Microsoftin uuden Outlookin FindTime-apuohjelman käyttäminen

Microsoftin Garage Team julkaisi uuden lisäosan Microsoft Outlook Personal Information Managerille, jonka avulla on helppo löytää aikaa tapaamisen järjestämiseen kollegoiden kanssa. Kokouksen ajoittaminen, joka on yleinen toiminta organisaatioissa, edellyttää usein Outlook-kalenterin selailua vapaiden aikojen löytämiseksi. FindTimen avulla se tekee suurimman osan työstä puolestasi. Katsotaanpa sen asentamista ja määrittämistä.

Ennen asennusta:

• Käytössä on oltava Outlook 2013 tai uudempi
• Sinulla on Office 365 -tili – ei vaadita osallistujalta.
• Sulje Outlook ennen asennusta

 Asenna se siirtymällä osoitteeseen https://findtime.microsoft.com/ .

Kirjaudu sisään Office 365 -tililläsi ja odota, kunnes apuohjelma on asennettu.

Kun asennus on valmis, käynnistä Microsoft Outlook ja kirjoita uusi viesti. Napsauta valintanauhasta Officen lisäosat ja sitten FindTime.

Jos et näe sitä, varmista, että olet kirjautunut Office 365 -tilillesi . Huomasin, että se ei näkynyt aluksi. Tarkista se napsauttamalla Tiedosto > Office-tili > Vaihda tiliä ja antamalla tunnistetietosi. Käynnistä sitten Outlook uudelleen, odota, kunnes asetukset synkronoidaan, ja yritä lisätä FindTime-apuohjelma.

Kun se tulee näkyviin, napsauta Linkitä nyt -painiketta ja kirjaudu sisään Microsoft-tilillesi uudelleen pyydettäessä.

Odota, kunnes FindTime etsii sopivia aikoja. Valitse sitten kokouksen kesto luetteloruudusta. Voit sopia kokouksen saatavuuden tai ajan mukaan. Kun FindTime löytää sopivan ajan, napsauta jotakin käytettävissä olevista vaihtoehdoista ja napsauta sitten Seuraava.

Valitse sijaintisi; tässä tapauksessa olen valinnut Skypen, mutta voit halutessasi valita fyysisen sijainnin. Napsauta sitten Lisää sähköpostiin , kun olet valmis, ja odota, kunnes kutsusi on luotu.

Näet kutsusi ja sen järjestäjän, keston, sijainnin ja vaihtoehdot, joista vastaanottaja voi valita. Jos haluat tehdä muutoksia, napsauta Painosasetukset-painiketta FindTime-tehtäväruudussa.

Minun on myönnettävä, että se on aluksi hieman sekava, mutta se helpottaa tapaamisten järjestämistä poistamalla ikävä osa aikatauluista ja järjestelyistä. Työpöytä Outlookin tukemisen lisäksi voit käyttää myös Outlook Webiä.