siirtää uusia viestejä tiettyyn kansioon .

Lisäksi Outlook.comiin lisättiin pari vuotta sitten edistyneitä sääntöjä.

Käytä väriluokkia ja lippuja

Väri- ja luokat-ominaisuuden avulla voit priorisoida ja keskittyä olennaiseen. Valitse viesti ja napsauta Luokittele-valikkoa ja valitse sitten sopiva väri. Voit mukauttaa nämä värit tiettyyn tarkoitukseen. Napsauta Luokat > Kaikki luokat > valitse väri ja sitten Nimeä uudelleen. Voit myös määrittää näppäimistökomentoja, jotta voit merkitä viestin nopeasti.

Seurantalippu voi myös auttaa sinua muistamaan viestit, jotka sinun on katsottava, kun sinulla on aikaa. Kun merkitset sähköpostiviestin, se näkyy tehtäväluettelossasi ja tehtäväluettelossasi, jotta voit muistaa käsitellä sitä.

Ajoita käyttämällä viivästynyttä toimitusta

Outlookin avulla voit lykätä sähköpostin toimittamista tiettyyn aikaan päivästä. Tämä ominaisuus on kätevä, jos tiedät, että vastaanottaja ei saa viestiäsi ennen tiettyä aikaa. Jos tiedät, että käyttäjä tarkistaa sähköpostit noin kello 3.00, luo uusi viesti ja napsauta sitten Asetukset -kohdassa olevaa Viive toimitusta -painiketta . Tee tarvittavat muutokset toimitusasetuksiin, kuten Älä toimita ennen päivämäärää ja kellonaikaa.

Luo hakukansio

Hakukansio on tehokas tapa lajitella viestejäsi ja tuoda järkeä postilaatikkoosi. Voit esimerkiksi luoda hakukansion viesteille, joita haluat seurata, tai merkitä viestit tietyiltä ihmisiltä, ​​ryhmiltä tai luetteloilta.

Napsauta Kansio - välilehteä, napsauta Uusi hakukansio ja valitse luotavan hakukansion tyyppi jostakin ryhmästä. Valitse sähköpostikansio ja napsauta OK. Navigointiruutuun luodaan hakukansio. Kaikki viestit, jotka päätän seurata, ovat saatavilla siellä, kun tarvitsen niitä.

Aseta roskapostisuodattimen taso

Roskaposti voi hidastaa sitä, kuinka monta tuottavaa sähköpostia saat päivän aikana. Outlookin roskapostisuodattimen avulla voit minimoida sen vaikutuksen. Napsauta Koti-välilehteä, napsauta Roskaposti-valikkoa Poista-ryhmässä ja napsauta Roskapostiasetukset.

Suosittelen aloittamaan ensin Matala-asetuksella ja katsomaan, kuinka se toimii. Jos roskapostiviestit ovat liian aggressiivisia, voit siirtyä korkeampaan vaihtoehtoon. Jos suodatin merkitsee vahingossa tärkeän viestin, jätän Poista pysyvästi -vaihtoehdon valitsematta.

Luo varmuuskopiot PST-tiedostosta

Outlook on järjestelmä, ja sekin voi epäonnistua. Henkilökohtaisen kansion terveen varmuuskopion ylläpitäminen voi varmistaa sujuvan palautuksen vioittumisen, järjestelmävian tai muun odottamattoman ongelman sattuessa.

Outlook 2013:lla tai Outlook 2016:lla (tai uudemmalla) luodut Outlook-datatiedostot (.pst) tallennetaan tietokoneellesi Documents\Outlook Files -kansioon . Jos päivitit Outlookiin PC- tai Mac-tietokoneessa, jossa oli jo Outlook 2007:ssä tai aikaisemmassa luotuja datatiedostoja, nämä tiedostot tallennetaan eri paikkaan piilotettuun kansioon osoitteessa C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook .

Offline-tilassa oleva Outlook-datatiedosto (.ost) tallennetaan myös kansioon C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook . Suurin osa tiedoista jää palvelimelle; kuitenkin kaikki paikallisesti tallennetut kohteet tulee varmuuskopioida. Esimerkiksi kalenteri, yhteystiedot, tehtävät ja kaikki vain paikallisiksi merkityt kansiot. Lisätietoja PST-kansioiden luomisesta ja varmuuskopioinnista on seuraavissa artikkeleissa:

• Kuinka luoda PST-kansio Outlookissa
• Luo PST-kansio Outlook 2013:ssa
• Mitä ovat Outlookin PST-kansiot ja miten niitä käytetään
• Korjaa vioittunut PST-kansio Outlookissa

Saatat myös olla kiinnostunut Outlookin väliaikaisen OLK-kansion löytämisestä .

Ota Poissa-vastaukset käyttöön

Olitpa poissa toimistosta suurimman osan päivästä tai lomalla kuukauden, Poissaolo-vastauksen määrittäminen voi kertoa kontakteillesi, että et ole tavoitettavissa. Out of Office Assistantin käyttäminen  vähentää paljon melua postilaatikossasi, kun he yrittävät tavoittaa sinut ilman välitöntä vastausta. Se myös vähentää postilaatikkosi siivoamista, kun palaat. Napsauta Tiedosto > Tiedot > Automaattiset vastaukset .

Valitse Lähetä automaattiset vastaukset -valintaruutu ja määritä sitten ajanjakso, jolloin haluat tämän viestin lähetettävän. Voit myös lähettää tämän viestin organisaatiossa tai sen ulkopuolella oleville kollegoille.

Jos käytät Outlook for iOS:ää, napauta Asetukset, napauta Exchange-palvelinta ja napauta sitten Automaattiset vastaukset . Ota automaattiset vastaukset käyttöön ja kirjoita henkilökohtainen viesti.

Ilmoitusten hallinta

Outlookin työpöytäilmoitukset voivat olla ylivoimaisia ​​ja häiritä sinua. Yksi vaihtoehto on poistaa ne käytöstä. Mykistä ne napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella Outlook-kuvaketta tehtäväpalkin ilmoitusalueella ja valitsemalla sitten Näytä uuden sähköpostin työpöytähälytys. Katso Outlookin vanhempien versioiden osalta artikkelimme Outlookin työpöytähälytysten poistamisesta käytöstä .

Outlook Mobile -vinkkejä

Jos käytät Outlookin mobiiliversiota, tässä on joitain vinkkejä, joiden avulla voit pysyä tuottavana tien päällä.

Vaihda henkilökohtaisen ja työkalenterin välillä.

Napauta Kalenteri-välilehteä, napauta sitten hampurilaisvalikkoa ja napauta sitten työ- tai henkilökohtaista kalenteriasi.

Varaa Skype-puhelu Outlook for iOS -sovelluksella

Napauta Kalenteri, luo uusi pari ja anna tapahtumalle nimi. Napauta Ihmiset ja lisää sitten ihmiset, jotka haluat kutsua. Pyyhkäise alas ja kytke päälle Skype-puhelu, napauta sitten Skype-puhelulinkkiä, kirjoita kuvaus ja napauta sitten Valmis . Viimeistele napauttamalla Tallenna.

Lähetä saatavuus

Luo uusi viesti ja napauta kalenteritapahtumaa.

Napauta lähetyksen saatavuus, valitse sopiva aika ja sitten Valmis.

Lähetä viestisi.

Viimeaikaiset päivitykset Outlook for Windowsiin tai Maciin lisäsivät joitain uusia ominaisuuksia. Tutustu artikkeliimme saadaksesi lisätietoja siitä, kuinka voit hyödyntää näitä uusia ominaisuuksia. Tutustu myös artikkeliimme, jossa on  luettelo Outlookin näppäimistökomennoista Mac-käyttäjille.