Microsoft SharePoint | Yleiskatsaus

Tässä opetusohjelmassa meillä on yleiskatsaus aiheesta . Keskustelemme myös sen käytöstä ja siitä, miksi on välttämätöntä oppia siitä.

SharePoint on verkkopohjainen yhteistyötyökalu organisaatiolle , jonka avulla käyttäjät voivat kommunikoida ja jakaa tietoja verkossa. 

Sisällysluettelo

• Microsoft SharePointin ymmärtäminen
• Microsoft SharePointin käyttötarkoitukset
  • 1. Hienostunut kirjasto organisaatiosi asiakirjojen säilyttämiseen
  • 2. Uutiset ja päivitykset tiimillesi
  • 3. Microsoft SharePoint tietokantana
  • 4. Ylläpidä yhteisiä työnkulkuja yrityksissä
  • 5. Keskitetty palvelu yrityksille
• Microsoft SharePointin ominaisuudet
• Microsoft Sharepointin oppimisen tärkeys
• Johtopäätös

Microsoft SharePointin ymmärtäminen

Kaikki organisaation jäsenet voivat käyttää SharePointia, koska se auttaa tiimejä tekemään yhteistyötä.

Se voi olla myös oma henkilökohtainen intranet . Internet on web-sivustojen ja resurssien yhteistyö, jossa kuka tahansa voi vierailla. Intranet puolestaan ​​on kokoelma verkkosivustoja ja resursseja, joissa vain organisaation ihmiset voivat vierailla.

Intranetin avulla meillä voi olla useita sivustoja, jotka ovat samanlaisia ​​kuin Internetin kautta. Meillä voi olla organisaatiollemme erilaisia ​​sivustoja, joihin vain organisaatiossamme kuuluvat voivat käyttää tiettyä projektia.

Lisäksi SharePoint on tapa jakaa ja hallita sisältöä ja tietoa tiimin kesken . Organisaationa meillä voi olla paljon sisältöä ja tietoa, kuten kuluraportin lähettäminen, keitä asiakkaamme tai myyntitiimimme ovat tai kuinka päästä tiettyyn toimistoon. 

SharePoint mahdollistaa myös sen, että tiimillä on kaikki tiedot keskitetysti . Kaikki tieto voisi olla yhdessä paikassa ja myös helposti saatavilla.

Saatamme edelleen käyttää vanhaa prosessia, vaikka päivitetty prosessi olisi jo olemassa. Siksi SharePoint on hyödyllinen tapa jakaa ja hallita sisältöä ja tietoa tiimissämme. 

Lopuksi SharePoint mahdollistaa tiimityöskentelyn sivustojen avulla . Se tarjoaa yhteistyötilan, jonka avulla tiimit voivat tehdä yhteistyötä, seurata edistymistä ja hallita sisältöä tai käyttöoikeuksia verkkopohjaisten sivustojen avulla. 

Se on myös erittäin helppokäyttöinen ja intuitiivinen. Se on yksi niistä taidoista, jotka on helppo oppia ja ymmärtää.

Microsoft SharePointin käyttötarkoitukset

SharePoint on joustava työkalu. Voit tehdä erilaisia ​​asioita, tai voit tehdä vain yhden tai kaksi näistä asioista. Se on sinusta kiinni, miten haluat käyttää sitä. Kun käytät SharePointia, voit käyttää toistaiseksi yksinkertaisia ​​työkaluja ja skaalata ne sitten monipuolisempiin ominaisuuksiin organisaatiosi kasvaessa. 

1. Hienostunut kirjasto organisaatiosi asiakirjojen säilyttämiseen

SharePoint on hienostunut kirjasto organisaatiosi asiakirjojen säilyttämiseen . Tämä on samanlainen kuin OneDrive tai Google Drive. Se on tapa säilyttää kaikki asiakirjasi yhdessä paikassa. 

Yksi SharePointin ominaisuus, jota OneDrive ja Google Drive eivät tarjoa, on se, että voit liittää metatietoja näihin asiakirjoihin. Joten sen sijaan, että sinulla olisi tyypillinen kansiorakenne, jolla säilytät asiakirjoja, voit liittää myös metatiedot ja ryhmitellä ne eri asioiden perusteella.

Esimerkiksi jotkut tehokkaat organisaatiot eivät laita jaettua sisältöä kansiomaiseen rakenteeseen, koska siinä voi olla paljon ongelmia. Heillä on yleensä luettelo tiedostoista, joissa on metatietoja.

Näin he voivat helposti seurata, ryhmitellä haluamiaan asioita ja ylläpitää metatietoja. Jos asiat päivittyvät, niiden ei tarvitse liikkua kansioissa, koska heidän on vain päivitettävä metatiedot. 

2. Uutiset ja päivitykset tiimillesi

SharePointin avulla voit myös tarjota helposti uutisia ja päivityksiä tiimillesi . Sen lisäksi, että voit asettaa sivustoja, jotka sisältävät tietoja, voit myös luoda sivustollesi sivuja päivittääksesi tiimiäsi tietyistä asioista.

Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on ajoukkueellesi. Sitten on uusi myyntiprosessi, jonka haluat ottaa käyttöön. Sen sijaan, että lähettäisit sen sähköpostitse, voit lähettää sen uutena sivuna SharePointissasi.

Tämän avulla se antaa kaikille pääsyn sivulle, jota he voivat kommentoida. Jos esimerkiksi teit virheen, voit myös muuttaa tai päivittää sitä aika ajoin.

3. Microsoft SharePoint tietokantana

SharePointia voidaan käyttää tietokantana, joka sisältää tietoja mistä tahansa . Jotkut organisaatiot luovat SharePoint-luettelon, joka sisältää asiakastietoja, tapahtumatietoja, tilaustietoja ja paljon muuta. Se on myös tehokas ja erittäin joustava, koska se voi sisältää käytännössä kaikenlaisia ​​tietoja, kuten liitteitä, käyttäjiä ja profiileja. 

Se on myös intuitiivisempi kuin muut tietokannat. Et esimerkiksi käyttäisi Exceliä tietojen tallentamiseen, koska haluat jakaa ne useiden ihmisten kesken ja haluat niiden olevan samassa paikassa. Haluat validointisäännöt, joissa jotkut voivat lisätä vain asiakkaita, joilla on tietyt ehdot ja jotka ovat voimassa. 

Et halua käyttää myöskään SQL:ää, Salesforcea tai muita monimutkaisia ​​tietokantoja, koska sinun on opittava SQL:n kieli voidaksesi käyttää sitä. Joten SharePoint on niin hyvä työkalu käytettäväksi tietokantana ja myös hyvä vaihtoehto Microsoftin Dataverselle. 

4. Ylläpidä yhteisiä työnkulkuja yrityksissä

SharePointia käytetään myös yrityksesi yhteisten työnkulkujen ylläpitämiseen tehokkuuden lisäämiseksi . Kun tietokanta on SharePointissa, voit käyttää sen työnkulkuominaisuuksia tiettyjen yleisten liiketoimintatehtävien hallintaan.

Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on kuluraportin täyttämiseen liittyvä työnkulku. Ennen vanhaan meidän piti mennä sähköpostiimme ja etsiä kuluraporttia täyttääksemme sen manuaalisesti. Sitten meidän on lähetettävä liite johtajalle hyväksyttäväksi ja suoritettava muita monimutkaisia ​​prosesseja.

Voit tehdä tämän prosessin paljon helpommin suorittamalla työnkulun kokonaan SharePointissa. Tulee tietokanta kaikista kuluista. Voit sitten luoda uuden tietueen ja lähettää sen johtajan SharePointiin hyväksyttäväksi.

Hyväksynnän jälkeen se siirtyy suoraan SharePointin ostovelkoihin. Lopuksi he hyväksyvät sen, jotta voit saada maksusi. Ei tarvita edestakaisin sähköposteja, ja se on myös seurattavissa ja tarkastettavissa. 

5. Keskitetty palvelu yrityksille

Kaiken kaikkiaan se tarjoaa kaiken yrityksesi yhdestä paikasta . Kaikki tapahtuu heidän alustallaan, mikä tekee siitä erittäin tehokkaan. SharePointin avulla sinulla ei tarvitse olla erilaisia ​​tietokantalähteitä. Ei myöskään tarvitse olla todella monimutkaisia, puhtaasti manuaalisia työnkulkuja.

Tässä ovat SharePointin ominaisuudet, jotka haluan sinun kokevan myöhemmin. 

Microsoft SharePointin ominaisuudet

SharePoint on sisällönhallintajärjestelmä, josta voit helposti etsiä. Siinä on myös joitain sosiaalisen verkostoitumisen ominaisuuksia, joiden avulla työntekijät voivat tehdä yhteistyötä. Voit esimerkiksi laittaa keskusteluviestejä, usein kysyttyjä kysymyksiä, uutissyötteitä ihmisten tekemisestä ja muuta vastaavaa. Se tuo organisaatioosi sosiaalisen verkostoitumisen näkökulman. 

Siinä on myös erinomainen integraatio Office 365 -sovellusten kanssa.

Lisäksi SharePoint on hyvin muokattavissa paitsi suunnittelun, myös toiminnallisuuden kannalta. Voit luoda mitä tahansa työnkulkua tai tietoja SharePoint-luetteloiden kautta. Sinulla voi olla myös kansiopohjainen tai metatietopohjainen dokumenttikirjastojärjestelmä. Se voi jopa antaa käyttäjille mahdollisuuden saada sivuja sivujen sisällä tai yksi täysi sivu. 

SharePointilla on oma tietokanta. Se on tarpeeksi monimutkainen säilyttämään erittäin monimutkaisia ​​tietotyyppejä, mutta myös tarpeeksi intuitiivinen, jotta kuka tahansa voi käyttää sitä tietämättä mitään koodausta. 

SharePointissa on myös hyviä business intelligence -ominaisuuksia. Kun tietosi on SharePointissa, voit hallita, mikä muuttuu ja miten ne muuttuvat. Sinulla voi olla näkymiä, kojetauluja ja muita vastaavia asioita. 

SharePointilla on myös yksi parhaista käyttöoikeuksista ja suojausjärjestelmistä. Voit hallita käyttöoikeuksia erittäin helposti ja yksityiskohtaisesti. Voit määrittää käyttöoikeuksia bio-, sovellus-, tietokanta-, saraketasolla tai koko sivuston tasolla. 

Tyypillisten järjestelmien sijaan, joissa käyttöoikeudet käsitellään käyttäjätasolla, tämä käsitellään ryhmätasolla. Joten annat luvan tietyille ryhmille ja sitten määrität käyttäjiä näihin ryhmiin. 

Lopuksi Microsoft tekee SharePointista erittäin helpon, intuitiivisen ja kaikkien organisaation tasojen käytettävissä taitotasosta riippumatta.

Microsoft Sharepointin oppimisen tärkeys

On monia syitä, miksi meidän on opittava SharePointi. Yksi tärkeimmistä syistä on, että sen avulla käyttäjät voivat lisätä yhteistyötä, parantaa ryhmätyötä ja tehostaa organisaatiota. 

Sen avulla käyttäjät voivat myös luoda yhden luukun kaikille nykyisille ja tuleville työntekijöille. Sinulla voi esimerkiksi olla työntekijän aloittaminen tai uusia työntekijöitä, joilta on jäänyt paitsi uutisia tai tärkeitä sähköposteja historiasta. On parempi, että kaikki nämä tiedot sisältyvät SharePointiin, jotta kun uudet työntekijät otetaan käyttöön, he voivat nähdä kaiken historian itse SharePointissa. 

Viimeinen syy, miksi meidän pitäisi todella oppia tämä, on palkata. SharePointia käytetään niin paljon organisaatioissa, että se on yksi niistä asioista, joita ihmiset etsivät, kun sinut palkataan. Toimistotaitojen tapaan myös SharePoint on erittäin tärkeä, varsinkin jos pystyt tekemään oman sivuston.

SharePoint-käyttäjä on eri asia kuin SharePoint-kehittäjä. Jos kerrot ansioluettelossasi, että olet SharePoint-kehittäjä, se on erittäin tärkeää, koska pomosi tietäisi, että voit automatisoida heidän työnkulkunsa ja osaat luoda yhden luukun kaikille heidän työntekijöilleen.

Johtopäätös

Yhteenvetona totean, että on tärkeää oppia käyttämään SharePointia, sillä se tarjoaa paljon etuja organisaatiollesi. Se on erityisen tärkeää tiimeille, jotka käyttävät LuckyTemplates, koska ne toimivat saumattomasti toistensa kanssa ja täydentävät toistensa toimintoja.

Saatat avata SharePointin lisäarvoa ja ominaisuuksia, joita organisaatiosi voi käyttää. Voit tehdä monia asioita SharePoint-luetteloiden, käyttöoikeusjärjestelmien, työnkulun hallinnan, versiohistorian ja monien muiden avulla. 

Se on myös jotain, jota kaikki organisaation jäsenet voivat helposti käyttää ilman, että he joutuvat ylikuormittumaan. Käyttäjänä se on erittäin helppokäyttöinen, mutta voi myös olla vaikea hallita ja kehittää. Mutta kun saat sen käsiinsä, se auttaa sinua tehostamaan yrityksesi työnkulkuja.

Kaikki parhaat,

Henry