SharePoint-kommentit: sen käyttö ja merkitys

Tässä blogissa keskustelemme SharePoint-luettelon SharePoint-kommentit -osiosta. Tämän ominaisuuden käyttäminen on loistava tapa seurata kaikkea, mitä datassa tapahtuu.

SharePoint-kommenttien avulla voit olla vuorovaikutuksessa muiden käyttäjien kanssa sekä mainita ja ilmoittaa tietyille ryhmän tai organisaation jäsenille.

Muista, että et voi käyttää Kommentit- osiota SharePoint-luettelosta.

Sisällysluettelo

• Kommenttien lisääminen SharePoint-kommentit-osioon
• SharePoint-kommenttien käytön edut
  • 1. Voit mainita tiettyjä henkilöitä ryhmässä
  • 2. Päivitä ihmisille tehdyt muutokset
  • 3. Pidä kirjaa tiedoista
• Johtopäätös

Kommenttien lisääminen SharePoint-kommentit-osioon

Valitse ensin tiedot, joihin haluat lisätä kommentteja. Esimerkissämme lisäämme kommentteja Corasta .

Napsauta sitten Muokkaa .

Sen jälkeen se näyttää Kommentit- paneelin.

Voit lisätä huomautuksia Kommentit- kenttään.

Esimerkissämme kirjoitamme " Tämä asiakas tuli Dallasin toimistoon 8.10. ja pyysi, että katsoisimme hänen autoaan, mutta hän ei ollut hyvällä tuulella. ”

Toinen asia, jonka voit tehdä SharePoint-kommenttiosiossa, on mainita tietyt henkilöt organisaatiossasi ja ilmoittaa heille siitä. Esimerkissämme mainitsemme jonkun organisaatiossamme.

Jos haluat mainita jonkun, sinun tarvitsee vain kirjoittaa " @ " ja sen jälkeen sen henkilön nimi, jonka haluat mainita. Tässä blogissa mainitaan " Luke ", joten kirjoitamme " @Luke ".

Sitten huomaat, että ehdotus tulee näkyviin alareunaan.

Napsauta sitä, jonka haluat mainita, joka tässä tapauksessa on " Luke ".

Sitten voimme antaa tarkkoja ohjeita näistä tiedoista tai asiakkaasta. Tässä esimerkissä kirjoitamme " Voisitteko lähettää hänelle ystävällisen sähköpostin? ”

Napsauta seuraavaksi Lähetä- painiketta lisätäksesi kommentin kohteeseen.

Sen jälkeen saat hälytyslaatikon.

Napsauta lopuksi Jaa ja ilmoita .

Tämä ilmoittaa "Lukelle", että hänet mainittiin kommentissa "Coran" tiedoissa. Joten kun hän pääsee asiaan, hän näkee kommentin ja auttaa sinua ohjeiden kanssa.

SharePoint-kommenttien käytön edut

Kommentit tarjoavat monia etuja, jotka voivat tehostaa pääsyä tietoihisi. Alla on joitain sen yleisesti tunnetuista eduista SharePointissa.

1. Voit mainita tiettyjä henkilöitä ryhmässä

Jos haluat jonkun käsittelevän luettelossasi olevia tietoja, hänen mainitseminen Kommentit- osiossa voi helpottaa sitä. Sinun ei tarvitse lähettää sähköpostia tai soittaa henkilölle, koska voit antaa ohjeet osiossa.

2. Päivitä ihmisille tehdyt muutokset

Kun päivitämme tai muokkaamme luettelon tietyn kohteen tietoja, voimme kertoa muille tehdyistä muutoksista kommenttiosiossa. Jos päivität tietyn asiakkaan puhelinnumeron, kun organisaatiosi henkilö tarkistaa tiedot, hän tietää, että se ei ollut asiakkaan alkuperäinen puhelinnumero.

3. Pidä kirjaa tiedoista

Toinen tehokas ominaisuus, jossa voit käyttää Kommentit- osiota, on tietojen seuranta. Vaikka sinua ei mainittu, kun napsautat tietoja, näet kommentit kaikkien saatavilla. Jos haluat kysyä jotain siihen liittyvää, voit helposti lisätä kommentin kyseiseen kohteeseen SharePoint-luettelossasi.

Johtopäätös

Yhteenvetona totean, että olemme oppineet lisäämään kommentteja SharePoint-luetteloihin. Olemme myös keskustelleet siitä, kuinka voit mainita ja ilmoittaa tietyille ihmisille ryhmästäsi tai organisaatiostasi.

SharePoint-kommentit voivat olla yksinkertainen työkalu SharePoint-luettelollesi, mutta siitä on varmasti paljon hyötyä. Siksi suosittelen, että hyödynnät tätä ominaisuutta ja käytät sitä oikein tehostaaksesi tietojen seurantaa.

Kaikki parhaat,

Henry