SharePoint-mallit asiakirjakirjastoille

Mallit ovat valmiita malleja, joiden avulla voimme standardoida tietyn asettelun. Tässä opetusohjelmassa puhumme mukautettujen SharePoint-mallien lisäämisestä ja käyttämisestä . 

Asiakirjamalleja voidaan tallentaa ja käyttää uudelleen prosessien standardoimiseksi ja johdonmukaisuuden lisäämiseksi organisaatiossa. Ne on yleensä esimuotoiltu jollain tavalla, joka kertoo asiakirjan käytöstä.

Sisällysluettelo

• Asiakirjamallien käytön merkitys SharePointissa
• Asiakirjamallien lähettäminen SharePointiin
• SharePoint-mallien käyttäminen asiakirjoissa
• Johtopäätös

Asiakirjamallien käytön merkitys SharePointissa

Pääsyy dokumenttimallin käyttämiseen SharePointissa on, että se säästää käyttäjien aikaa. Sen sijaan, että joutuisimme käyttämään aikaa tietyntyyppisen asiakirjan muotoiluun joka kerta, kun käytämme sitä, voimme vain tallentaa asiakirjamallin ja käyttää sitä sitten uudelleen. Lisäksi mallien käyttäminen voi varmistaa yhdenmukaisuuden, koska se pitää kaiken oikein muotoiltuna. 

Esimerkiksi jos olemme autoyhtiö, meillä on yleensä tarjous Excel-tiedosto myyjille. Tässä esimerkissä meillä on Lainaukset- kansio.

Tässä kansiossa meillä on esimerkki Excel-tarjoustiedostoja Hondalle ja Fordille . 

Kun avaamme nämä tarjoustiedostot, voimme nähdä, että niillä on erilaisia ​​muotoja, jotka voivat olla hämmentäviä sille, joka haluaa tarkistaa ne tai luoda uuden tarjoustiedoston toiselle autoyhtiölle. 

Lisäksi, jos toisen käyttäjän on luotava tarjoustiedosto, heillä voi olla toinen tapa tehdä se. 

Voimme tarjota mallin, jota myyntikäyttäjät voivat käyttää aina, kun he tarvitsevat tarjouksen. Sitten voimme ladata sen SharePointiimme. 

Asiakirjamallien lähettäminen SharePointiin

Tätä opetusohjelmaa varten loin esimerkkitarjousmallin, jota haluan käyttäjien käyttävän joka kerta, kun he luovat tarjouksen. Lisäsin tähän malliin yrityksen nimen, iskulauseen, tarjouksen, päivämäärän ja niin edelleen. 

Voit ladata mallin SharePointiin napsauttamalla Uusi- painiketta ja valitsemalla sitten Lisää malli .

Valitse sen jälkeen luomasi malli. Tätä esimerkkiä varten olen luonut mallin nimeltä Hintatarjousmalli .

Näemme ilmoituksen, että mallimme on jo ladattu.

Käyttäjät voivat nyt käyttää tätä mallia. Heidän tarvitsee vain napsauttaa Uusi -painiketta.

Sitten näemme, että lataamamme tarjousmalli on lisätty luetteloon. Tämä on jälleen hyödyllistä, koska jos käyttäjät lisäävät lainausmerkkejä, voimme kertoa heille, etteivät he luo lainaus Excel-tiedostoa omalla tavallaan, vaan käytämme vain tätä mallia, jonka olemme antaneet sen sijaan. 

Tässä esimerkissä poistan nämä kaksi esimerkkilainaustiedostoa, joiden muoto ei ole sama. 

SharePoint-mallien käyttäminen asiakirjoissa

Jos haluat käyttää lisäämäämme mallia, napsauta Uusi -painiketta ja napsauta sitten kyseistä mallia. 

Kuten näemme, sen sijaan, että meillä olisi tyhjä excel-tiedosto ja luomme tarjouksen tyhjästä, meillä on nyt tarjousmalli, joka meidän on vain täytettävä.

Kun olet syöttänyt tähän tarjoukseen tarvittavat tiedot, voimme nyt nimetä sen uudelleen. Tämä on esimerkkilainaus Fordista , joten nimesin sen nimellä Ford .

Joka kerta kun käyttäjän on luotava tarjous, hän voi käyttää tarjousmalliamme. Tämän avulla meillä voi olla myös malleja hintatarjouksille, puhelulomakkeille, kokousmuistiinpanoille ja monille muille. Huomaa, että voimme tehdä tämän myös Word- tai PowerPoint-tiedostoille.

Mutta entä jos emme halua käyttäjien luovan enää omaa Excel-työkirjaansa tai Word-asiakirjaansa? Voimme myös tehdä sen. Napsauta ensin Uusi- painiketta ja napsauta sitten Muokkaa uutta -valikkoa . 

Poista valinnat valinnoista, joita käyttäjät voivat käyttää lisätessään uutta tiedostoa. Jos meillä on esimerkiksi malli Excel-työkirjalle, voimme poistaa Excel-työkirjan valinnan tästä. 

Voimme myös sopia vaihtoehtomme. Voimme esimerkiksi vetää tarjousmallimme ja laittaa sen päälle, jos haluamme.

Tallenna muutokset napsauttamalla Tallenna .

Sitten, jos napsautamme Uusi -painiketta uudelleen, näemme, että Excel-työkirja ei ollut luettelossa ja tarjousmallimme on nyt ylhäällä. 

Voimme helposti palauttaa Excel-työkirjan, jos haluamme. Mene vain Muokkaa- valikkoon uudelleen ja valitse Excel-työkirjan valintaruutu. Muista tallentaa aina, kun teet muutoksia.

Jos haluamme poistaa tietyn mallin, napsauta ellipsiä ja napsauta sitten Poista .

Johtopäätös

Lopuksi totean, että SharePoint-mallit tarjoavat loistavan mahdollisuuden tehostaa työtämme, erityisesti asiakirjojen luontiprosessia. Tässä opetusohjelmassa opit lataamaan ja käyttämään mukautettuja asiakirjamalleja SharePointissa.

Tämän ominaisuuden käyttäminen SharePointissa on erittäin tehokas, koska se pakottaa käyttäjämme järjestämään ja luomaan yhtenäisiä asiakirjamuotoja. Toivottavasti ymmärsit sen käytön ja merkityksen.

Kaikki parhaat,

Henry