SharePoint Automate -ominaisuus | Esittely

Tässä opetusohjelmassa keskustelemme siitä, kuinka voimme käyttää automatisointiominaisuutta työnkulkujen luomiseen .

SharePointin automatisointiominaisuus voi auttaa sinua SharePointin käyttäjien, kirjastojen, luetteloiden ja työnkulkujen mikrohallinnassa.

Ennen kuin siirrymme suoraan pääaiheeseemme, keskustellaan ensin työnkuluista . Näin ymmärrät selvästi, kuinka automatisointitoiminto toimii työnkulkujen luomisessa.

Sisällysluettelo

• Työnkulku SharePointissa
• Työnkulun luominen SharePoint Automate -ominaisuuden avulla
• Työnkulun tarkistaminen ja testaus SharePointissa
• Ehdollisen työnkulun luominen SharePoint Automaten avulla
• Työnkulun tilan testaus
• Johtopäätös

Työnkulku SharePointissa

Työnkulku on yksinkertaisesti visuaalinen esitys mistä tahansa tehtävästä. ja toimintakomponentti. Triggeri on se , joka vastaa työnkulun suorittamisesta. Toisaalta toiminto on tapahtuma tai ehto, joka esiintyy työnkulussa.

SharePointia käyttää työnkulkujen kiertämiseen. Power Automaten avulla voit . Kuvittele, että sinulla on työnkulku, jossa laukaisee, kun joku tekee muutoksia luettelon kohteeseen ja toiminto saa sähköposti-ilmoituksen.

Tämä työnkulku on samanlainen kuin SharePointissa kutsumamme " hälytys ". Myöhemmin yritämme luoda joitakin hälytyksiä uudelleen Power Automaten avulla . Huomaa, että Power Automatea voidaan hyödyntää erilaisissa sovelluksissa. Tässä opetusohjelmassa keskitymme kuitenkin vain sen käyttöön SharePointissa.

Työnkulun luominen SharePoint Automate -ominaisuuden avulla

Luodaksesi työnkulun ja hyödyntääksesi SharePointin "automaatio"-ominaisuutta, siirry "Luetteloihisi " ja napsauta " Siirry " -painiketta Asiakasluettelossa .

Kun olet avannut luettelon, sinun pitäisi nähdä " Automatisointi " -ominaisuus aivan asiakasluettelon yläosassa.

Huomaa, että tämä ominaisuus toimii kaikissa luetteloissa, joissa on käyttäjätyyppinen sarake. Tässä tapauksessa meillä on Myyjä- sarake. Aloitetaan nyt työnkulun luominen, jossa jos tuote lisätään Asiakasluetteloon , meille lähetetään sähköposti-ilmoitus.

Voit tehdä tämän napsauttamalla avattavaa " Automaattinen " -valikkoa ja valitsemalla sitten " Luo sääntö " -vaihtoehto.

Kun valitset "Luo sääntö" -vaihtoehdon, Luo sääntö -ikkuna avautuu. Tämä ikkuna sisältää erilaisia ​​ehtoja, joista voit valita. Jokainen näistä ehdoista tai säännöistä toimii laukaisijana . Tässä esimerkissä valitaan " Uusi kohde on luotu " -ehto.

Sen jälkeen sinun on mukautettava ehtoa. Tätä sääntöä varten meidän ei kuitenkaan tarvitse tehdä sitä, koska meidän ei tarvitse muuttaa mitään ehtoa. Tässä tapauksessa muutamme vain sitä, kenelle ilmoitetaan, kun uusi kohde luodaan.

Määritetään sähköpostiosoitteelle arvo napsauttamalla sitä. Valitse sitten pudotusvalikosta " Minä " -vaihtoehto. Tämä tarkoittaa, että saamme ilmoituksen sähköpostitse aina, kun asiakasluetteloon luodaan uusi tuote .

Napsauta sitten Luo- painiketta viimeistelläksesi säännön mukauttaminen.

Varmista sitten, että tämä sääntö on aktiivinen asettamalla kytkin asentoon " Päällä ". Sulje sitten ikkuna.

Työnkulun tarkistaminen ja testaus SharePointissa

Jos haluat tarkistaa, onko työnkulku luotu oikein, voit napsauttaa " Automaattinen " -ominaisuutta ja valita " Hallinnoi sääntöjä " -vaihtoehdon.

Tämä vie sinut takaisin samaan ikkunaan, jonka olet nähnyt työnkulun luomisen jälkeen. Täällä voit hallita luomiasi työnkulkuja ottamalla ne käyttöön ja pois päältä.

Sulje tämä ikkuna, kun olet tarkistanut viimeksi luomasi työnkulun. Aloitetaan työnkulun testaus napsauttamalla " Uusi " -painiketta.

Täytä sitten uuden kohteen kentät.

Kun olet täyttänyt kentät, napsauta " Tallenna " lopettaaksesi kohteen luomisen.

Löytääksesi uuden kohteen, vieritämme luettelon alaosaan.

Siirry lopuksi postilaatikkoosi ja tarkista, oletko saanut sähköpostin liittyen tähän luetteloon luotuun uuteen kohteeseen.

Tarkistellessani Outlookia , sain SharePoint Onlinelta automaattisen sähköpostin, jossa sanottiin "Henry Legge lisäsi [email protected]" asiakasluetteloon . Tämä tarkoittaa, että luomamme työnkulku toimii oikein.

Niin kauan kuin työnkulku on aktiivinen, saat sähköpostiviestin aina, kun joku luo uuden kohteen Asiakkaat-luetteloon. Selvyyden vuoksi tässä esimerkissä valitsemamme työnkulun laukaisu tapahtuu silloin, kun " Uusi kohde luodaan " ja toimintona on, että saamme sähköpostin .

Ehdollisen työnkulun luominen SharePoint Automaten avulla

Edellisessä esimerkissä loimme työnkulun mukauttamatta ehtoja. Tällä kertaa luomme toisen työnkulun , mutta ehdoin. Aloitetaan napsauttamalla " Automatisoi " ja valitsemalla " Luo sääntö " -vaihtoehto.

c

Valitse sitten sääntöluettelosta vaihtoehto " A sarake muuttuu ".

Tämän vaihtoehdon avulla voit nyt mukauttaa tilasi laukaisevan . Asetan liipaisimen esimerkiksi silloin , kun Sales Associate -sarake muuttuu. Sähköpostin lähettäminen on toiminto , ja asetan sen myyntiedustajaksi. Luo työnkulku napsauttamalla Luo - painiketta .

Tässä esimerkissä jokainen Asiakkaat-luettelon nimike on yhdistetty myyjään. Jos myyntiedustaja kuitenkin irtisanotaan, johtaja on velvollinen määräämään asiakkaan uudelle myyjälle. Tämän jälkeen äskettäin määrätty myyntiedustaja saa sähköpostiviestin tästä asiasta.

Kun olet luonut työnkulun, "Hallinnoi sääntöjä" -ikkuna avautuu ja näet, että käytettävissä on 2 sääntöä, jotka sisältävät aiemmin luomamme työnkulun ja äskettäisen.

Sulje ikkuna, kun olet tarkistanut sääntöjen tilan. 

Työnkulun tilan testaus

Testatakseni kuntoamme aion valita luettelosta Jason Zelenian ja aloittaa hänen tietueensa muokkaamisen napsauttamalla Muokkaa -painiketta.

Kun olet napsauttanut Muokkaa -painiketta, vieritä tietueluetteloa alaspäin, kunnes löydät Myyjä- kentän.

Tässä tapauksessa vaihdan myyntiedustajaksi Jamie Crustin Brad Pittiksi .

Napsauta sitten Tallenna -painiketta tallentaaksesi muutokset.

Lopuksi tarkistamme, toimiiko työnkulku oikein menemällä Brad Pittin sähköpostiin.

Koska Brad Pitt on uusi myyntiedustaja, joka on määrätty osoitteeseen [email protected], sähköposti lähetettiin hänelle. Sähköpostissa voit napsauttaa " Siirry kohteeseen " -painiketta siirtyäksesi suoraan muokattuun kohteeseen ja poistaa ilmoituksen käytöstä napsauttamalla " Miksi saan tämän ilmoituksen? ” linkkiä.

Tämä on yksi monimutkaisista työnkuluista, jotka voit luoda SharePointissa automatisointiominaisuuden avulla.

Johtopäätös

Yhteenvetona totean, että olet oppinut, mikä työnkulku on ja sen osat, jotka ovat laukaisinta ja toiminto. Pystyit myös ymmärtämään, kuinka automatisointiominaisuus toimii SharePointissa. SharePointin "automatisointi"-ominaisuus on poikkeuksellinen, sillä se varoittaa organisaatiosi ihmisiä. Tämän avulla sinun ei tarvitse lähettää sähköpostiviestiä manuaalisesti, kun jokin luettelossa tai kirjastossa muuttuu.

Automatisointiominaisuuden avulla voit tehdä muitakin asioita, joten ota aikaa tutustuaksesi siihen. Jos haluat tietää lisää tästä aiheesta ja muusta siihen liittyvästä sisällöstä, voit varmasti tutustua alla olevaan asiaankuuluvien linkkien luetteloon.

Kaikki parhaat,

Henry