MS Flow: Lataaminen SharePointiin sähköpostitse

Tässä blogissa luomme ja analysoimme MS Flown, joka ei ole peräisin SharePointista . Käytämme tätä kulkua tiedostojen lähettämiseen SharePointiin lähettämällä ne sähköpostitse.

Sisällysluettelo

• Yleiskatsaus
• Uuden asiakirjakirjaston luominen MS Flow:lle
• Automatisoidun pilvivirran määrittäminen
  • 1. Flow-nimen ja laukaisimen määrittäminen
  • 2. Ilmoitustoiminnon määrittäminen
  • 3. Tiedostojen lataustoiminnon määrittäminen
• Automatisoidun MS-virran testaus
• Johtopäätös

Yleiskatsaus

Tässä näytteessä meidän on määritettävä postilaatikko, johon ihmiset voivat lähettää kuluraportteja, kirjanpitoraportteja ja muita tiedostoja. Nämä tiedostot lähetetään tähän postilaatikkoon, josta SharePointin tulee viedä ja lisätä ne .

Sen sijaan, että käyttäjä menisi SharePointin dokumenttikirjastoon ja lisäisi sinne tiedostoja, hän lähettää tiedoston sähköpostiin, jonka aiherivi on tiedoston nimi. Sen jälkeen se pitäisi lisätä automaattisesti dokumenttikirjastoon.

Kun opettelet tämän, sinulla on järjestelmä, jossa voit lähettää valokuvasi keskuspostilaatikkoosi, ja se lisää valokuvat keskuskuvakirjastoosi, joka on aina varmuuskopioitu.

Uuden asiakirjakirjaston luominen MS Flow:lle

Ensin luodaan uusi dokumenttikirjasto napsauttamalla Uusi .

Napsauta seuraavaksi Asiakirjakirjasto .

Sitten se näyttää Luo asiakirjakirjasto -paneelin.

Kirjoita  Nimi- tekstikenttään " Talousraportit ".

Napsauta sitten Luo .

Toistaiseksi uuden dokumenttikirjaston pitäisi olla vielä tyhjä.

Automatisoidun pilvivirran määrittäminen

Aloita napsauttamalla Automatisoi .

Valitse sitten Power Automate .

Napsauta seuraavaksi Katso virtasi .

Sitten se ohjaa sinut uudelle sivulle.

Napsauta sitten Uusi kulku .

Napsauta seuraavaksi Automaattinen pilvivirtaus .

Se avaa uuden valintaikkunan .

1. Flow-nimen ja laukaisimen määrittäminen

Kirjoita Flow name -tekstikenttään " Email to DL ".

Valitse Valitse kulun laukaisin -tekstiruudusta Kun sähköposti saapuu. Kirjoita vain " email ", niin se ehdottaa alla olevia laukaisimia.

Valitse Kun uusi sähköposti saapuu (V3) .

Napsauta sitten Luo .

Muista, että tämä on yleensä keskitetty sähköposti, mutta tässä esimerkissä käytämme henkilökohtaista sähköpostiosoitetta.

Sen jälkeen näkyviin tulee Kun uusi sähköposti saapuu -ponnahdusikkuna.

Asetamme tämän vain sähköpostiviesteille, joissa on liitteitä. Napsauta siis Näytä lisäasetukset .

Aseta Sisällytä liitteet -kentän arvoksi Kyllä .

Aseta myös Vain liitetiedostoja -kentän arvoksi Kyllä .

Napsauta seuraavaksi + Uusi vaihe .

Tämä näyttää Valitse toiminta -kenttä -ruudun.

2. Ilmoitustoiminnon määrittäminen

Lähetämme tiimiviestin itsellemme, joten kirjoita "tiimi" ja valitse Microsoft Teams .

Kun olet napsauttanut Microsoft Teamsia , meidän on asetettava toiminnot . Esimerkissämme käytämme Lähetä viesti chatissa tai kanavassa .

Seuraavaksi asetamme viestin kanavaan .

Aseta sen jälkeen tiimiksi TestSite .

Ja kanavan pitäisi olla Debug, koska käytämme tätä virheenkorjaustarkoituksiin.

Sitten asetamme viestin " Uusi tiedosto on lisätty! ”.

Napsauta lopuksi Tallenna .

Siirrytään seuraavaan vaiheeseen napsauttamalla + Seuraava vaihe .

3. Tiedostojen lataustoiminnon määrittäminen

Palataan SharePointiin kirjoittamalla " sharepoint " hakupalkkiin.

Valitse sitten tuloksista SharePoint .

Kirjoita Toiminnot- kohtaan hakupalkkiin " file ".

Napsauta sitten Luo tiedosto .

Tiedoston luomiseksi meidän on määritettävä sivuston osoite ja kansion polku .

Sivuston osoite on TestSite . Jos napsautamme avattavaa valikkoa, voit valita sen.

Napsauta kansiopolun kansiokuvaketta .

Valitse sitten tekstiruudusta Talousraportit .

Seuraavaksi asetamme tiedostonimen . Voimme asettaa sen eri tavoin, mutta tässä esimerkissä asetamme sen aiheeksi Aihe . Tämä tarkoittaa, että tiedostonimellä on sama nimi kuin aiheella .

Sitten Tiedoston sisältö tulee asettaa arvoon Liitesisältö .

Napsauta lopuksi Tallenna .

Automatisoidun MS-virran testaus

Testaaksesi kulkua, napsauta Testaa oikeassa yläkulmassa.

Napsauta sitten Manuaalisesti .

Napsauta seuraavaksi Testaa -painiketta.

Tämän jälkeen lähetämme sähköpostin tähän osoitteeseen toisella sähköpostiosoitteella. Tässä esimerkissä lähetämme sen Henrylle, joten kirjoitamme " [email protected] ".

Aihe on " Kirjanpito_20210930 ".

Seuraavaksi meidän on liitettävä tiedosto. Napsautamme tässä postitussovelluksessa Lisää .

Napsauta sitten Tiedostot .

Liitämme satunnaisen tiedoston. Tässä esimerkissä käytämme " Ruokavalikkoa ".

Napsauta sitten Lähetä .

Tämän seurauksena meidän pitäisi saada sähköposti.

Jos palaamme kulkuomme, voimme nähdä prosessin jokaisen vaiheen.

Koska automatisoimme viestin, kun uusi tiedosto lisätään, saamme ilmoituksen MS Teamsillemme .

Ja jos palaamme talousraporttien dokumenttikirjastoon , näemme tiedoston, jolla on sama nimi kuin edellisen sähköpostimme aiheena.

Johtopäätös

Lopuksi totean, että olemme luoneet onnistuneesti MS-kulun tiedostojen lataamista varten SharePointiin, minkä teimme lähettämällä tiedostot sähköpostitse. Opimme myös määrittämään oikeat laukaisimet ja toiminnot tälle tietylle virtaukselle. Testasimme ja seurasimme virtausta ja saimme sitten odotetut tulokset.

Tämä virtaus eroaa käytöstäkoska asetimme vastaanotettavan sähköpostin laukaisimeksi ja toiminto on tiedostoliite, joka lisätään asiakirjakirjastoosi. Tämä on erinomainen tapa hyödyntää ja integroida SharePointiin .

Kaikki parhaat,

Henry Habib