Kuinka saada tärkeät sähköpostit erottumaan Outlookissa

Melkein jokaisen toimistotyöntekijän on kohdattava joskus raskas sähköpostilaatikko. Onneksi Microsoft Outlook -käyttäjät voivat hyödyntää erilaisia ​​ominaisuuksia, jotka on suunniteltu erottamaan tärkeät sähköpostit.

Näitä ovat ehdollinen muotoilu ja väriluokat, joiden avulla voit lisätä sähköpostiisi erilaisia ​​kirjasimia ja värejä. Näin voit käyttää näitä ominaisuuksia Outlookissa.

Ehdollisen muotoilun käyttö Outlookissa

Ehdollisen muotoilun avulla voit määrittää Outlook-sähköpostien muotoilusääntöjä. Voit määrittää eri värejä, kirjasimia ja tyylejä sähköpostiviesteillesi sellaisina kuin ne näkyvät postilaatikossasi. Aloita luomalla uusi ehdollinen muotoilusääntö.

Napsauta Outlookissa  Nykyinen näkymä -luokasta Näytä > Näytä asetukset . Napsauta Lisäasetukset- ikkunassa  Ehdollinen muotoilu .

Uuden ehdollisen muotoilusäännön luominen

Outlook käyttää jo ehdollisia muotoilusääntöjä tietyissä skenaarioissa, kuten näet Ehdollisen muotoilun asetusikkunasta. Esimerkiksi lukemattomat sähköpostit näkyvät sinisellä tekstillä käyttämällä Segoe UI -fonttia.

Lisää oma ehdollinen muotoilusääntö napsauttamalla Lisää- painiketta.

Anna säännölle sopiva nimi ja valitse sitten  Fontti määrittääksesi muotoiluasetukset, kuten fontin, värin ja koon.

Vahvista  fonttiasetukset napsauttamalla OK  .

Kun säännön muotoilutyyli on asetettu, napsauta  Ehto -painiketta.

Täältä voit asettaa säännön koskemaan automaattisesti sähköposteja, jotka sisältävät tiettyjä avainsanoja, tai sähköposteihin, jotka on lähetetty tietyistä sähköpostiosoitteista.

Muotoilu sähköpostiosoitteen mukaan

Jos haluat lisätä säännön, joka koskee tietyn lähettäjän sähköposteja, kirjoita sähköpostiosoite Lähettäjä-ruutuun erottamalla useat sähköpostiosoitteet puolipisteellä. Voit käyttää tätä kaikkiin yhdestä sivustosta lähetettyihin sähköposteihin kirjoittamalla @domain.com ja korvaamalla domain.com oikealla verkkotunnuksella.

Voit tehdä tämän myös lähettämillesi sähköpostiviesteille kirjoittamalla sähköpostiosoitteen Lähetä- kenttään .

Muotoilu avainsanahaun mukaan

Jos haluat soveltaa ehdollista muotoilusääntöä sanoja sisältäviin sähköposteihin, kirjoita avainsana (tai avainsanat) Hae sanoja -ruutuun.

Valitse alla olevasta avattavasta valikosta Vain aihekenttä -vaihtoehto, jos haluat etsiä vain aihekenttään valitsemiasi avainsanoja, tai Aihe-kenttä ja viestin teksti -vaihtoehto, jos haluat etsiä koko sähköpostista.

Edistyneet ehdolliset muotoilusäännöt

Voit luoda lisää monimutkaisia ​​muotoilusääntöjä Lisää vaihtoehtoja- ja Lisäasetukset- välilehdillä. Täältä voit soveltaa uutta sääntöäsi sähköposteihin niiden lukutilan, tärkeyden, seurantalipun, koon ja muiden perusteella.

Jos esimerkiksi haluat määrittää sääntösi koskemaan vain lukemattomia sähköposteja, napsauta Vain kohteet, jotka ovat -valintaruutua Lisää vaihtoehtoja -välilehdessä ja valitse sitten Lukemattomat -vaihtoehto avattavasta valikosta.

Lisäasetukset -välilehdessä  voit luoda säännöllesi tiettyjä hakuja käyttämällä lähes kaikkia saatavilla olevia Outlook-tietoja. Kentät -vaihtoehdon napsauttaminen antaa sinulle satoja vaihtoehtoja, joista valita. Yleisimmät kentät on lueteltu Usein käytetyt kentät -luokan alla.

Lisää  tämä tarkennettu hakuehto muotoilusääntöösi napsauttamalla Lisää luetteloon . Alla oleva esimerkki näyttää tarkennetun haun kaikille sähköposteille, joiden aihekentässä on sana "Ben  " .

Kun olet tyytyväinen sääntöösi, napsauta  OK vahvistaaksesi ja  sulje  sitten ehdollisen muotoilun asetusikkuna napsauttamalla OK .

Sähköpostiluokkien käyttö

Vaikka Outlook-sähköpostit on mahdollista luokitella hakukansioiden avulla , toinen tapa korostaa tärkeitä sähköposteja on käyttää luokkaa. Luokilla on erillinen nimi ja väritunniste, joten voit tarkastella niitä erikseen.

Vihreä-kelta-punainen värijärjestelmä voisi auttaa sinua priorisoimaan esimerkiksi tärkeimmät sähköpostit. Oletusarvoisesti Outlook tarjoaa luokkia sinisellä, vihreällä, oranssilla, violetilla, punaisella ja keltaisella. Voit muokata näitä tai luoda omia käyttämällä vaihtoehtoisia värejä ja nimiä.

Luokkien luominen tai muokkaaminen

Jos haluat luoda uuden luokan tai muokata olemassa olevaa, napsauta Etusivu > Luokittele > Kaikki luokat .

Luo  uusi luokka napsauttamalla Uusi . Valitse luokkasi väri avattavasta valikosta ja anna sille nimi yllä olevassa Nimi- kentässä.

Napsauta  OK tallentaaksesi luokkasi.

Luokan manuaalinen lisääminen Outlook-sähköposteihin

Jos haluat käyttää luokkaa manuaalisesti Outlook-sähköpostiin, valitse se Outlook-kansionäkymästä. Napsauta Etusivu > Luokittele ja napsauta sitten luokkaasi.

Luokkasi näkyy värillisenä neliönä Outlookin oletuskansionäkymässä kuitin ajan ja päivämäärän yläpuolella. Luokkasi nimi näkyy sähköpostin aiheen alapuolella sähköpostinäkymässä.

Jos haluat tarkastella sähköposteja luokittain, napsauta  Näytä > Luokat ja vieritä luokkaasi vastaavaan osioon.

Outlook-kategorioiden automaattinen käyttöönotto

Voit myös käyttää Outlookin sääntöjä luokkien lisäämiseen tiettyihin sähköposteihin automaattisesti. Voit tehdä sen napsauttamalla Tiedosto > Tiedot > Hallinnoi sääntöjä ja hälytyksiä .

 Napsauta Säännöt ja hälytykset -valikon  Sähköpostisäännöt -välilehdessä Uusi sääntö -painiketta.

Valitse  Käytä sääntöä vastaanottamissani viesteissä ennen kuin napsautat  Seuraava .

Valitse väriluokkasäännön hakuehdot. Jos haluat esimerkiksi soveltaa sääntöä sähköposteihin tietystä sähköpostiosoitteesta tai verkkotunnuksen nimestä, napsauta Ihmisiltä tai julkiselta ryhmältä -valintaruutua.

Napsauta alla olevalla  Vaihe 2 -alueella ehtoja uudelleen (alleviivattu sinisellä). Kirjoita  sähköpostiosoitteesi tai verkkotunnuksesi alareunan Lähettäjä -vaihtoehdon viereen.

Jos Outlook löytää sähköpostiosoitteen olemassa olevasta postilaatikostasi, valitse se näkyviin tulevasta luettelosta ja napsauta sitten  OK . Jos se ei onnistu, napsauta  Peruuta . Sääntö luodaan siitä huolimatta. Napsauta  Seuraava jatkaaksesi.

Voit määrittää säännön toiminnon seuraavassa vaiheessa. Napsauta ottaaksesi " Assign to the category category " -vaihtoehdon käyttöön Vaihe 1 -osiossa.

Valitse tälle säännölle määritettävä luokka napsauttamalla luokkaa alla olevassa  Vaihe 2 -osiossa, ennen kuin napsautat OK ja sitten  Seuraava.

Seuraavassa vaiheessa voit valita poikkeuksia tähän sääntöön. Valitse nämä, kuten yllä, tai  jatka napsauttamalla Seuraava .

Anna viimeisessä vaiheessa nimi väriluokkasäännölle ja valitse Suorita  tämä sääntö nyt viesteille, jotka ovat jo Saapuneet-laatikossa, soveltaaksesi sitä takautuvasti kaikkiin olemassa oleviin sähköposteihisi.

Luo ja suorita sääntö napsauttamalla  Valmis . Väriluokkaa sovelletaan sähköposteihisi valitsemiesi kriteerien mukaisesti.

Älä missaa tärkeitä Outlook-sähköpostiviestejäsi

Väriluokkien ja ehdollisten muotoilusääntöjen käyttäminen on loistava tapa saada lähetetyt ja vastaanottamasi tärkeät sähköpostit erottumaan Outlookissa. Älä unohda parantaa Outlookin tuottavuutta entisestään käyttämällä Outlookin lisäsääntöjä ja seurantalippuja sähköpostiketjujen ja tärkeiden tehtävien seuraamiseen.

Voit myös käyttää Outlookin pikaosia lisätäksesi nopeasti yleisiä lausuntoja sähköpostivastauksihisi.