Tulostusalueen määrittäminen Excelissä: se on helppoa!

Kun työskentelet Microsoft Excelin kanssa, haluat usein määrittää tietyn laskentataulukon alueen tulostusta varten. Näin varmistetaan, että tulosteessa on vain olennaiset tiedot.

Kun opit määrittämään tulostusalueen Excelissä, hallitset tulostettavat solut, rivit tai sarakkeet. Tämä on erityisen hyödyllistä käsiteltäessä suuria tai monimutkaisia ​​laskentataulukoita.

Tämä artikkeli näyttää, miten:

· Määritä tulostusalue Excelissä

· Määritä useita tulostusalueita

· Muokkaa, tyhjennä tai ohita olemassa olevia tulostusalueita

Sisällysluettelo

• Tulostusalueen perusteiden ymmärtäminen
  • Sivun asettelu -välilehden käyttäminen
• Tulostusalueelle lisättävien solujen valitseminen
• Tulostusalueen asettaminen Excelissä
  • Kuinka asettaa useita tulostusalueita
• Tulostusalueen tarkistaminen Excelissä
  • 1. Sivun asettelunäkymä
  • 2. Tulostuksen esikatselu
  • Sivun asetukset -valintaikkuna
• Excelin lisäasetukset
  • 1. Tulosta otsikot
  • 2. Skaalausasetukset
  • 3. Ruudukkoviivat ja otsikot
• Tulostusalueiden manipulointi
  • Yhden tai useamman tulostusalueen tyhjentäminen
  • Olemassa olevan tulostusalueen muokkaaminen
  • Ohita tulostusalue
• Viimeinen Sana

Tulostusalueen perusteiden ymmärtäminen

Oletusarvoisesti Excel tulostaa koko laskentataulukon. Jos tarvitset vain osan laskentataulukon tiedoista, eli tulostusalueen, tarpeettomia sivuja voidaan tulostaa.

Excelin tulostusalue määrittää yhden tai useamman solualueen, jotka valitset tulostettavaksi. Kun määrität tulostusalueen, vain tulostettavat tiedot näkyvät lopullisella tulostetulla arkilla.

Oletetaan, että sinulla on suuri Excel-taulukko, jossa on tietoja useista riveistä ja sarakkeista. Koko arkki voi tulostua useille sivuille, mutta saatat haluta vain pienen osan tiedoista.

Tällöin tulostusalue on ratkaisu. Se voi vähentää huomattavasti paperihävikkiä .

Toinen skenaario on, kun haluat, että yhden laskentataulukon kaksi erillistä osaa tulostetaan eri sivuille. Alla oleva video näyttää laskentataulukon, jossa on raakadataa vasemmalla ja analyysi oikealla.

Tulostusalue voi jakaa tulosteen erillisille sivuille.

Sivun asettelu -välilehden käyttäminen

Jos et ole tavallinen Excel-käyttäjä, on helppo unohtaa, missä hyödyllisimmät ominaisuudet piilevät!

Kun työskentelet tulostusalueiden kanssa, käytät Sivun asettelu -välilehteä. Tämä välilehti on ylänauhassa Koti-välilehden oikealla puolella.

Tulostusalueelle lisättävien solujen valitseminen

Ennen kuin määrität tulostusalueen, sinun on valittava solut, jotka haluat sisällyttää.

Tehdä tämä:

1. Napsauta ensimmäistä solua alueella, jonka haluat valita.

2. Pidä hiiren vasenta painiketta painettuna ja vedä kohdistin alueen viimeiseen soluun.

3. Vapauta hiiren painike. Valitut solut on nyt korostettu.

Usein haluat tulostaa vain yhden soluryhmän. Laskentataulukossa voi kuitenkin olla useampi kuin yksi ryhmittely, jotka haluat sisällyttää tulosteeseen.

Jos haluat valita useita soluryhmiä tulostettavaksi, toimi seuraavasti:

1. Aloita valitsemalla yksi alue aiempien ohjeiden mukaisesti.

2. Pidä Ctrl-näppäintä painettuna ja valitse seuraava alue.

3. Toista niin monelle soluryhmälle kuin haluat sisällyttää.    

Huomaa, että jokainen ryhmä tulostaa omalle sivulleen, kun olet määrittänyt tulostusalueen.

Tulostusalueen asettaminen Excelissä

Kun olet valinnut haluamasi soluryhmän tai -ryhmät, käytät nyt Excel-työkaluja.

1. Siirry Sivun asettelu -välilehteen.

2. Laajenna Sivun asetukset -alueen avattava Tulostusalue-valikko

3. Valitse "Aseta tulostusalue".

Tehtäväarkille tulee nyt määritetty tulostusalue, joka on merkitty katkoviivoilla. Jokainen haalea harmaa viiva osoittaa rajan. Tuloste sisältää vain tulostusalueen omalla sivullaan.

Tämä tulostusalue pysyy yleensä paikallaan, vaikka tallennat ja suljet koko työkirjan. Tämä tarkoittaa, että sinun ei tarvitse huolehtia asetusten menettämisestä, kun avaat asiakirjan uudelleen.

Kuinka asettaa useita tulostusalueita

Ei ole erityistä komentoa useiden tulostusalueiden valitsemiseen. Sen sijaan voit valita useita alueita edellisessä osiossa näytetyillä vaiheilla.

Kun olet valinnut alueet, tulosta valintasi noudattamalla samoja vaiheita tässä osiossa. Jokainen tulostusalue näkyy erillisellä sivulla.

Tulostusalueen tarkistaminen Excelissä

Kun olet asettanut yhden tai useita tulostusalueita, on hyvä idea tarkistaa, miltä tuloste näyttää ennen kuin tulostat sen paperille.

Excel tarjoaa kolme työkalua, jotka auttavat vähentämään muotoilu- tai asetteluongelmien mahdollisuutta. Ne näyttävät myös, kuinka asettelu näkyy eri sivuilla.

1. Sivun asettelunäkymä

Sivun asettelunäkymä tarjoaa yhden tavan tarkistaa, että tietosi näkyvät oikein tulosteessa. Toimi seuraavasti:

1. Valitse nauhan Näytä-välilehti.

2. Napsauta Sivun asettelu -painiketta Työkirjanäkymät -ryhmässä.

3. Tarkkaile soluja ja muotoilua sivun asettelunäkymässä.

Tämä näkymä näyttää kaikki tulostusalueet. Se tarjoaa myös sivunvaihdon esikatselun. Voit säätää reunuksia, ylä- ja alatunnisteita suoraan näkymässä.

2. Tulostuksen esikatselu

Toinen tapa varmistaa, että tulostusalue on asetettu oikein ja tiedot näkyvät oikein, on käyttää esikatselua. Tämän työkalun avulla voit tarkastella, miltä koko asiakirja näyttää tulostettuna.

Pääset tulostuksen esikatseluun seuraavasti:

1. Napsauta nauhan Tiedosto-välilehteä.

2. Valitse Tulosta tai paina näppäimistön Ctrl+P.

3. Tarkista esikatseluruudussa näkyvä asiakirja.

Tulostuksen esikatselussa voit tarvittaessa muokata tulostusasetuksia, kuten tulostussuuntaa , mittakaavaa ja paperikokoa.

Kun olet tyytyväinen esikatseluun, napsauta Tulosta-painiketta tulostaaksesi asiakirjasi nopeasti.

Sivun asetukset -valintaikkuna

Voit muokata tulostusaluetta ennen asiakirjan tulostamista käyttämällä Sivun asetukset -valintaikkunaa. Noudata näitä ohjeita Excel-laskentataulukossasi:

1. Siirry Sivun asettelu -välilehteen.

2. Napsauta Sivun asetukset -ryhmässä pientä nuolta oikeassa alakulmassa.

Pieni nuoli on helppo missata! Tämä kuva auttaa sinua:

Jokaisessa näistä työkaluista on myös pikanäppäimet pääsyä varten.

Excelin lisäasetukset

Haluat usein mukauttaa tulosteitasi selkeyden ja ulkonäön vuoksi. Tässä osiossa näytämme kolme lisätulostusasetusta, joiden avulla voit saavuttaa tarvitsemasi.

1. Tulosta otsikot

Tulostusotsikoiden avulla voit näyttää tietyt rivit tai sarakkeet jokaisella tulosteen sivulla.

Voit määrittää tulostusotsikot seuraavasti:

1. Valitse Excelissä Sivun asettelu -välilehti.

2. Napsauta Sivun asetukset -ryhmässä Tulosta otsikot.

3. Valitse rivit tai sarakkeet, jotka haluat näkyvän koko laskentataulukossa.

2. Skaalausasetukset

Skaalausasetusten avulla voit säätää tulostetun sisällön kokoa sivujesi mittojen mukaan.

Voit määrittää skaalausasetukset seuraavasti:

1. Napsauta Sivun asettelu -välilehteä.

2. Valitse Skaalaa sopivaksi -ryhmästä haluamasi skaalausvaihtoehto.

3. Ruudukkoviivat ja otsikot

Oletusarvoisesti Excel ei tulosta ruudukkoviivoja ja otsikoita (rivien numeroita ja sarakkeiden kirjaimia) sivulle. Jos haluat sisällyttää ne tulosteeseesi, toimi seuraavasti:

1. Siirry Excelin Sivun asettelu -välilehteen.

2. Valitse Sheet Options -ryhmässä Ruudukkoviivat ja/tai Otsikot -kohdan Tulosta-ruutu.

Tulostusalueiden manipulointi

Kun olet määrittänyt tulostusalueen, haluat ehkä poistaa sen tai muuttaa sitä jollakin tavalla. Näin voit tehdä sen.

Yhden tai useamman tulostusalueen tyhjentäminen

Voit tyhjentää tulostusalueen seuraavasti:

1. Valitse laskentataulukko, josta haluat tyhjentää tulostusalueen.

2. Siirry Sivun asettelu -välilehteen.

3. Napsauta Sivun asetukset -ryhmässä Tulostusalue.

4. Valitse avattavasta luettelosta Tyhjennä tulostusalue.

Kun olet suorittanut yllä olevat vaiheet, kaikki olemassa olevat tulostusalueet tyhjennetään ja koko laskentataulukko asetetaan tulostumaan oletusarvoisesti.

Olemassa olevan tulostusalueen muokkaaminen

Jos haluat muokata olemassa olevaa tulostusaluetta, toimi seuraavasti:

1. Valitse uusi solualue, jonka haluat asettaa tulostusalueeksi.

2. Siirry Sivun asettelu -välilehteen.

3. Napsauta Sivun asetukset -ryhmässä Tulostusalue.

4. Valitse avattavasta luettelosta Aseta tulostusalue.

Huomaa, että uuden alueen määrittäminen korvaa nykyisen tulostusalueen.

Ohita tulostusalue

Jos haluat tulostaa tietyt solut ja jättää tulostusalueen huomiotta, toimi seuraavasti:

1. Valitse solualue

2. Valitse vasemmanpuoleisesta valikosta "Tulosta".

3. Napsauta "Asetukset" -osiossa "Tulosta aktiiviset taulukot" -kohdan avattavaa valikkoa.

4. Valitse "Tulosta valinta".

Viimeinen Sana

Olet oppinut käyttämään Microsoft Excelin tulostusalueominaisuutta yksittäisten tai useiden alueiden tulostamiseen. Tiedät myös kuinka valita haluamasi solualue ja kuinka määrittää tulostusalue.

Näiden taitojen avulla voit tuottaa tulosteita, jotka sisältävät juuri haluamasi tiedot, mikä säästää aikaasi ja planeettaa!

Jos haluat sukeltaa Exceliin ja oppia lisää, tutustu sivuihimme ja tee sinusta Excel-ammattilainen hetkessä!