Mikä on Power Automate? - Lopullinen opas

Etsitkö helpompaa tapaa saada kaikki työläs, rutiinitehtäväsi tehtyä nopeasti ja tehokkaasti? Jos näin on, Power Automate voi olla etsimäsi ratkaisu.

Tämä Power Automaten opas sisältää kaikki tiedot ja esimerkit, joita tarvitset Power Automaten automatisoitujen työnkulkujen täyden potentiaalin hyödyntämiseksi.

Luo yksinkertaisia ​​botteja tiedonsyöttöprosessin aikana luodaksesi monimutkaisia ​​työnkulkuja, jotka organisoivat päästä päähän -liiketoimintaratkaisuja – Power Automate voi mullistaa yrityksesi, jos se tehdään oikein!  

Sisällysluettelo

• Mikä on Microsoft Power Automate?
• Kuinka Power Automate toimii Microsoft 365 -sovellusten kanssa?
• Automatisoinnin merkitys liiketoimintaprosesseissa
• Power Automaten yleisiä käyttötarkoituksia eri toimialoilla
• Power Automaten tärkeimmät ominaisuudet 
• Power Automate -tilin luominen ja määrittäminen 
• Power Automate -terminologia: keskeiset käsitteet ja määritelmät
• Yhteyden muodostaminen ulkoisiin tietolähteisiin ja palveluihin 
• Työnkulkutyypit, jotka auttavat sinua pääsemään alkuun
  • Liiketoimintaprosessien kulku
  • Desktop Flows
  • Pilvi virtaa
    • 1. Automatisoidut virtaukset
    • 2. Välittömät virtaukset
    • 4. Suunnitellut virtaukset
  • Oikean pilvivirran valitseminen
• Triggerien ja toimintojen rooli Power Automatessa
• Kehittyneet tehoautomaatiotekniikat 
  • Muuttujien ja lausekkeiden käyttäminen Power Automatessa
• Ehdollisen logiikan ja silmukoiden toteuttaminen
• Mukautettujen liittimien ja API:iden luominen
• 2 Power Automaten käytännön sovellukset reaalimaailman skenaarioissa
  • Esimerkki 1: Lähetä joukkosähköpostit Instant Cloud Flow -palvelun avulla Power Automatessa
  • Esimerkki 2: Excel-tietojen siirtäminen Sharepoint-luetteloon 
• Power Automaten 6 parasta käytäntöä
  • 1. Virtojen ja automaatioprosessien hallinta
  • 2. Työnkulkujen testaus ja virheenkorjaus 
• Power Automate vs. muut automaatiotyökalut
• 3 Power Automaten mahtavaa etua
• 3 Microsoft Power Automaten käytön rajoitukset
• Power Automatea vai ei Power Automatea?

Mikä on Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate (aiemmin Microsoft Flow) on tehokas automaatiotyökalu, jonka avulla voit automatisoida toistuvia ja manuaalisia tehtäviä käyttäjäystävällisellä tavalla.

Intuitiivisen vedä ja pudota -käyttöliittymän ansiosta Power Automate on ihanteellinen sekä koodaajille että ei-koodaajille. Sen avulla voit luoda sääntöpohjaisia ​​työnkulkuja ja säästää aikaa rutiinitehtävissä.

Voit aloittaa prosessin automatisoinnin visualisoimalla prosessin kulun vuokaavion avulla. Tämä vuokaavio sisältää erilaisia ​​elementtejä, kuten vaiheita, muuttujia, silmukoita ja ehtoja. Voit sitten replikoida tämän vuokaavion Microsoft Power Automatessa automatisoidaksesi prosessisi.

Se tarjoaa myös suurta joustavuutta toteutuksen suhteen – mukauta olemassa olevia malleja tai rakenna mukautettu ratkaisu tyhjästä.

Voit siis automatisoida monenlaisia ​​tehtäviä Microsoft Power Automaten avulla, mikä tekee siitä tehokkaan työkalun yrityksille.

Tässä kattavassa oppaassa annamme yleiskatsauksen Microsoft Power Automatesta ja katamme sen komponentit. Opastamme myös työnkulun luomisprosessin läpi ja tarjoamme todellisia esimerkkejä siitä, miten se toimii ja kuinka sen avulla automatisoidaan työnkulkujen eri osa-alueita. 

Power Automate tukee yli 900 suosittua sovellusta ja palvelua, kuten Microsoft Office 365, Dropbox, Salesforce CRM, Google Drive ja paljon muuta, joten se on monipuolinen työkalu monille teollisuudenaloille ja yrityksille. Lisäksi se integroituu muihin Microsoftin tuotteisiin, kuten SharePointiin, Dynamics 365:een ja PowerAppsiin, joten voit luoda tehokkaampia ja räätälöityjä työnkulkuja pienellä koodilla.

Kuinka Power Automate toimii Microsoft 365 -sovellusten kanssa?

Microsoft Office 365 on sovelluspaketti, joka on välttämätön tuhansien yritysten toiminnalle ympäri maailmaa.

Näitä sovelluksia ovat Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook, Microsoft OneNote, Microsoft OneDrive ja muut Microsoftin tuotteet. Jokainen sovellus suorittaa oman erityistehtävänsä, mutta ne toimivat yleensä itsenäisesti eivätkä ole vuorovaikutuksessa toistensa kanssa.

No, siihen asti Power Automate tuli kuvaan.

Power Automaten käyttöönoton myötä nämä sovellukset voivat nyt kerätä tietoja, kommunikoida keskenään ja toimia muiden sovellusten laukaisimien perusteella. Tämä integrointi parantaa tuottavuutta ja tehokkuutta automatisoimalla aiemmin manuaalisia tehtäviä.

Esimerkiksi Outlookissa vastaanotetut sähköpostit voivat käynnistää toimintoja Excelissä tai OneDrivessa, mikä virtaviivaistaa työnkulkua ja vähentää virheiden riskiä. 

Automatisoinnin merkitys liiketoimintaprosesseissa

Liiketoimintaprosessien automatisointityökalu, kuten Power Automate, tarjoaa käyttäjäystävällisen käyttöliittymän, jonka avulla käyttäjät voivat luoda ja hallita monimutkaisia ​​työnkulkuja ilman koodausta tai teknistä asiantuntemusta.

Globaalit robottiprosessiautomaatiomarkkinat ovat nousussa, ja vuosittaisen kasvuvauhdin ennustetaan olevan 38,2 prosenttia vuodesta 2022 vuoteen 2030.

Tämä tekniikka muuttaa yritysten toimintatapoja ohjelmistorobottien avulla, jotka voivat automatisoida päivittäisiä tehtäviä eri toimialoilla.

Automaation edut ovat lukuisia ja tehokkaita, mukaan lukien:

• Se säästää aikaa ja antaa henkilöstölle mahdollisuuden suorittaa korkeamman tason tehtäviä, jotka lisäävät liiketoimintaa.  
• Parantaa tehokkuutta ylläpitämällä tasaisia ​​prosessinopeuksia. 
• Vähentää työvoimakustannuksia suorittamalla poikkeuksellisen monimutkaisia ​​tehtäviä ja vapauttaa rahaa, joka voidaan käyttää muualla.
• Poistaa virheet, erityisesti manuaalisissa tiedonsyöttötehtävissä, mikä voi estää yrityksellesi kalliit virheet. 

Lopuksi se parantaa asiakaspalvelua tarjoamalla nopeaa ja tehokasta viestintää, jolloin voit rakentaa parempia suhteita ilman paljon aikaa.

Katsotaanpa joitain Power Automaten tärkeimpiä käyttötapoja.

Power Automaten yleisiä käyttötarkoituksia eri toimialoilla

Power Automate on monipuolinen automaatiotyökalu, jota voidaan soveltaa useilla eri aloilla ja käyttötapauksissa. Tässä on esimerkkejä siitä, miten Power Automatea käytetään eri toimialoilla:

• Terveydenhuolto : Terveydenhuoltoala on yksi tärkeimmistä teollisuudenaloista, jolla on olennainen automatisointitarve. Power Automaten avulla terveydenhuollon organisaatiot voivat automatisoida tehtäviä ja työnkulkuja, jotka aiemmin suoritettiin manuaalisesti, mikä säästää aikaa ja parantaa tehokkuutta.
  
  Näihin tehtäviin ja työnkulkuihin kuuluu tapaamisaikataulu integroimalla sähköisiin sairauskertomusjärjestelmiin. Se voi myös automatisoida lääketieteellisen laskutuksen, korvausvaatimusten käsittelyn ja varastonhallinnan, mikä vähentää virheitä ja parantaa läpimenoaikoja. 
• Rahoitus : Power Automaten usein käytetty käyttö rahoituksessa on ostovelkojen ja saamisten hallinta, hinnoittelu, hyväksymisprosessit ja tietojen syöttäminen. Näiden prosessien automatisoimalla laskut voidaan käsitellä ja maksaa nopeasti sekä tiedot täsmäyttää, mikä vähentää virheiden ja maksuviivästysten riskiä.
  
  Power Automaten avulla tiedot voidaan tuoda ja täsmäyttää automaattisesti, mikä vähentää manuaalisen tietojen syöttämisen ja epätarkkuuksien tarvetta.
• Valmistus : Teollisuusteollisuus on ollut pitkään tunnettu manuaalisista, työvaltaisista prosesseista, jotka ovat hitaita ja vaikeasti hallittavissa.
  
  Automaatiotekniikoiden, kuten Microsoft Power Automaten, käyttö on välttämätöntä valmistajille, jotka haluavat parantaa tehokkuutta, alentaa kustannuksia ja säilyttää kilpailuetunsa. 
  
  Power Automate voi parantaa tuotannon tehokkuutta automatisoimalla toistuvia tehtäviä helposti ja integroimalla ne olemassa oleviin järjestelmiin. Se voi auttaa tehostamaan tuotantoprosesseja ja tilausten hallintaa, tehostamaan koneen toimintaa, yksinkertaistamaan tietojen ja asiakirjojen käsittelyä ja integroitumaan saumattomasti ERP-ratkaisuihin.
  
  Lisäksi Power Automate voi helpottaa automaattista raporttien luomista ja optimoida myös laitteiden ylläpidon. 
• Vähittäiskauppa : Power Automate voi antaa jälleenmyyjille kilpailuetua automatisoimalla aikaa vievät tehtävät ja integroimalla ne järjestelmiin. Tekoälyn, ERP-järjestelmien, IoT:n, POS-ohjelmistojen ja robotiikan prosessiautomaation avulla jälleenmyyjät voivat virtaviivaistaa prosesseja ja parantaa asiakaspalvelua säästäen aikaa ja rahaa.
  
  Power Automate auttaa johtajia hallitsemaan varastoa, automatisoimaan tilausten täyttämistä, lähettämään ja seuraamaan myyntitietoja samalla kun hän tarjoaa KPI-koontinäyttöjä. 

Power Automaten tärkeimmät ominaisuudet 

Kuten nyt tiedät, Microsoft Power Automate tarjoaa laajan valikoiman ominaisuuksia, joiden avulla käyttäjät voivat luoda mukautettuja työnkulkuja, integroida sovelluksia ja parantaa yhteistyötä. 

Sukellaanpa näihin hieman syvemmälle.

Työnkulun automaatio

Visuaalisten vuokaavioiden avulla käyttäjät voivat suunnitella mukautettuja työnkulkuja, jotka käsittelevät tehtäviä, kuten ilmoitusten lähettämistä, hyväksyntöjen hallintaa tai tietueiden päivittämistä. Alusta tukee lukuisia liittimiä, mikä mahdollistaa saumattoman integroinnin suosittujen palvelujen, kuten SharePointin, Dynamics 365:n ja Outlookin, kanssa.

Saumaton integrointi ja räätälöinti

Saumaton integrointi Microsoft 365 -sovellusten kanssa antaa käyttäjille mahdollisuuden luoda automaattisia työnkulkuja ja aloittaa tehtäviä suoraan sovelluksista, kuten SharePointista, Excelistä ja Microsoft Teamsista. Työnkulkujen luomisen yksinkertaistamiseksi Power Automate tarjoaa valmiita malleja yleisiin tehtäviin, joita käyttäjät voivat mukauttaa omiin tarpeisiinsa.

Lisäksi Power Automate voi integroida kolmansien osapuolien sovelluksia ja palveluita, kuten Salesforce, Google Sheets, Mailchimp, ja laajan yli 900 liittimen kirjaston, mikä tekee siitä monipuolisen ja tehokkaan työkalun tehtävien ja prosessien automatisointiin eri alustoilla. tulla työkaluksi. 

Kaiken lisäksi voit myös käyttää Power Automatea julkaistaksesi sosiaaliseen mediaan ja ajoittaaksesi muutaman twiitin, mutta se on toinen tarina toiselle päivälle.

Robotic Process Automation (RPA)

Power Automate Desktop tuo Robotic Process Automation (RPA) -ominaisuudet, joiden avulla käyttäjät voivat automatisoida tehtäviä pöytäkoneissaan. RPA on erityisen hyödyllinen automatisoitaessa prosesseja, joihin liittyy vanhoja järjestelmiä, paikallisia tiedostoja tai näytön kaapimista.

Käyttäjät voivat tallentaa toimintansa ja käyttää Power Automate Desktopia luodakseen botteja, jotka kopioivat nämä toiminnot automaattisesti.

Mobiilisovellus

Power Automate -mobiilisovelluksen avulla käyttäjät voivat hallita ja seurata työnkulkuaan liikkeellä ollessaan. Sovellus tukee välittömiä virtauksia, jolloin käyttäjät voivat käynnistää toimintoja manuaalisesti Flow-painikkeiden avulla. Lisäksi käyttäjät voivat seurata virtausten tilaa, vastaanottaa push-ilmoituksia ja hyväksyä pyyntöjä suoraan mobiililaitteistaan.

Turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus

Power Automate noudattaa Microsoftin tiukkoja turvallisuus- ja vaatimustenmukaisuusstandardeja tietosuojan ja yksityisyyden takaamiseksi. Alusta tukee tietojen häviämisen eston (DLP) käytäntöjä, joiden avulla organisaatiot voivat hallita arkaluonteisten tietojen kulkua sovellusten välillä. Lisäksi Power Automate noudattaa useita alan standardeja, kuten GDPR, HIPAA ja FedRAMP.

Ok, nyt on aika saada sinut vauhtiin.

Power Automate -tilin luominen ja määrittäminen 

Aloita Power Automaten käyttö vierailemalla virallisella Power Automate -verkkosivustolla

Kirjautumisen jälkeen pääset kotisivulle, joka toimii keskeisenä keskuksena työnkulkujesi ja liittimiesi hallinnassa.

Ennen kuin alat tehdä mitään, tutustutaan nopeasti muutamaan keskeiseen käsitteeseen.

Power Automate -terminologia: keskeiset käsitteet ja määritelmät

Kun sukeltat syvemmälle Power Automaten maailmaan, on tärkeää tutustua alustalla käytettyyn terminologiaan.

Näiden termien ymmärtäminen helpottaa virtausten luomista, hallintaa ja optimointia.

Tässä on kattava luettelo Power Automate -termeistä ja selkeistä selityksistä, jotka auttavat sinua navigoimaan alustalla luottavaisesti:

Flow: Vuo viittaa erityyppisiin työnkulkuihin, jotka sopivat erilaisiin liiketoiminnan tarpeisiin. Nämä vuot ovat sarja automatisoituja vaiheita, toimintoja ja ehtoja, jotka määrittävät automatisoidun prosessisi.

Liitin: Valmiiksi rakennettu integraatio, joka mahdollistaa viestinnän Power Automaten ja ulkoisten sovellusten tai palvelujen välillä.

Liitinten avulla voit käyttää tietoja ja suorittaa toimintoja yhdistetyissä palveluissa.

Malli: Ne ovat valmiiksi pakattuja työnkulkuja, jotka sisältävät joukon käynnistimiä, toimintoja ja ehtoja tietyn tehtävän tai prosessin automatisoimiseksi. Malleja voidaan käyttää lähtökohtana mukautettujen kulkujen luomiseen, mikä säästää aikaa ja vaivaa.

Vaihtoehtoinen teksti: Microsoft Power Automate -mallit

Trigger: Tapahtuma tai ehto, joka käynnistää kulun. Triggerit voivat perustua tiettyihin tapahtumiin, kuten sähköpostin vastaanottamiseen, tai ne voidaan ajoittaa toimimaan ennalta määrätyin väliajoin.

Toimi: yksittäinen toiminto tai tehtävä, joka suoritetaan kulun sisällä. Toimintoja voivat olla sähköpostien lähettäminen, tietueiden päivittäminen tai uusien kohteiden luominen luetteloon.

Ehto: Viron sisällä oleva päätöksentekoelementti, joka arvioi määritetyt kriteerit ja suorittaa erilaisia ​​toimia sen perusteella, täyttyvätkö kriteerit (tosi) vai eivät (epätosi).

Silmukka: Vuon ohjausrakenne, joka toistaa toimintosarjan jokaiselle kokoelman alkiolle tai kunnes tietty ehto täyttyy. Silmukoiden avulla voit suorittaa erätoimintoja tai käyttää toimintoja useisiin elementteihin.

Yhteyden muodostaminen ulkoisiin tietolähteisiin ja palveluihin 

Yhteyden muodostaminen ulkoisiin tietolähteisiin ja palveluihin on Power Automaten käytön tärkein etu.

Käyttääkseen yhteyden ulkoiseen tietolähteeseen tai palveluun on annettava valtuustiedot tai API-avain yhteyden todentamiseksi. Kun liitin on todennettu, se antaa pääsyn tietoihin ja antaa käyttäjän suorittaa toimintoja yhdistetyssä palvelussa.

Tämä ominaisuus ei ainoastaan ​​tee Power Automatesta monipuolisempaa, vaan myös yksinkertaistaa eri sovellusten ja palveluiden integrointia tehokkaampien ja virtaviivaisempien työnkulkujen luomiseksi. 

Mutta tarvittavan tietoinfrastruktuurin luominen liiketoimintanäkemyksiin voi olla sekä kallista että aikaavievää, koska mukana on monia tietoteknologioita, API-liittymiä ja tietoturvamalleja.

Lisäksi ammattitaitoisia kehittäjiä, joilla on asiantuntemusta näiden tekniikoiden käyttöönotosta, määrittämisestä, hallinnasta ja integroinnista, on usein vaikea löytää ja niiden palkkaaminen on kallista.

Dataverse vastaa näihin haasteisiin tarjoamalla saavutettavan, hallittavan, yhteensopivan, suojatun, skaalautuvan ja maailmanlaajuisesti saatavilla olevan SaaS-datapalvelun. 

Aiemmin nimellä Common Data Service (CDS) tunnettu Microsoft Dataverse on monipuolinen tietoalusta, joka tarjoaa yrityksille turvallisen, skaalautuvan ja helppokäyttöisen ratkaisun tietojen hallintaan ja integrointiin monenlaisissa sovelluksissa ja palveluissa.

Dataversen ainutlaatuiset ominaisuudet antavat yrityksille mahdollisuuden rakentaa mukautettuja sovelluksia, automatisoida prosesseja ja luoda oivaltavia raportteja Power Appsin, Power Automaten ja

Hyödyntämällä Dataversen tehoa Power Automatessa käyttäjät voivat luoda ja automatisoida työnkulkuja, jotka käyttävät ja käsittelevät Dataverseen tallennettuja tietoja. 

Katsotaanpa nyt erityyppisiä työnkulkuja, jotta voit päättää, mihin sinun tulee keskittyä.

Työnkulkutyypit, jotka auttavat sinua pääsemään alkuun

On olemassa useita erilaisia ​​virtaustyyppejä, joista jokainen on suunniteltu tiettyä automaatiotapaa varten. Eri virtaustyyppien ja niiden ihanteellisen käyttötapauksen ymmärtäminen auttaa sinua hyödyntämään Power Automaten täyden potentiaalin.

Sukeltakaamme sisään.

Liiketoimintaprosessien kulku

Business Process Flows tarjoaa ohjatun käyttökokemuksen, joka opastaa käyttäjät tietyn prosessin läpi.

Nämä virrat on järjestetty vaiheisiin ja vaiheisiin kussakin vaiheessa. Liiketoimintaprosessin kulkua luodessaan käyttäjien tulee valita " Business process flow" -valinta aloittaessaan uutta kulkua.

Näin voit määritellä prosessin eri vaiheet ja määrittää kussakin vaiheessa suoritettavat toimet.

Business Process Flows on erityisesti suunniteltu Dataverselle, ja niitä voidaan käyttää vain Dataverse-taulukoiden, Dynamics 365:n tai mallipohjaisten sovellusten kanssa.

Ne vaativat lisälisenssejä tavallisten Microsoft 365 -lisenssien lisäksi.

Desktop Flows

Desktop Flows hyödyntää RPA:ta (Robotic Process Automation) tehtävien automatisoimiseksi käyttäjän pöytäkoneella.

Luodakseen työpöytävirtoja käyttäjien on ladattava ja asennettava Power Automate Desktop -sovellus. Nämä vuot sopivat automatisoida tehtäviä, joihin liittyy vanhoja ohjelmistoja, Excel-taulukoita tai näytön kaapimista.

Power Automate Desktopin ilmainen versio on saatavilla Windows- ja Mac-käyttäjille, mutta joissakin skenaarioissa voi olla tarpeen päivittää premium-lisenssi.

Pilvi virtaa

Power Automatessa "pilvivirrat" viittaavat virtauksiin, jotka on suunniteltu ja ajettu kokonaan pilvipohjaisessa ympäristössä. Nämä virrat eivät vaadi paikallista infrastruktuuria tai resursseja, ja niitä voidaan käyttää ja hallita helposti mistä tahansa Internet-yhteyden avulla.

Käyttäjien vuorovaikutus, kuten painikkeen painaminen verkkosivulla tai mobiilisovelluksessa, tai jopa ennalta määritetyt aikataulut, kuten juokseminen tiettyyn aikaan joka päivä, voivat myös toimia näiden virtojen laukaisimina. 

Pilvivirtoja on kolmenlaisia:

1. Automatisoidut virtaukset

Automaattiset vuot ovat yleisin virtaustyyppi Power Automatessa. Nämä vuot käynnistävät automaattisesti työnkulkuja, kun tietolähteessäsi tapahtuu tapahtumia.

Työnkulku voidaan käynnistää esimerkiksi, kun kohde lisätään SharePoint-luetteloon tai tiedosto ladataan SharePoint-dokumenttikirjastoon.

Automatisoidut virtaukset toimivat yli 900 eri liittimen kanssa eivätkä vaadi manuaalisia toimenpiteitä.

Vaihtoehtoinen teksti: Microsoft Power Automate Automated Flows

2. Välittömät virtaukset

Toisin kuin automatisoidut työnkulut, välittömät työvirrat edellyttävät käyttäjän toimia työnkulun käynnistämiseksi.

Ne voidaan käynnistää manuaalisesti Power Automatesta, Power Appsista tai muista sovelluksista, kuten SharePointista, OneDrivesta tai Microsoft Teamsista.

Välittömät virtaukset voidaan myös käynnistää HTTP-pyynnöillä ja käyttää Power Virtual Agents -agenttien kanssa.

Esimerkkejä välittömän kulun liipaisimista ovat työnkulkupainikkeet, valitut kohteet SharePointissa, viestitoiminnot Teamsissa ja valitut rivit Excelissä.  

4. Suunnitellut virtaukset

Lopuksi olemme ajoittaneet Flows. Nämä virrat suoritetaan ennalta määritetyn aikataulun mukaan, joka vaihtelee sekunneista päiviin. Ne ovat hyödyllisiä tehtävissä, kuten automaattisten muistutusten tai ilmoitusten lähettämisessä.

Käyttäjät voivat määrittää näiden virtojen taajuuden ja alkamisajan, jotka sitten suorittavat vastaavat toiminnot aikataulun mukaan.

Oikean pilvivirran valitseminen

Kun avaat Power Automaten, sinua pyydetään valitsemaan kolmesta pilvivirtausvaihtoehdosta.

Harkitse seuraavia asioita määrittääksesi, mikä tyyppi sopii parhaiten tarpeisiisi:

• Jos automatisoit tehtäviä pilvipalvelujen tapahtumien perusteella, valitse automaattinen pilvivirta.
• Jos tarvitset manuaalista laukaisua toistuviin tehtäviin, valitse välitön pilvivirta.
• Jos tarvitset automaation toimimaan säännöllisesti aikataulun mukaan, valitse ajoitettu pilvivirta.

Yksityiskohtaisen selityksen ja esimerkkejä kustakin vuotyypistä suosittelemme tutustumaan aiemmin julkaistuun artikkeliimme "", joka erittelee kukin virtatyyppi ja tarjoaa arvokkaita näkemyksiä siitä, milloin ne tulee ottaa käyttöön automaatiomatkallasi.

Siirrytään nyt laukaisimiin ja toimiin.

Triggerien ja toimintojen rooli Power Automatessa

Triggerit ja toiminnot ovat Microsoft Power Automaten työnkulkujen rakennuspalikoita. Liipaisuolosuhteet ovat tapahtumia tai olosuhteita, jotka käynnistävät kulun, ja toiminnot ovat tehtäviä, jotka kulku suorittaa, kun liipaisin tapahtuu.

Power Automatessa on käytettävissä monia laukaisuehtoja, kuten uusi sähköposti saapuu postilaatikkoosi tai uusi kohde lisätään SharePoint-luetteloon.

Toimintoja ovat vastaussähköpostien lähettäminen, sähköpostin liitetiedostojen tallentaminen OneDriveen, ilmoitusten lähettäminen, luettelon kohdekenttien päivittäminen ja paljon muuta.

Power Automaten avulla voit myös luoda mukautettuja triggereitä ja toimintoja Azure Functionsin tai HTTP Webhooksin avulla. Jos haluat luoda kulun Power Automatessa, valitse ensin triggeri ja lisää toimintoja, jotka suoritetaan, kun triggeri käynnistyy. Voit myös lisätä ehtoja, silmukoita ja muita elementtejä ohjaamaan automaatiokulkua. 

Kehittyneet tehoautomaatiotekniikat 

Katsotaanpa muutamia kehittyneitä tekniikoita.

Muuttujien ja lausekkeiden käyttäminen Power Automatessa

Muuttujat ja lausekkeet ovat olennaisia ​​osia Power Automatessa, ja niiden avulla käyttäjät voivat tallentaa, käsitellä ja käyttää uudelleen tietoja omissa kulkusuunnissaan. Näin voit käyttää muuttujia ja lausekkeita Power Automatessa:

• Muuttujan käynnistäminen: Määritä muuttuja "Alusta muuttuja" -toiminnolla ja määritä sen nimi, tyyppi ja alkuarvo. Jos haluat esimerkiksi luoda muuttujan nimeltä " count ", jonka alkuarvo on 0 , käytä seuraavaa toimintoa:
  
  Toimi: Alusta muuttuja
  
  Nimi: count
  
  Tyyppi: Kokonaisluku
  
  Arvo: 0
• Aseta tai muokkaa muuttujan arvoa: Käytä " Aseta muuttuja " -toimintoa muuttujan arvon päivittämiseen kulun suorittamisen aikana.
• Käytä lausekkeita: Lausekkeita voidaan käyttää erilaisissa toimissa ja olosuhteissa laskelmien suorittamiseen, tekstin käsittelyyn tai tietojen arvioimiseen. Voit esimerkiksi käyttää "addDays"-funktiota tulevan päivämäärän laskemiseen tai "concat"-funktiota merkkijonojen yhdistämiseen.
• Viittausmuuttujiin ja lausekkeisiin: Jos haluat viitata muuttujaan tai lausekkeeseen, lisää sen nimi "@{}"-syntaksilla sopivaan kenttään.

Ehdollisen logiikan ja silmukoiden toteuttaminen

Ehdollinen logiikka ja silmukat tuovat Power Automate -virtoihin joustavuutta ja hallintaa, minkä ansiosta voit luoda dynaamisempia ja mukautuvampia työnkulkuja:

• Ehdollinen logiikka: Käytä "Ehto"-toimintoa lausekkeen arvioimiseen ja eri toimien suorittamiseen tuloksen perusteella. "Vaihda"-toimintoa voidaan käyttää myös useiden mahdollisten tulosten käsittelemiseen.
• Silmukat: "Käytä jokaiseen" -toiminnon avulla voit iteroida kohteiden kokoelmaa ja suorittaa toimintoja kullekin kohteelle. Monimutkaisemmissa silmukkaskenaarioissa käytä "Tee kunnes" -toimintoa suorittaaksesi joukon toimintoja, kunnes tietty ehto täyttyy.

Mukautettujen liittimien ja API:iden luominen

Mukautetut liittimet ja API:t laajentavat Power Automaten ominaisuuksia, jolloin käyttäjät voivat integroida tietovirtansa ulkoisiin palveluihin ja sovelluksiin.

Mukautetut liittimet: Kehitä mukautettu liitin Power Automaten liittämiseksi ulkoiseen palveluun tai sovellukseen. Näin voit käyttää ja hyödyntää ulkoisen palvelun toimintoja viroissasi.

Voit esimerkiksi luoda mukautetun liittimen yrityksesi sisäiselle API:lle, mikä mahdollistaa saumattoman integroinnin Power Automaten kanssa.

Tekoälypohjaiset parannukset: AI-työkalujen, kuten ChatGPT ja DALL-E 2, integrointi voi rikastuttaa Power Automate -työnkulkuasi entisestään. Microsoftin Dynamics 365 Copilot , tekoälyllä toimiva virtuaaliassistentti, on yksi esimerkki siitä, kuinka tekoäly voi parantaa käyttäjäkokemusta ja tehostaa Dynamics 365 -alustan.

Tämä innovatiivinen työkalu käyttää luonnollisen kielen käsittelyä ja koneoppimisalgoritmeja tulkitsemaan käyttäjien kyselyitä ja antamaan asiaankuuluvia vastauksia.

Katsotaanpa nyt joitain käytännön esimerkkejä.

2 Power Automaten käytännön sovellukset reaalimaailman skenaarioissa

Power Automaten potentiaalin havainnollistamiseksi tarkastellaan muutamia esimerkkejä siitä, kuinka sitä voidaan käyttää erilaisissa liiketoimintaskenaarioissa.

Löydät lisää tällaisia ​​tosielämän käyttötapausten työnkulkuja osoitteessa .

Esimerkki 1: Lähetä joukkosähköpostit Instant Cloud Flow -palvelun avulla Power Automatessa

Tässä esimerkissä opastamme sinut Instant Cloud Flow -palvelun avulla sähköpostin lähettämiseen 50 käyttäjälle samanaikaisesti, mikä säästää aikaa ja vaivaa.

Vaihe 1: Ota Instant Cloud Flow käyttöön

1. Siirry Power Automate -hallintapaneeliin ja valitse vasemmasta reunasta Omat virtaukset. Napsauta "+Uusi virtaus" -painiketta ja valitse "Instant Cloud Flows" New Flow -kohdasta.

1. Nimeä työnkulku (esim. "Muokattu sähköposti") ja valitse käynnistysvaihtoehdoksi "Käynnistä kulku käsin". Napsauta "Luo".

1. Siirry seuraavaan vaiheeseen napsauttamalla "Seuraava vaihe". Etsi nyt "muuttuja" ja valitse "Initialize Variable".

1. Enter a name for your variable, change the Type to “Array,” and manually input the email addresses in the Value field using the following format:
   1. Separate email addresses with commas (,)
   2. Enclose each email address in quotes (“[email protected]”)
   3. Enclose the entire list of email addresses in square brackets ([])
   4. Click “Next.”

Step 2: Configure the Flow

1. Look for “Control” and select “Apply to each.” If you can’t find it, search for it or locate it in the Built-in section.

1. Click on “User Email” from the dynamic section.

1. Click “Add an action button,” select the “Standard” tab, and choose your desired email system (e.g., Office 365 Outlook). Choose “Send an email (V2).”

Step 3: Customize the “Send an email (V2)” Action

1. Configure the following options:
   1. To: Use the dynamic content to select the “current item.”
   2. Subject: Input the email subject line.
   3. Body: Write the email message and format it as desired, including links, font size, and text styling.

1. Click “Show Advanced Options” to access additional settings:
   1. Attachments: Add any necessary attachments.
   2. Importance: Set the priority level (Low, Normal, High).
   3. Reply to: Specify the email address(es) for replies.
   4. Save your settings when finished.

Step 4: Test Your Flow

1.  Click “Test” in the top right corner.

1. Choose “Manually” and click “Test” again. Continue by selecting “Run Flow.”

1.  Confirm that the emails have been successfully sent to all recipients.

Example 2: Migrating Excel Data to a Sharepoint List 

Migrating Excel data to a SharePoint list can be a tedious process, especially when dealing with simple tracking sheets. However, Power Automate offers a convenient solution that streamlines the migration process.

In this guide, we’ll show you how to convert an Excel table into a SharePoint list using Power Automate.

Step 1: Set Up an Instant Flow

1. Set the flow type to “Instant” and use the “Manually trigger a flow” option.

1. Add the “List rows present in a table (Excel Online Business)” action. This action queries the rows from the table in an Excel file.

Step 2: Upload the Excel File to OneDrive or SharePoint

1. Upload your Excel file to OneDrive or SharePoint and provide the location in the “Location” property of the “List rows present in a table (Excel Online Business)” action. In this example, we uploaded the file to the “Book” library of the SharePoint site containing our list.

Step 3: Configure the Flow to Add Items to the SharePoint List

1. Use the “Apply to each (Condition)” action to iterate through each row returned by the “List rows present in a table (Excel Online Business)” action.

1. Within the “Apply to each (Condition)” action, add the “Create item (SharePoint)” action to create an item in the Request list.

1. Rerun the flow after making the necessary changes to the file.

Step 5: Verify the Successful Migration

1. Once the flow completes successfully, navigate to your SharePoint list to view all the newly created list items.

By now, you should have a good idea of what Power Automate is capable of. Like anything you do, it is important to understand best practices.

Let’s check them out.

6 Best Practices for Power Automate

To get the most out of Power Automate, it’s important to follow best practices when creating and managing your flows.

Here are some of them:

1. Managing flows and Automation Processes

Plan and design your flow

When automating tasks with Power Automate, it’s tempting to start building flows right away, (believe me), but planning is key to a successful implementation.

For large projects, planning can help you avoid platform limitations, maintainability and performance issues.

Before you start, it’s important to gather all the information you need, such as license type, run volume, and business process complexity.

Then, identify the triggers, actions, and conditions needed, and outline the flow’s overall structure. This initial planning phase will help you avoid potential issues and ensure a smoother flow creation process.

Leverage built-in templates

Power Automate offers a wide range of built-in templates that you can use as starting points for your flows. Explore these templates to find the one that best suits your needs and customize it accordingly.

Templates save you time and help you learn best practices from pre-built flows.  

Utilize error handling and notifications

To make your flows more robust and fault-tolerant, implement error handling mechanisms, such as using “Scope” actions to group related actions and handle errors or exceptions.

Additionally, consider adding notifications (e.g., email or Teams messages) to alert you when errors occur, allowing you to address issues promptly.

Optimize flow performance

Power Automate imposes certain limits and constraints on running flows. To ensure optimal performance, please note the following:

• Minimize the number of actions in your flow to reduce the risk of hitting these limits.
• Use “Filter Query” options in actions like “Get items” or “Get rows” to retrieve only the required data, reducing the load on your flow and improving its efficiency.

Keep your flows organized and maintainable:

As your flows grow in complexity, it becomes crucial to keep them organized and maintainable. Use the following tips to achieve this:

• Provide clear, descriptive names for your actions, variables, and connectors.
• Use comments to explain the purpose of specific actions or sections in your flow.
• Group related actions within “Scope” actions to create a modular and organized structure.

2. Testing & Debugging Workflows 

Testing and debugging workflows in Power Automat is essential to ensure that your flow functions correctly and achieves its intended purpose

Power Automate provides several tools and techniques to test and debug your flows.

1. Use environments: Utilize different within your organization’s tenant to separate the development, testing, and production stages. This practice helps to reduce bugs and ensures a smoother development process.
   
   If you’re using premium licensing for Power Apps, take advantage of this feature. 

1. Monitor: The Monitor tool in Power Apps helps you diagnose app issues and track network requests and responses in real-time.
   
   It provides insights into the name, control, and property of the formula, where the issue is happening within the app, the request, and response details. 

1. Trace function: Use the Trace function in conjunction with the Monitor tool to log custom messages and gain insights into the performance and issues within your app. This function helps you understand the app’s workings and identify potential bottlenecks or problem areas.

1. Power Apps Test Studio: It is a feature designed to make it easy to test and validate your app during the development process. It provides an environment for creating and running test cases for your canvas app, ensuring that your app works as expected before deploying it to your end users.
   
   Test Studio can be found in the Power Apps Maker Portal by navigating to the menu under the Advanced Tools section on the left. 

Power Automate vs Other Automation Tools

In the ever-expanding landscape of automation tools, Microsoft Power Automate stands out as a powerful and versatile solution, but it’s not the only option available.

Competing platforms such as Automation Anywhere, UiPath, and Zapier also offer robust automation capabilities, each with its own strengths and capabilities.

Power Automate stands out for its seamless integration with Microsoft 365 products, easy-to-use interface, and wide range of built-in connectors. On the other hand, Automation Anywhere and UiPath are known for their advanced robotic process automation (RPA) capabilities, more complex needs, and large-scale applied enterprise automation.

When choosing the right automation tool for you or your business, it’s important to consider factors such as the specific needs, your existing software ecosystem, and the level of complexity of the process you want to automate.  

3 Awesome Advantages of Power Automate

There is so much to love about Power Automate, but here are 3 things we love about it.

1. Extensive Connector Library: Power Automate offers the most comprehensive list of connectors, with over 900+ connectors currently available. Additionally, the platform adds 10-30 new connectors each month, ensuring that it stays up-to-date with the latest apps and services.
   
   This continuous addition of new connectors further enhances the versatility of the platform, making it a reliable choice for businesses of all sizes.
2. Ease of Use:  Power Automate is designed to be user-friendly, with a drag-and-drop interface that makes it easy for users to create workflows without any coding knowledge. It also offers a wide range of templates that users can customize to fit their specific needs, further simplifying the automation process.
3. Power Automate’s New AI Builder: As the use of generative AI increases in the industry, AI Builder is a valuable tool that gives companies a competitive edge. Companies can save time and resources by automating complex processes while improving accuracy and precision. AI Builder’s intuitive interface and pre-built templates make it easy for users to create custom machine-learning models without coding skills.
   
   This democratization of AI will enable companies of all sizes to take advantage of machine learning and AI without investing in expensive data science teams.

Additionally, AI Builder integrates seamlessly with other Microsoft products, allowing users to further automate their workflows.

An example is that businesses can use AI Builder to extract data from invoices and receipts and use Power Automate to send that information to other apps like Dynamics 365 and Excel.

This integration helps companies streamline processes, reduce errors, and ultimately improve efficiency and productivity.

3 Limitations of Using Microsoft Power Automate

1. Costs add up with paid plans: Power Automate offers a free plan, but with limitations such as a maximum flow frequency of 15 minutes.
   
   Organizations with more complex workflows and a greater need for automation may need to upgrade to a paid plan. Power Automate costs vary by plan and usage. Premium plans start at $40 per user per month. These paid plans come with higher flow advanced features and options that are important for businesses with high automation needs.
   
   However, plan costs can quickly add up, especially in large organizations with many users. Therefore, it is important that organizations carefully assess their automation needs and usage before committing. 
2. Performance impact due to complex workflows: Power Automate may experience a considerable drop in performance when executing complex workflows.
   
   This can affect the efficiency and speed of the program, leading to delays and reduced productivity.
3. No Parallelization: Power Automate supports only sequential workflows, which means that actions are executed in a fixed order. This can be a limitation for businesses that require parallel or conditional workflows.

To Power Automate or Not To Power Automate?

That is the question…

In summary, Microsoft Power Automate is an invaluable tool for businesses looking to streamline operations and improve efficiency. 

Power Automate helps organizations save time, reduce human error, and improve overall productivity by automating repetitive tasks and integrating with a variety of services and applications.

With a rich connector library, easy-to-use interface, and powerful features, Power Automate is a versatile solution for companies across industries.

By leveraging best practices, incorporating enhancements, and understanding the types of workflows available, organizations can unlock the full potential of Power Automate and revolutionize their operations. 

Kun aloitat automaatiomatkasi, muista suunnitella, testata ja optimoida työnkulkusi varmistaaksesi menestyksen ja maksimoidaksesi tämän tehokkaan automaatiotyökalun edut.

Haluatko tietää lisää Power Automatesta? Aloita oppiminen kanssamme ja paranna tietotaitojasi hetkessä!