Mikä Sharepoint on? Parhaat ominaisuudet ja toiminnot

Oletko kyllästynyt kadottamaan tärkeitä asiakirjoja sähköpostien, poistettujen asiakirjojen, kansioiden ja Post-it-muistiinpanojen meressä?

Tuntuuko sinusta joskus siltä, ​​että tarvitset GPS:n löytääksesi sen tiedoston, jota pomosi pyysi kolme viikkoa sitten? Älä pelkää, hyvä lukija, sillä keskuudessamme on sankari: Microsoft SharePoint.

SharePoint on Microsoftin kehittämä verkkopohjainen alusta, joka tarjoaa organisaatioille keskitetyn tilan erityyppisen sisällön, kuten asiakirjojen, kalentereiden, tehtävien ja muiden hallintaan, jakamiseen ja yhteiskäyttöön.

Alustan avulla käyttäjät voivat luoda sivustoja eri osastoille, projekteille tai ryhmille mukautetuilla käyttöoikeuksilla ja työnkulkuilla pääsyn hallintaan, tietojen näyttämiseen ja prosessien virtaviivaistamiseen.

SharePointin vahvat ominaisuudet voidaan räätälöidä vastaamaan organisaatiosi erityistarpeita, mikä tekee siitä tärkeän työkalun tuottavuuden ja yhteistyön lisäämiseen.

Mutta se on vain jäävuoren huippu! Seuraavissa osioissa sukeltamme syvemmälle Microsoft SharePointin historiaan, ydinominaisuuksiin, saatavilla oleviin versioihin, Microsoftin integraatioihin ja mahdollisiin käyttötapauksiin.

Joten nappaa valitsemasi juomasi, istu alas ja tutkitaan yhdessä SharePointin ihmeitä.

Sisällysluettelo

• Mikä SharePoint on?
• SharePointin historia
  • Nykypäivän SharePoint
• SharePointin kuusi parasta ydinominaisuutta ja -toimintoa
  • 1. Yhteistyö
  • 2. Sisällönhallinta
  • 3. Työnkulkujen automatisointi
  • 4. Sosiaaliset ominaisuudet
  • 4. Business Intelligence
  • 5. Hae
• SharePoint-versiot ja hinnoittelu
  • SharePoint Online
  • SharePoint Server
  • SharePoint Foundation ja SharePoint Designer
• Integrointi Microsoft Ecosystemin kanssa
  • Microsoft Office 365
  • Microsoft Teams
  • Power Platform
• Microsoft SharePointin käyttötapaukset
• Bottom Line

Mikä SharePoint on?

Kuvittele tämä: aloitat työpäiväsi ja sinua tervehtii täynnä postilaatikko, loputon tehtävälista ja kasa suorituksia, jotka eivät vain lopeta. Kuulostaa ylivoimaiselta, eikö? Siinä Microsoft SharePoint pelastaa päivän!

Joten mikä on SharePoint? Yksinkertaisesti sanottuna se on Microsoftin kehittämä alusta, joka tarjoaa keskitetyn sijainnin organisaatioille, joilla he voivat hallita, tallentaa ja jakaa erityyppistä sisältöä ja tehtäviä verkkosovellusten avulla, kuten:

• Asiakirjat : Word, Excel, PowerPoint, PDF-tiedostot ja paljon muuta

• Jaetut kalenterit : tiimien aikataulut, projektien määräajat ja kokoukset

• Tehtävät : tehtäväluettelot, työnkulut ja hyväksynnät

• Nykyaikaiset luettelot : yhteystiedot, jaetut postilaatikot, inventaario, metatiedot ja asiakastiedot

Microsoft SharePoint sisältää tehokkaat yhteistyötyökalut, joiden avulla käyttäjät voivat työskennellä yhdessä sisällön parissa reaaliajassa, jakaa päivityksiä ja saada palautetta yhdessä paikassa. Lisäksi hakutoimintojen ansiosta oikean asiakirjan tai tiedon löytäminen on helppoa.

Mutta odota, siellä on enemmän! Seuraavassa osiossa tutkimme SharePointin yli kahden vuosikymmenen historiaa ennen kuin tarkastelemme sen tuotteen ydinominaisuuksia.

Jos haluat viedä organisaatiosi tuottavuuden uudelle tasolle, jatka lukemista löytääksesi SharePointin kaikki mahdollisuudet.

SharePointin historia

Käydäänpä kävelemässä muistikaistaa pitkin takaisin aikaan, jolloin käännettävät puhelimet olivat muotia, MySpace oli sosiaalinen verkosto ja SharePoint oli vain välähdys Microsoftin silmissä.

Aivan oikein, puhumme 2000-luvun alusta, ajasta, jolloin internet oli vielä lapsenkengissään ja maailma oli vasta alkamassa ymmärtää yhteistyön ja sisällönhallinnan tärkeyttä.

Microsoft SharePoint esiteltiin ensimmäisen kerran vuonna 2001, kun maailma oli vielä tottunut ajatukseen käyttää Internetiä muuhunkin kuin vain sähköpostien lähettämiseen ja kissavideoiden selaamiseen.

Tämän MS-projektin alkuperäinen versio oli perusverkkosovellus, jonka avulla tiimit voivat jakaa asiakirjoja ja tehdä yhteistyötä projekteissa. Se ei ollut varsinainen pelin muuttaja, mutta se loi pohjan tulevalle.

Vuosien mittaan SharePoint-alusta kehittyi edelleen ja lisäsi uusia ominaisuuksia ja ominaisuuksia, jotka tekivät siitä välttämättömän työkalun kaikenkokoisille yrityksille ja organisaatioille.

Vuonna 2003 Microsoft julkaisi SharePoint Portal Serverin, joka mahdollisti edistyneemmän sisällönhallinnan ja hakutoiminnot.

Ja vuonna 2006 lanseerattiin Microsoft Office SharePoint Server 2007, joka esitteli sosiaalisia ominaisuuksia ja liiketoimintatiedon ominaisuuksia.

Nykypäivän SharePoint

Vasta SharePoint Server 2010:n julkaisussa alusta alkoi todella saada pitoa.

Parannetun käyttöliittymänsä ja tehokkaiden uusien ominaisuuksiensa, kuten dokumenttien yhteismuokkauksen ja työnkulun automatisoinnin, ansiosta SharePoint 2010:stä tuli nopeasti yhteistyö- ja sisällönhallinnan alusta.

Nykyään SharePoint on voimakas alusta, joka tarjoaa laajan valikoiman ominaisuuksia ja ominaisuuksia asiakirjojen hallinnasta ja liiketoiminnan päätöksenteosta sosiaaliseen yhteistyöhön ja hakutoimintoihin.

Mutta kaikki alkoi yksinkertaisesta ideasta: ryhmien tarpeesta jakaa tietoa ja tehdä yhteistyötä projekteissa.

Seuraavassa osiossa tarkastellaan lähemmin ominaisuuksia, jotka tekevät SharePointista niin tehokkaan työkalun yrityksille ja organisaatioille.

SharePointin kuusi parasta ydinominaisuutta ja -toimintoa

Microsoft SharePoint ei ole vain tylsä ​​vanha asiakirjanhallintajärjestelmä. Se on monipuolinen alusta, joka voi auttaa yrityksiä ja organisaatioita tekemään yhteistyötä, automatisoimaan prosesseja ja jopa tekemään tietoon perustuvia päätöksiä.

Tässä osiossa tarkastellaan lähemmin joitakin tärkeimpiä ominaisuuksia ja ominaisuuksia, jotka tekevät SharePointista niin tehokkaan työkalun digitaaliselle työpaikalle.

1. Yhteistyö

Aloitetaan yhteistyöstä. Microsoft SharePoint tarjoaa laajan valikoiman työkaluja, jotka auttavat tiimejä jakamaan tietoja ja työskentelemään yhdessä tehokkaammin SharePoint-ympäristössä.

Voit luoda tiimisivustoja eri osastoille tai projekteille ja käyttää niitä asiakirjojen tallentamiseen ja järjestämiseen, tehtävien seuraamiseen ja päivitysten jakamiseen reaaliajassa.

Ominaisuuksilla, kuten versionhallinta ja yhteismuokkaus , voit varmistaa, että kaikki työskentelevät saman asiakirjan version parissa, ja välttää loputtomien sähköpostiketjujen aiheuttama päänsärky.

SharePointin yhteistyöominaisuudet mahdollistavat yhteiskirjoittamisen ja antavat käyttäjille mahdollisuuden luoda SharePoint-sivustoja, käyttää jaettuja asiakirjoja, jakaa nopeasti päivityksiä ja antaa palautetta.

Alusta tarjoaa myös mukautettavat käyttöoikeusasetukset, joten voit hallita, kenellä on pääsy tiettyihin asiakirjoihin SharePoint-sivustossasi.

2. Sisällönhallinta

SharePoint-sivuston avulla käyttäjät voivat helposti luoda, ladata ja tallentaa asiakirjoja keskitettyyn asiakirjakirjastoon. Käyttäjät voivat myös hyödyntää integraatioita MS Teamsin kanssa parantaakseen viestintää entisestään.

SharePoint-etusivu tarjoaa myös versionhallinnan, joten voit seurata muutoksia ja varmistaa, että kaikki työskentelevät uusimpien tietojen kanssa.

3. Työnkulkujen automatisointi

SharePoint-sivusto on enemmän kuin pelkkä asiakirjanhallintajärjestelmä. Se tarjoaa myös tehokkaat liiketoimintaprosessien automatisointiominaisuudet, joiden avulla voit virtaviivaistaa työnkulkuja ja automatisoida toistuvia tehtäviä.

SharePoint-työnkulut ovat muokattavissa ja voivat automatisoida tehtäviä ja virtaviivaistaa prosesseja. Voit esimerkiksi määrittää työnkulun asiakirjojen hyväksymistä, ilmoitusten lähettämistä, työntekijöiden ohjaamista tai palautteen keräämistä varten.

Power Automaten (entinen Microsoft Flow) integroinnin ansiosta voit jopa automatisoida prosesseja SharePoint-sivustosi ulkopuolella ja eri sovelluksissa ja palveluissa.

4. Sosiaaliset ominaisuudet

SharePoint tarjoaa myös sosiaalisia ominaisuuksia, joiden avulla voit luoda viestintäsivustoja, joissa voit olla yhteydessä kollegoihin ja jakaa tietoa koko organisaatiossasi.

Sosiaalisten työkalujen avulla voit luoda SharePoint-ympäristöjä, jotka toimivat käytännön yhteisöinä, joissa työntekijät voivat jakaa ideoita ja parhaita käytäntöjä sekä tehdä yhteistyötä projekteissa.

4. Business Intelligence

Eikä unohdeta business intelligenceä! SharePointin avulla voit luoda tehokkaita koontinäyttöjä ja raportteja, jotka auttavat sinua tekemään tietoihin perustuvia päätöksiä useilla palvelimilla.

Voit käyttää SharePointin sisäänrakennettuja analytiikka- ja raportointityökaluja sekä integroida projektipalvelimesi interaktiivisten visualisointien ja oivallusten luomiseen.

5. Hae

SharePointin tehokkaiden hakutoimintojen avulla käyttäjät voivat löytää nopeasti tarvitsemansa sisällön, olipa kyseessä sitten tietty asiakirja, projektisivuston sivu tai työtoverin profiili.

Nämä ovat vain muutamia ydinominaisuuksista, jotka tekevät SharePointista olennaisen työkalun nykyaikaisille työpaikoille. Mutta tiesitkö, että SharePointista on saatavilla erilaisia ​​versioita, joista jokaisella on eri ominaisuudet?

Seuraavassa osiossa tutkimme SharePointin eri versioita SharePoint Onlinesta SharePoint Serveriin, jotta voit selvittää, mikä niistä sopii organisaatiollesi.

SharePoint-versiot ja hinnoittelu

Tämä osio kattaa SharePointin eri versiot ja kuinka ne vastaavat erilaisiin organisaation tarpeisiin.

Saatavilla on useita versioita, mutta kaksi, joita kehitetään aktiivisesti, ovat online- ja paikalliset versiot: SharePoint Online ja SharePoint Server.

SharePoint Online

SharePoint Online on pilvipohjainen versio alustasta, joka sisältyy Microsoft Office 365 -tilaussuunnitelmiin ja jota voi käyttää SharePoint-mobiilisovelluksen kautta.

Se on täydellinen organisaatioille, jotka haluavat nauttia SharePointin eduista ilman omien SharePoint-palvelimien hallinnan vaivaa.

SharePoint Onlinen avulla käyttäjät voivat käyttää kaikkia SharePointin ominaisuuksia mistä tahansa laitteesta (mukaan lukien mobiililaitteet), joissa on Internet-yhteys ja verkkoselain, mikä tekee siitä joustavan ja kätevän vaihtoehdon nykyaikaisille työpaikoille.

Joitakin SharePoint Onlinen etuja ovat:

• Käytettävissä miltä tahansa laitteelta, jossa on Internet-yhteys

• Sinun ei tarvitse hallita omia palvelimia tai web-osia

• Automaattiset päivitykset ja uudet ominaisuudet

• Integrointi muihin Microsoft Office 365 -sovelluksiin

SharePoint Online on saatavilla osana Microsoft Office 365 -tilausta . Hinta vaihtelee valitsemasi tilaussuunnitelman mukaan, mutta SharePoint Online sisältyy kaikkiin sopimuksiin paitsi Microsoft Office 365 Business Basic -perussopimukseen.

SharePoint Server

SharePoint Server on SharePointin paikallisversio, joka voidaan asentaa organisaatiosi palvelimille.

Se tarjoaa kaikki SharePoint Onlinen ominaisuudet sekä muita mukautusvaihtoehtoja sekä tietojen tallennuksen ja muiden suojaustoimintojen hallinnan.

On-premisesin käyttö on ihanteellinen organisaatioille, jotka tarvitsevat SharePoint-ympäristönsä täydellisen hallinnan tai luovat verkkosivustoja, joilla on tietyt suojaus- ja vaatimustenmukaisuusvaatimukset.

Jotkut SharePoint Serverin edut ovat:

• Tietojen tallennuksen, asiakirjakirjastojen ja suojauksen täysi hallinta

• Muita mukautusvaihtoehtoja SharePoint-sivustoille

• Integrointi muihin paikallisiin SharePoint-järjestelmiin

• Lisää joustavuutta käyttöönottovaihtoehdoissa

SharePoint Server 2019 on lisensoitu palvelinta ja palvelinta käyttävää käyttäjää tai laitetta kohti. Saatavilla on kaksi käyttöoikeusmallia : Standard CAL (Client Access License) ja Enterprise CAL.

Standard CAL sisältää SharePoint-perusominaisuudet, kun taas Enterprise CAL sisältää edistyneempiä ominaisuuksia, kuten business intelligence -palvelun ja yrityshaun.

SharePoint Foundation ja SharePoint Designer

Nämä kaksi ansaitsevat kunniamaininnan. Molemmat ovat ilmaisia ​​työkaluja, joita ei enää kehitetä aktiivisesti, ja ne voivat jopa poistaa käytöstä tulevista versioista löytyvät tuoteominaisuudet. Jotkut versiot toimivat kuitenkin edelleen nykyaikaisissa käyttöjärjestelmissä.

SharePoint Designeria käyttävät yleensä kokeneet käyttäjät tai kehittäjät, jotka haluavat luoda mukautettuja työnkulkuja ja ratkaisuja SharePointin päälle.

SharePoint Foundation puolestaan ​​on ilmainen, aloitustason versio SharePointista, jota voidaan käyttää perus-, asiakirjojen jakamiseen, hallintaan ja yhteistyöhön.

Se on loistava lähtökohta aloittelijoille ja pienille organisaatioille, jotka eivät tarvitse kaikkia SharePoint Onlinen tai SharePoint Serverin ominaisuuksia, mutta haluavat silti nauttia eduista, kuten tiedostojen jakamisesta.

Joitakin SharePoint Foundationin etuja ovat:

• Ilmainen käyttää

• Perusasiakirjanhallinta- ja yhteistyöominaisuudet

• Helppo asentaa ja käyttää

Nyt kun olemme käsitelleet eri versioita ja hinnoitteluvaihtoehtoja, tutkitaan toinen tärkeä SharePointin näkökohta: sen integrointi muihin Microsoft-tuotteisiin.

SharePoint voidaan integroida tuotteisiin, kuten Teams, OneDrive, ja Power Platform voi parantaa merkittävästi sen toimintoja.

Seuraavassa osiossa tarkastellaan tarkemmin, kuinka SharePoint integroituu näihin tuotteisiin ja miten se voi parantaa organisaatiosi tuottavuutta ja yhteistyötä. Joten, sukeltakaamme sisään!

Integrointi Microsoft Ecosystemin kanssa

Integrointi muihin Microsoft-tuotteisiin on suuri etu, koska se tarjoaa saumattoman yhteistyön, virtaviivaiset työnkulut ja nykyaikaisen kokemuksen.

Tässä osiossa tarkastellaan lähemmin joitakin tärkeimpiä Microsoft-tuotteita, jotka integroituvat SharePointiin.

Microsoft Office 365

Osana Office 365 -ekosysteemiä SharePoint integroituu saumattomasti muihin tuottavuustyökaluihin, kuten , Word ja . Näin voit käyttää ja jakaa asiakirjoja reaaliajassa, mikä varmistaa, että tiimisi pysyy samalla sivulla.

Kun SharePointi otetaan osaksi Office 365 -palvelupakettia, organisaatiosi yrityskäyttäjät voivat hyötyä:

• Keskitetty tiedostojen tallennus ja suojattu pääsynhallinta

• Yhteistyötä ja sujuvaa tiimiviestintää

• Joustava ja muokattava tiimisivustosuunnittelu

Microsoft Teams

Microsoft Teams on yhteistyöalusta, jonka avulla tiimit voivat keskustella, jakaa tiedostoja ja tehdä yhteistyötä projekteissa reaaliajassa. Teams integroituu SharePointiin, jolloin käyttäjät voivat käyttää SharePoint-tiedostoja ja asiakirjoja suoraan Teamsin käyttöliittymästä.

Integroimalla Microsoft Teamsiin voit:

• Käytä helposti tiimisi kanssa jaettuja ajantasaisia ​​asiakirjoja

• Työskentele asiakirjoissa samanaikaisesti muiden tiimin jäsenten kanssa

• Seuraa versioita ja ylläpidä versiohistoriaa

Power Platform

SharePoint on vuorovaikutuksessa muun muassa Power Appsin ja . Hyödyntämällä Power Platformin ominaisuuksia voit lisätä mukautettua automaatiota, sovellusratkaisuja ja tietojen visualisointia SharePoint-viestintäsivustoillesi.

Power Platform -integroinnin avulla voit:

• Luo automatisoituja työnkulkuja SharePointin ja muiden sovellusten ja palveluiden välillä

• Luo mukautettuja sovelluksia SharePoint-tietojen hallintaan ja näyttämiseen

• Luo tehokkaita datavisualisointeja LuckyTemplatesilla

Integrointi Microsoftin ekosysteemiin antaa sinulle mahdollisuuden hyödyntää SharePointin koko potentiaali, mikä luo loputtomasti mahdollisuuksia yhteistyölle ja innovaatioille organisaatiossasi.

Seuraavassa osiossa tarkastellaan lähemmin joitakin mahdollisia SharePointin käyttötapauksia tosielämässä. Mennään!

Microsoft SharePointin käyttötapaukset

Kuten nyt tiedät, SharePoint on monipuolinen alusta, jolla on laaja valikoima käyttötapauksia eri toimialoilla, ja se on monien organisaatioiden suosikki. Alla on joitain yleisimmistä SharePointin käyttötapauksista:

1. Asiakirjojen hallinta : SharePointin asiakirjanhallintajärjestelmän ominaisuudet ovat sen suosituimpia ominaisuuksia. Organisaatiot voivat käyttää SharePointia asiakirjojen tallentamiseen, järjestämiseen ja hallintaan eri tietolähteistä, mikä varmistaa, että tiimin jäsenet voivat helposti käyttää dokumentin uusinta versiota ja tehdä yhteistyötä sen parissa. SharePointin versionhallinta- ja sisään-/uloskirjautumisominaisuudet auttavat estämään ristiriitoja ja varmistavat, että tiimin jäsenet työskentelevät aina joko paikan päällä tai verkossa asiakirjan uusimman version kanssa.

2. Intranet ja portaalit : SharePointia voidaan käyttää myös itsenäisten intranet-sivustojen ja -portaalien luomiseen sisäiseen viestintään, tiedon jakamiseen, nykyaikaisiin web-osiin ja yhteistyöhön. Intranet-sivustot voidaan mukauttaa sisältämään uutisia, tapahtumia, wikejä ja tärkeitä ilmoituksia sekä yrityksen käytäntöjä ja menettelytapoja. Sen sisäänrakennettujen hakuominaisuuksien ansiosta loppukäyttäjän on helppo löytää nopeasti paikan päällä tallennettuja arkaluonteisia tietoja.

3. Projektinhallinta: SharePointin projektinhallintaominaisuudet voivat auttaa tiimejä hallitsemaan projekteja alusta loppuun. Ryhmät voivat käyttää SharePointia projektisivustosivujen luomiseen, tehtävien määrittämiseen, edistymisen seuraamiseen, sivuston rakenteen muokkaamiseen ja projektidokumenttien yhteiskäyttöön yhdellä palvelimella. Sen integrointi muihin Office 365 -tuotteisiin ja Office -sovelluksiin, kuten MS Teamsiin ja Planneriin, voi myös parantaa projektinhallintaominaisuuksia.

4. Liiketoimintaprosessien automatisointi: SharePointin integraatio (aiemmin nimellä Microsoft Flow) antaa käyttäjille mahdollisuuden automatisoida toistuvia tehtäviä ja prosesseja. Voit käyttää SharePoint-farmaa yhdessä Power Automaten kanssa työnkulkujen, kuten asiakirjojen hyväksymisprosessien, automatisoimiseen suurella tiedostotuella.

SharePointilla on laaja valikoima käyttötapauksia, ja nämä ovat vain muutamia esimerkkejä. Riippumatta organisaatiosi tarpeista, alusta yhdessä SharePoint-apuohjelmien kanssa voivat auttaa parantamaan tuottavuutta ja yleisökohdistusta sekä virtaviivaistamaan työnkulkuja.

Bottom Line

SharePoint on tehokas ja monipuolinen alusta, joka auttaa organisaatioita ja yritysten yhteyspalveluita parantamaan tuottavuutta ja tehostamaan yhteistyötä.

Intranet- ja portaaliominaisuudet, Office 365 -sovellusintegraatiot, projektinhallintatyökalut, web-osat ja käyttöpalvelut sekä liiketoimintaprosessien automatisointiominaisuudet tarjoavat SharePoint-ratkaisuja kaikenkokoisille ja -toimialoille.

Lisäksi SharePointin integrointi muihin Office 365 -tuotteisiin ja Office -palveluihin, kuten MS Teamsiin, OneDriveen, Outlookiin ja Power Automateen, tekee siitä entistäkin arvokkaamman verkkosovelluksen työnkulkusi parantamiseen.

Ja saatavilla olevien erilaisten hinnoitteluvaihtoehtojen ja käyttöönottomallien ansiosta se voidaan räätälöidä minkä tahansa organisaation tarpeisiin ja budjettiin.

Olitpa pieni yritys, joka haluaa virtaviivaistaa liiketoimintaprosesseja, tai suuryritys, joka haluaa parantaa ryhmätyötä, sisäistä viestintää ja yhteistyötä osastojen ja toimipaikkojen välillä, SharePoint on harkitsemisen arvoinen alusta.

Saat lisätietoja SharePointin käytön eduista verkkosovelluksena tutustumalla alla olevaan opetusohjelmaan: