SharePoint-metatiedot | Esittely

Tässä blogissa näytämme, kuinka voit järjestää tiedostot kansiorakenteen avulla. Puhumme myös SharePoint-metatietojen eduista tiedostojemme helpossa järjestämisessä ja paikantamisessa verrattuna kansiohierarkian käyttöön. 

SharePoint-metatiedot ovat lisätietoja tiedostoistasi, eivät tiedostojen sisällöstä. Se auttaa käyttäjiä löytämään, hakemaan ja järjestämään sisältöäsi helposti.

Tiedostojemme oikea järjestäminen auttaa meitä löytämään ne oikein, mikä on ratkaisevan tärkeää tuottavuudellemme. Tietokoneellamme ryhmittelemme tiedostomme yleensä kansiorakenteiden tai hierarkian avulla.

Sisällysluettelo

• Perinteisen kansiorakenteen käyttäminen SharePointissa
• Kansiohierarkian käyttäminen SharePoint-metatietojen sijaan
• SharePoint-metatietojen edut tiedostojen järjestämiseen
• Johtopäätös

Perinteisen kansiorakenteen käyttäminen SharePointissa

Jotkut ihmiset haluavat edelleen järjestää tiedostonsa kansioiden avulla. Tässä esimerkissä meillä on kansio nimeltä Expenses – PERINTEINEN .

Tämän kansion sisällä ovat esimerkkikuluraportit yrityksemme eri osastoilta. Ensimmäinen järjestäminen, jonka teimme näille tiedostoille, on nimeämällä ne uudelleen.

E tarkoittaa kulua, jota seuraa osaston nimi, kulujen määrä, sitten satunnainen numerokoodi lopussa. Suuressa yrityksessä näitä raportteja saattaa tulla sata joka päivä. Siksi niiden järjestäminen nimien avulla ei ole niin hyödyllistä. 

Ensimmäinen asia, jonka voimme tehdä niiden järjestämiseksi, on luoda kansioita ja erottaa ne osastoittain.

Joten siirsimme kaikki kirjanpidon kuluraportit kirjanpitokansioon, henkilöstökuluraportit HR-kansioon ja niin edelleen.

Tämä on siis perinteinen tapa järjestää tiedostomme dokumenttikirjastoissamme. 

Kansiohierarkian käyttäminen SharePoint-metatietojen sijaan

Kansioiden tai hakemistojärjestelmien käyttö kuitenkin rajoittaa meitä, koska meillä on vain yksi tapa ryhmitellä tiedostojamme. Tässä tapauksessa se antaa meille mahdollisuuden järjestää vain yhden luokan, joka on osasto, perusteella. Joten jos haluamme tarkastella kaikkia matkoja tai tarvikkeita koskevia raportteja, meidän on etsittävä ne jokaisesta osaston kansiosta. Se ei ole todella tehokasta ja vaikeuttaa tiedostojen löytämistä edelleen. 

Toinen ongelma, kun käytetään vain kansiohierarkiaa tiedostojen järjestämiseen, ovat tiedostojen kaksoiskappaleet. Haluamme ehkä ryhmitellä tiedostomme osastojen ja myös niiden kulutyypin mukaan. Näiden avulla voimme ehkä tallentaa kopion samasta tiedostosta, mutta jokaiseen kansioon.

Voimme myös etsiä tiedostojamme SharePointissa hakukentän kautta. Jotkut käyttäjät saattavat kuitenkin kirjoittaa tiedostoraporttinsa väärin. 

SharePoint-metatietojen edut tiedostojen järjestämiseen

SharePoint-metatiedot antavat lisätietoja tiedostoistamme, kuten tiedoston nimen, luontipäivämäärän, sen luojan, tiedoston koon, tiedostotyypin ja paljon muuta. Tämä auttaa meitä järjestämään, hakemaan ja paikantamaan tiedostojamme helposti.

Alla olevassa esimerkkikuvassa näemme metatiedot Nimi , Muokattu , Muokkaaja , Osasto ja Kulutyyppi -sarakkeiden kautta. Näitä metatietosarakkeita voidaan hyödyntää monilla tavoilla, kuten näkymien luominen , ryhmittely ja suodatus . 

Voimme luoda lisää metatietosarakkeita ja mukauttaa niitä tarpeidemme mukaan. Jotkut metatietosarakkeet, kuten Muokattu ja Muokkaaja, täytetään automaattisesti, mikä tarkoittaa, että emme voi muuttaa niitä. 

Esimerkkitiedostoomme loimme Osasto- ja Kulutyyppi- sarakkeen sekä suodattimen ja ryhmittelyn ominaisuuden mukaan. 

Siksi voimme helposti ryhmitellä tai löytää tiedostot osaston tai kulutyypin mukaan.

Voimme myös käyttää SharePointin metatietoja tietoturvaan, kuten estää käyttäjiä katselemasta tai muokkaamasta joitain tiedostoja. Tämän avulla voimme turvallisesti tallentaa organisaatiossamme yksityisiä tai arkaluonteisia tiedostoja. 

Johtopäätös

Yhteenvetona totean, että ymmärrämme eron tiedostojen järjestämisen kansiohierarkian ja SharePointin metatietojen välillä. Muista, että SharePoint-metatiedot ovat tietoja tiedostoistasi, eivät tiedostojen sisältöä.

Se on täysin muokattavissa roolisi ja toimialan mukaan. Tehokkain metatietojen tarjoama ominaisuus on kyky ryhmitellä, lajitella tai löytää tiedostomme helposti. Saat lisätietoja tästä, kun ymmärrät metatietosarakkeiden lisäämisen. 

Kaikki parhaat,

Henry