5 syytä, miksi saatat tarvita yksityisen tiedostonjakoisännöinnin

On vaikea kuvitella modernia maailmaa ilman tiedostojen jakamista. Vaihdamme mielenkiintoisia kirjoja, videoita viimeisimmiltä lomailtamme, työasiakirjoja ja paljon muuta. Tätä varten useimmat meistä käyttävät tiedostojenjakopalvelua huomaamattaan.

Jos lähetit linkin raporttiin Google Drivessa tai latasit jotain Dropboxista, käytit tiedostonjakopalvelua.

Yleisimmät tiedostonjakoisännöinnin käyttötapaukset ovat, mutta niihin rajoittumatta:

• Henkilökohtainen media-arkisto – tämä on itsestäänselvyys, sillä me kaikki rakastamme vanhojen valokuvien katselun nostalgiaa
• Yhteistyö – artikkeleiden muokkaamiseen Google-dokumenteissa, ideoiden pohtimiseen ja samalla laskentataulukoiden sarakkeiden täyttämiseen.
• Varmuuskopiointi – tärkeiden verkkotietojen säilyttämiseen muualla.
• Tekijänoikeusloukkaus – se on ilkeä tapa, jota käytetään piraattisisällön levittämiseen, joten emme mene sen yksityiskohtiin
• Tiedostojen synkronointi – tiedoston muokkaaminen puhelimesta ja muutosten näkyminen muissa laitteissa.

Jotkut näistä skenaarioista voidaan toteuttaa julkisilla tiedostonjakopalveluilla, kun taas toiset vaativat yksityisiä tiedostonjakoratkaisuja.

Tiedostopalvelimien toiminnan ymmärtäminen auttaa sinua tekemään oikean valinnan. Pohjimmiltaan tiedostopalvelin on keskusvarasto tiedostoille, joita voidaan käyttää etänä verkon kautta. Tämä varmistaa saumattoman pääsyn ja tiedon jakamisen useiden laitteiden välillä.

Julkisia ratkaisuja käytettäessä tiedostot voidaan asettaa kaikkien saataville internetissä ilman mahdollisuutta rajoittaa tätä verkkoa, kun taas yksityiset tiedostonjakovaihtoehdot eivät ole käytettävissä missään muualla kuin yksityisessä verkossasi.

Miksi tarvitsisit sitä? Tässä on 3 tärkeintä syytä:

1 – Keskitetty hallinta

Käyttämällä julkista palvelua sinulla ei voi olla täydellistä yleiskuvaa siitä, mitä tilassasi tapahtuu. Voit varmasti tarkistaa kaikki tiedostot ja kansiot erikseen nähdäksesi, kenellä on pääsy niihin ja kuka on tehnyt viimeiset muutokset.

Yksityiset tiedostonjakoratkaisut mahdollistavat keskitetyn hallintajärjestelmän, joka valvoo kaikkia tiedostojen toimintaa, kuten avaamista, latauksia, latauksia ja muutoksia ilman, että jokaista tiedostoa tarvitsee tarkistaa erikseen.

Lisäksi on mahdollista integroida lupajärjestelmä, kuten Active Directory, avaamaan tai rajoittamaan käyttäjäryhmien tiedostojen käyttöä, mikä säästää aikaa kaikkien vaadittujen tiedostojen avaamiseen uusille työntekijöille ja rajoittaa sitä heidän poistuessaan.

2 – Nopeampi yhteistyö

Yksityisesti isännöidyt ratkaisut mahdollistavat nopeamman synkronoinnin tiedostojen välillä ja helpomman yhteistyön . Vaikka useat ihmiset voivat työstää samaa tiedostoa julkisesti, ne voivat joskus olla hitaita (muista se hetki, kun avaat raskaan laskentataulukon, muokkaat yhtä solua ja muutosten näyttäminen kestää ikuisuuden), eikä se ole mahdollista.

Yksityisillä tiedostonjakoratkaisuilla ja hajautetuilla tiedostojärjestelmillä paikallinen kopio muokataan ja muutokset synkronoidaan päätiedoston kanssa sen nopeuttamiseksi.

3 – Tietojen salaus

Yleensä et voi hallita tietojen salausasetuksia, kun käytät julkisia tiedostojen jakamisasetuksia. Se tuo mukanaan tietovuotojen riskin. Henkilötietosuojalakien, kuten GDPR:n tai CCPA:n, kanssa riittämätön salaus voi aiheuttaa paljon ongelmia.

Yksityisillä ratkaisuilla päätät salauksesta ja lisäsuojauskerroksista, kuten salasanalla suojatuista linkeistä ja haittaohjelmien torjuntaohjelmistosta, jotta voit tarkistaa saapuvat tiedostot virusten ja muiden ei-toivottujen estämiseksi. On kuin sinulla olisi kaikki valta suojata tietokonettasi, mutta laajemmassa mittakaavassa . .

Palvelimen suojauksen ja kaikkien vaatimustenmukaisuusvaatimusten täyttymisen osalta on kuitenkin erittäin suositeltavaa palkata tietoturvaasiantuntija.

4 – Hinta

Julkisista tiloista puheen ollen, ne tarjoavat riittämättömän määrän tallennustilaa ilmaiseksi ( kuten 2 Gt Dropboxille ja 15 Gt Google Drivelle ). Tämä voi olla ongelma suurille yrityksille, jotka toimivat suurilla tietomassoilla, koska niiden on jatkuvasti ostettava lisää levytilaa tai lisäpalveluita selviytyäkseen tietovirrasta. Hallitun tiedostopalvelinratkaisun valitseminen saattaa lopputuloksena olla halvempaa.   

5 – Räätälöintitarpeet 

Usein julkisissa tiedostojenjakopalveluissa on valmiita ominaisuuksia, joita ei voida mukauttaa tiettyihin organisaation tarpeisiin, kuten automaattisten ulkopuolisten varmuuskopioiden määrittäminen, tiedostojen etälataus API:n avulla tai salasanalla suojattujen linkkien vaihtaminen. Yksityisten tiedostopalvelimien tärkein etu on, että voit asentaa mukautetun tiedostonhallintaohjelmiston tarpeisiisi ja muokata järjestelmää haluamallasi tavalla.

Työhön liittyvissä tarkoituksiin yksityinen tiedostojen jakaminen näyttää olevan ainoa mahdollinen tapa. Mutta kun tulee pääkysymykseen, mikä on parempi – julkiset ilmaiset palvelut vai oman tiedostopalvelimen perustaminen, oikeaa vastausta ei ole.

Vaikka jälkimmäinen tuo sinulle enemmän turvallisuutta työskennellessäsi arkaluonteisten tietojen kanssa, se ei välttämättä ole tarpeen hauskojen kissan valokuva-arkistojen jakamiseen. Julkiset tiedostojenjakopalvelut yksinkertaistavat elämäämme merkittävästi ja voivat kattaa täysin arjen tarpeet, joten tässä kaikki riippuu käyttötapausskenaariosta