SharePoint-edut LuckyTemplates-raporttien kehittämisessä

Haluan puhua SharePointin kolmesta pääedusta. Puhumme kolmesta yleisestä edusta ja tarkastelemme, mitä nämä edut tarkoittavat ja kuinka SharePointin ominaisuudet mahdollistavat näiden etujen toteutumisen. Voit katsoa tämän opetusohjelman koko videon tämän blogin alaosasta.

Sisällysluettelo

• SharePoint Benefit 1: Sisällönhallinta ja toimitus
• Asiakirjakirjastot
• SharePoint-luettelot
• Joukkueen sivusto
• SharePoint Benefit 2: Business Process Workflows
• SharePoint ja Power Automate
• SharePoint ja Power Apps
• SharePoint ja LuckyTemplates
• SharePoint Benefit 3: Yhteistyö
• Johtopäätös

SharePoint Benefit 1: Sisällönhallinta ja toimitus

Ensimmäinen SharePointin eduista on se, mitä kutsun sisällönhallinnaksi ja toimitukseksi . Tämä alue on aina ollut keskeinen ongelma työpaikoilla kaikkialla maailmassa.

On arvioitu, että noin 30 % ajasta kuluu sähköpostien ja tietojen lähettämiseen, vastaamiseen ja järjestämiseen. SharePoint voi auttaa työntekijöitäsi ja itseäsi saamaan osan ajasta takaisin.

Muuten, se on noin 2,6–3 tuntia päivässä, jonka voit mahdollisesti saada takaisin SharePointin avulla. Ihmiset käyttävät SharePointia asiakirjojen tallentamiseen samalla tavalla kuin OneDrivessa. Mutta etuna asiakirjojen tallentamisesta SharePointiin on, että voit liittää metatiedot jokaiseen asiakirjaan.

Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on kirjanpitokansio, jossa kaikki tiedostosi on erotettu ensin vuoden ja sitten itse tilin mukaan.

Löytääksesi vuoden 2017 työntekijän verotiedoston sinun on napsautettava ensin vuoden 2017 kansiota, sitten Työntekijän verot ja sitten etsittävä todellinen henkilö, jolta haluat veroja.

Nyt se on hyvin monimutkainen järjestelmä, varsinkin jos haluat nähdä tietyn henkilön kaikki tiedostot, eikö niin? Kaikki tietyn henkilön tiedostot tai kaikki kunkin vuoden verotiedostot sijaitsevat eri kansioissa, joten sitä on vaikea tehdä perinteisessä OneDrive- tai työpöytämuodossa.

Asiakirjakirjastot

SharePoint on siis luonut asiakirjakirjastoja , joissa kaikki tiedostosi ovat luettelossa ja voit liittää asiakirjoihin metatietoja .

Esimerkissämme on metadata nimeltä Vuosi , toinen metatieto nimeltä Tilityyppi ja toinen metatieto nimeltä Henkilö .

Jos haluat tarkastella kaikkia tietyn henkilön tiedostoja, voit siirtyä metatietoihin ja suodattaa kyseisen henkilön mukaan. Näet kaikki tiedostot kaikilta vuosilta. Jos haluat palata alkuperäiseen tapaan ja vain tarkastella kaikkia tiedostoja tietyltä vuodelta, siirryt metatietoihin ja suodatat tuon vuoden mukaan.

Metadata on dokumenttikirjastosi organisoinnin seuraava taso.

Olen niin yllättynyt, että useammat yritykset eivät tee tätä. Kun he tekevät tämän, he näkevät parantuneen tuottavuuden etsiessään tarvitsemiaan asiakirjoja.

Tämä on myös erittäin skaalautuva. Sinulla voi olla esimerkiksi dokumenttikirjasto sopimuksia varten, toinen dokumenttikirjasto kirjanpitoasi varten ja toinen dokumenttikirjasto HR:ää varten. Ne voidaan pitää erillään, jotta joku HR ei voi tarkastella kirjanpidon asiakirjoja.

SharePoint-luettelot

Toinen ominaisuus, joka mahdollistaa tehokkaan sisällönhallinnan toimituksen, on luetteloiden kautta . Tässä esimerkissä meillä on mukautettu tietokanta, jonka joku on luonut säilyttämään heille merkitykselliset tiedot.

Tämä on luettelo tapahtumareiteistä. Jokainen tietue tässä on tietty tapahtuma kyseisen tapahtuman matkasuunnitelmassa. Meillä on aamiainen, tervetuloa ja tervetuloa Tervetuloa & Johdanto ja niin edelleen.

Tämä henkilö on luonut hänelle tärkeitä sarakkeita. Joten jokaista istuntoa varten heillä on koodi, tyyppi, kuvaus, kaiuttimet, aloitusaika ja lopetusaika.

SharePoint-luetteloiden vahvuus on se, että ne tarjoavat vankan tietokannan monipuolisuutta ja työntekijän on helppo ottaa ne käyttöön. Omien luettelo- ja saraketyyppien luominen on erittäin helppoa. Sinulla voi olla kehittyneitä saraketyyppejä, kuten valintasarakkeita (esim. istuntotyyppi) tai käyttäjäkohtaisia ​​sarakkeita (esim. kaiuttimet).

Voit tehdä monia asioita, kun SharePoint-luettelo on luotu. Se on myös skaalautuva, koska voit luoda sellaisen monelle asialle. Voit luoda sellaisen kuluja varten sen sijaan, että tekisit sen satunnaisessa Excel-tiedostossa, jota on erittäin vaikea käyttää. Jokainen voi käyttää sitä ja päivittää sitä. Jos muutoksia on tehty, voit vaatia hyväksyntää niille ja lisätä pieniä työnkulkuja.

Näitä listoja voidaan muokata myös liitteillä. Tämä on esimerkiksi luettelo blogiartikkeleista, joissa jokainen on todellinen tiedosto. Tämä on siis sekoitus dokumenttikirjastoja ja SharePoint-luetteloita, joissa joku on luonut dokumenttikirjaston, jossa on metatietoja ja sarakkeita SharePoint-luettelosta.

Joten voit tehdä paljon mix and matchia myös täällä. Tämä on paljon parempi kuin tietosi olevan jossain satunnaisessa varastossa tai OneDrivessa tai sähköposteissa.

SharePoint on all-in-one-paikka kaikille tiedoillesi, olipa kyseessä sitten dokumenttikirjasto tai SharePoint-luettelo.

Joukkueen sivusto

SharePointin viimeinen ominaisuus on, että se on ryhmäsivusto . Se on tiimin sisäinen sivusto, jossa kaikki työntekijäsi voivat käyttää tarvitsemiaan tietoja. Voit luoda koko organisaatiollesi tiimisivuston, joka sisältää esimerkiksi uutisia, blogiviestejä, kalentereita, pikalinkkejä ja ulkoisia resursseja, joita työntekijäsi käyttävät.

Jos esimerkiksi haluan löytää henkilöstöpolitiikkani, minun ei tarvitse lähettää sähköpostia HR-henkilölle. Voin mennä tiimin sivustolle ja löytää HR-osion löytääkseni kaikki tarvitsemani asiakirjat.

On myös erittäin tärkeää, että kun sinulla on SharePoint, organisaatiosi tiimisivusto on kotisivusi. Joten heti kun joku avaa Chromen tai Explorerin, hän näkee viimeisimmät yritysuutiset ja -toiminnot.

Sinulla voi olla myös ryhmäkohtaisia ​​tiimisivustoja. Sinulla voi olla yksi tiimisivusto koko organisaatiolle ja toinen tiimisivusto, joka on yksityinen tiimillesi, jolloin heille annetaan vain työntekijän kannalta olennaisia ​​tietoja.

Voit luoda omia SharePoint-sivustoja ja SharePoint-luetteloita. Sen luominen on kenen tahansa helppoa, koska se ei sisällä koodausta ja kaikki on vedä ja pudota.

SharePoint Benefit 2: Business Process Workflows

Yksi tärkeimmistä SharePointin eduista koskee liiketoimintaprosessien työnkulkuja . Tämä on esimerkki hyvin yksinkertaisesta liiketoimintaprosessien työnkulusta organisaatiolle.

Dokumentti saapuu sähköpostiin, joka ohjataan uudelleen arvioijille. Sen jälkeen se käy läpi useita arvioijien vaiheita. Jos he hyväksyvät, se hyväksytään; jos ei, se hylätään.

Tämä prosessi sisältää muutaman sähköpostin, eikö niin? Sinulla on sähköposti, joka saapuu varsinaiseen postilaatikkoon. Sitten on lähetettävä sähköposti Anna ja Seanille arvioitavaksi. Anna ja Sean lähettävät todennäköisesti sähköpostia toisilleen tarkistaakseen sen. Ja lopuksi toinen sähköposti, jossa ilmoitetaan hyväksymisestä tai hylkäämisestä.

Nyt, jos käytetyt tiedot ovat todella SharePointissa, tämä työnkulku voidaan automatisoida. Voimme esimerkiksi luoda SharePoint-luettelon, joka sisältää kaikki nämä asiakirjat. Asiakirja saapuu, ja Seanin tai Annan on tarkistettava se ennen kuin se hyväksytään.

Sähköpostiprosessin sijaan henkilö, joka haluaa hyväksynnän, voi ladata sen SharePoint-luetteloon tai dokumenttikirjastoon, joka lähettää automaattisesti sähköposti-ilmoituksen Seanille ja Annalle. Tämä voidaan tehdä kumman tahansa kauttatai SharePointin sisäinen työnkulkujärjestelmä.

Sähköposti voi sisältää myös linkin SharePoint-dokumenttikirjastossa olevaan SharePoint-dokumenttiin, joten Anna saa sähköpostin, jossa kerrotaan, että henkilö on ladannut uuden asiakirjan. Anna tarkistaa sitten asiakirjan ja napsauttaa joko Hyväksy tai Hylkää .

Sama koskee Seania; ja jos molemmat napsauttavat Hyväksy , alkuperäiselle lähettäjälle lähetetään toinen sähköposti, jossa sanotaan, että Sean ja Anna ovat molemmat hyväksyneet. Seuraavaksi se päivittää automaattisesti kyseisen asiakirjan tilan Hyväksy -tilaan , ja kaikki tämä tilan seuranta tapahtuu SharePointissa.

SharePoint ja Power Automate

Olemme itse asiassa tehneet kulujen hyväksymisjärjestelmän YouTube-sarjassamme, jossa keskustelimme Power Automaten käyttämisestä SharePointin kanssa järjestelmän automatisoimiseksi.

Tässä on yksinkertainen kuluhyväksyntä, jonka tein organisaatiolle, joka aiemmin vastaanotti noin 7 tai 8 sähköpostia ja jolla oli aivan liikaa kipupisteitä. Aikaisemmin kulut ilmoittanut työntekijä pidettiin poissa silmukasta, eikä kaikkea ollut mahdollista järjestää jälkikäteen.

SharePoint ja Power Automaten kaltainen työnkulkujärjestelmä voivat todella korjata tämän. Kun sinulla on tietosi, prosessisi ja SharePointisi, muiden sovellusten on erittäin helppoa tulla sisään ja parantaa prosessia.

SharePoint ja Power Apps

Olemme puhuneet siitä, kuinka SharePointia ja Power Automatea voidaan käyttää liiketoimintaprosessien työnkulkujen automatisointiin. Mutta sama asia voidaan sanoa SharePointin ja Power Appsin kanssa. Oletetaan, että et halua Seanin ja Annan käyttävän SharePointia ollenkaan.

Voit luoda Seanille ja Annalle sovelluksen, jossa he voivat siirtyä verkkosivustolle, joka näyttää heille sopimukset, jotka heidän on tarkistettava yksitellen. He eivät saa sähköposteja, he vain kirjautuvat sovellukseen. Ja jälleen, parasta Power Appsissa on, että se ei ole koodia.

SharePoint ja LuckyTemplates

SharePoint on myös erittäin tehokas LuckyTemplatesin kanssa. Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on kulujen hyväksymisjärjestelmä SharePointissa. Tämä tarkoittaa myös sitä, että seuraat kaikkia prosessin tietoja. Seuraat, kuka ilmoittaa kulut, kuinka paljon ne ovat ja kuinka kauan kaiken tarkistaminen kestää. Yksi SharePointin eduista on, että voit käyttää tietoja raportin ja kojelaudan luomiseen sovelluksessa.

SharePoint mahdollistaa työnkulut, mutta sen integrointi muihin Power Platform -sovelluksiin vie sen todella uudelle tasolle.

SharePoint Benefit 3: Yhteistyö

Kolmas SharePointin eduista on yhteistyö. Tämä on yksi syistä, miksi useimmat organisaatiot perustelevat SharePointin ostamisen parantaakseen tuottavuuttaan. SharePointissa on monia etuja ja ominaisuuksia, jotka mahdollistavat yhteistyöympäristön. Käyn jokaisen läpi hyvin nopeasti.

Versionhallinnan avulla voit varmistaa, että asiakirjasi ovat ajan tasalla, ja jos asiakirjoihin on tehty muutoksia, voit aina palata edelliseen versioon.

Hyväksyminen ja tarkistaminen on sama asia, josta puhuimme liiketoimintaprosessien työnkuluissa. Voit määrittää dokumenttikirjastojärjestelmän, jossa joku lähettää asiakirjan ja jonkun muun on hyväksyttävä tai hylättävä kyseinen asiakirja.

All-in-one-pankki on filosofia, jossa kaiken organisaatiosi tiedon tulee olla yhdessä paikassa. Joten sen ei pitäisi olla toistettavissa ja helposti löydettävissä kenelle tahansa, joka sen tarvitsee löytää.

Laajennuksia voidaan luoda SharePointissa ja tuoda yhteistyön parantamiseksi. Asioita, kuten tehtävien seuranta, widgetit ja Kanban-taulut, käytetään paljon SharePoint-sivuilla yhteistyön parantamiseen.

Lupien avulla voit valita tietyt ihmisryhmät, joilla on pääsy tietoihin. Joskus yritykset kärsivät informaatiotulvasta. Et halua kaikkien pääsevän kaikkeen, ja jos sinulla on erittäin arkaluonteisia tietoja, sinun on varmistettava, että vain ihmiset, jotka haluat nähdä ne, näkevät ne.

Skaalautuvuus on toinen suuri etu. Jos et tee SharePointia paikan päällä, vaan teet SharePointin pilvessä, voit skaalata 10 henkilöstä miljoonan henkilön Microsoft-palvelimessa. Se on erittäin helppo työllistää, ja sinun tarvitsee vain pelata kiinteällä hinnalla henkilöä kohti.

Sosiaaliset ominaisuudet ovat saatavilla myös blogitekstien ja -sivujen kautta. Voit myös kommentoida, tykätä ja jakaa niitä. Voit myös jakaa tiettyjä tuoteluetteloita, jos sinulla on lupa.

Vahva integraatio Office 365:een on myös olemassa, koska sen on valmistanut sama emoyhtiö, Microsoft. Jos sinulla on tiedostoja , Wordissa tai PowerPointissa, voit itse asiassa muokata niitä verkossa SharePointissa sen sijaan, että lataat ja muokkaat niitä.

Johtopäätös

Tässä viestissä keskustelimme kolmesta SharePoint-edusta. Keskustelimme siitä, kuinka SharePoint on erittäin hyvä sisällönhallinnassa , liiketoimintaprosessien työnkulkuissa ja yhteistyössä .

Henry