SharePoint-sivustokirjaston asetukset | Yleiskatsaus

Dokumenttikirjasto luodaan aina automaattisesti aina, kun luomme sivuston SharePointiin. Voimme muokata kirjastoa ja hallita, kuinka käyttäjät voivat tarkastella, hallita ja luoda asiakirjoja tai jopa seurata tiedostojen versioita. Tässä opetusohjelmassa puhumme siitä, kuinka voimme määrittää SharePoint-sivustokirjaston asetukset.

SharePointin asiakirjakirjasto on paikka sivustolla, jossa tiimin jäsenet voivat tehdä yhteistyötä jaettujen tiedostojen parissa.

Sisällysluettelo

• Sivuston kirjaston asetusten käyttäminen
• Versioasetukset SharePoint-sivustokirjastossa 
• Vahvistus ja lisäasetukset SharePoint-sivustokirjastossa 
• Lomakeasetukset dokumenttikirjastossa
• Muut asiaankuuluvat asetukset asiakirjakirjastossa
• Johtopäätös

Sivuston kirjaston asetusten käyttäminen

Päästäksemme kirjaston asetuksiin meidän on mentävä dokumenttikirjastoon. Tässä esimerkissä meillä on asiakirjakirjasto nimeltä Kulut . 

Napsauta sitten oikeassa yläkulmassa olevaa rataskuvaketta ja napsauta Kirjaston asetukset .

Sitten se vie meidät klassiseen asetusnäkymään. Täällä voimme myös tehdä asioita, kuten luoda näkymiä, lisätä sarakkeita, muotoilla ja paljon muuta. Emme käsittele joitakin asetuksia tässä opetusohjelmassa, mutta voit varmasti tarkistaa perusteellisen keskustelumme näistä asetuksista meidän . 

Yksi yleisimmistä asetuksista tässä on luettelon nimi, kuvaus ja navigointiasetukset . 

Täällä voimme muuttaa kirjastomme nimeä ja lisätä kuvauksen, jos haluamme. Emme käsittele Quick Launch -vaihtoehtoa tässä, mutta huomaa vain, että se on hyödyllinen kotisivujen ja SharePoint-sivustojen navigoinnissa.

Versioasetukset SharePoint-sivustokirjastossa 

Toinen käytössämme oleva kirjasto-asetus on Versioasetukset .

Täällä voimme tehdä muutoksia, kuten vaatia sisällön hyväksyntää lähetetyille kohteille. Tällä määritetään, pitäisikö uusien kohteiden tai olemassa olevien kohteiden muutosten pysyä luonnostilassa vai ei, kunnes ne on hyväksytty. 

Voimme myös muuttaa suurten ja pienten versioidemme tiedostotunnisteiden numerointia. Esimerkiksi tiedostojemme suuret versiot merkitään numeroilla 1, 2, 3 ja pienemmillä versioilla 1.0, 1.1, 1.2 ja niin edelleen.

Voimme myös asettaa nimikkeidemme kopioiden määrän viimeisimmissä versioissa. Yleensä tämän pitäisi olla vain 10-20 tilarajoitusongelmien vuoksi. 

Luonnoskohteiden suojaus on tarkoitettu rajoittamaan käyttäjiä, jotka voivat nähdä luonnokset asiakirjakirjastossamme.

Lopuksi voimme vaatia Check Out -ominaisuuden, ennen kuin kukaan voi muokata asiakirjoja. Se on tarkoitettu rajoittamaan muiden käyttäjien pääsyä tiedostoon, jos sitä parhaillaan muokataan. 

Vahvistus ja lisäasetukset SharePoint-sivustokirjastossa 

Siirrytään nyt lisäasetuksiin .

Tämä sisältää erilaisia ​​asetuksia sisältötyyppien, asiakirjamallien ja kansioiden hallintaan.

Seuraavana ovat vahvistusasetukset .

Tässä voimme asettaa joitain kaavoja. Jos emme esimerkiksi halua muiden käyttäjien nimeävän uutta asiakirjaansa tai osastoaan nimellä " Kotisivu ", voimme tehdä sen tässä osassa.

Lomakeasetukset dokumenttikirjastossa

Tämä on esimerkki SharePoint-lomakkeesta. Voimme muuttaa sitä siirtymällä Lomakeasetuksiin .

Lomakeasetuksissa voimme muuttaa SharePoint-oletuslomaketta.

Voimme esimerkiksi käyttää PowerAppsissa luotua mukautettua lomaketta SharePointin oletuslomakkeen sijaan.

Muut asiaankuuluvat asetukset asiakirjakirjastossa

Meillä on myös Oikeudet ja hallinta -osio, jossa voimme poistaa kirjastomme, asettaa käyttöoikeuksia kirjastollemme, työnkulun asetuksia ja niin edelleen. Tämän asiakirjakirjaston asetusten luvalla voimme antaa tietyille ihmisille pääsyn tiettyihin asiakirjoihin ja sovelluksiin, mutta emme toisille. 

Työnkulun asetukset on tarkoitettu tietyn työnkulun luomiseen, kun joku muuttaa tai lisää uuden asiakirjan. Jos käyttäjä esimerkiksi lisää uuden kulutositteen, sähköposti lähetetään ensin johtajalle hyväksyttäväksi, sitten HR tarkistettavaksi ja niin edelleen. 

Lisäksi meillä on  RSS-asetukset . Täällä voimme asettaa ilmoituksia tai päivityksiä aina, kun käyttäjä muuttaa tai lisää kohdetta.

Meillä on myös pääsy edistyneempiin sarakkeiden asetuksiin, kuten sarakkeiden luomiseen, sarakkeiden järjestykseen ja moniin muihin. 

Lisäksi meillä on asetus näkymien luomiseen.

Jos napsautamme sitä, se antaa meille klassisen tavan luoda näkymä.

Johtopäätös

Kaiken kaikkiaan nämä ovat joitakin asetuksia, joita voimme käyttää SharePoint-sivustokirjaston asetuksissa. Muista, että kun luomme SharePoint-sivuston, se luo automaattisesti myös asiakirjakirjaston.

SharePointin avulla käyttäjät voivat täysin mukauttaa ja määrittää asiakirjakirjastoja kirjaston asetusten kautta.

Toivottavasti tästä oli apua. Jos haluat tietää lisää muista asetuksista, voit tutustua niihin kurssillamme, joka sisältyy alla olevaan asiaankuuluvien linkkien luetteloon. 

Kaikki parhaat,

Henry