Metatietojen suodatus SharePoint-tiedostoissa

Metadata auttaa pitämään asiakirjakirjastot järjestyksessä. Voimme lisätä metatietoja tiedostoihimme lisäämällä uusia sarakkeita. Kun se on lisätty tiedostoihimme, voimme käyttää niitä tiedostojemme lajitteluun, suodattamiseen tai ryhmittelyyn. Tässä blogissa keskustelemme siitä, miten voimme tehdä metatietojen suodatuksen SharePoint-tiedostoissamme ja sen eduista.

Metatietojen suodatus tekee tiedostojen/asiakirjojen suodattamisesta SharePoint-luetteloissa ja dokumenttikirjastoissa loogisempaa ja muokattavampaa.

Tätä esimerkkiä varten olemme lisänneet kaksi metatietosaraketta, nimittäin Osasto- ja Kulutyyppi . Näiden avulla voimme lajitella, suodattaa tai ryhmitellä osastoittain.

Sisällysluettelo

• SharePoint-tiedostojen suodattaminen metatietojen avulla
• SharePoint-tiedostojemme ryhmittely metatietojen avulla
• Johtopäätös

SharePoint-tiedostojen suodattaminen metatietojen avulla

Suodattaaksesi tiedostomme tämän sarakkeen mukaan, napsauta Suodatusperuste .

Valitse sitten osasto, jonka haluamme nähdä. Haluamme esimerkiksi suodattaa tiedostomme kirjanpidon ja myynnin mukaan. Joten valitaan ne ja napsauta Käytä- painiketta.

Kuten näemme, vain kirjanpito- ja myyntitiedostot näkyvät nyt. 

Tämä on parempi tapa ryhmitellä tai järjestää tiedostomme verrattuna kansiohierarkian käyttämiseen. Käyttämällä metatietoja suodattimen tai ryhmittelyn avulla voimme nähdä sekä kirjanpito- että myyntitiedostot kerralla. Kansioiden avulla meidän on avattava niiden kansio yksitellen, jotta voimme nähdä tai löytää tarvitsemamme tiedostot.  

Jos haluat poistaa suodattimen, napsauta uudelleen Suodatusperuste , poista valintasi tästä tai napsauta Tyhjennä kaikki -painiketta ja napsauta Käytä- painiketta. 

SharePoint-tiedostojemme ryhmittely metatietojen avulla

Toinen hieno asia metatiedoissamme on Ryhmittele ominaisuuden mukaan . Tämän avulla voimme ryhmitellä tiedostomme osaston tai kulutyypin mukaan. Napsauta vain osastokohtaista ryhmää nähdäksesi, miltä se näyttää.

Kuten näemme, tiedostomme on nyt ryhmitelty osastotyypin mukaan. Kirjanpito- osaston tiedostot on ryhmitelty yhteen, samoin kuin Myynti- ja niin edelleen.

Tämä tekee tiedostojemme luokittelusta erittäin helppoa. Voimme myös käyttää avattavia valikoita nähdäksemme tiedostomme helposti, jos meillä on satoja niitä. Voimme tiivistää ne ryhmäkohtaisesti ja näyttää vain sen ryhmän, jonka haluamme nähdä.

Teknisesti olisimme voineet tehdä samanlaisia ​​asioita kansiorakenteen kanssa. Kuitenkin tässä metatiedot todella auttavat, koska voimme tehdä sen myös muilla metatietosarakkeilla, kuten Expense Type -sarakkeellamme. 

Jos emme välitä tiedostoosastoista, vaan meidän on ryhmiteltävä tai suodatettava ne niiden kulutyypin mukaan, voisimme tehdä saman tässä Kulutyyppi- sarakkeessa. Suodatetaan esimerkiksi tiedostomme Matkakulutyypin mukaan .

Sitten näemme matkakuluihin liittyvät tiedostot osastosta riippumatta.

Voimme myös suodattaa ja ryhmitellä samanaikaisesti. Jos esimerkiksi haluamme nähdä kaikki osastot paitsi markkinoinnin, jätetään markkinointi pois. 

Sitten voimme ryhmitellä nämä tiedostot samalla kun ne suodatetaan napsauttamalla myös  Ryhmittele osastoittain .

Voimme myös luoda suodattimia sekä Osasto- että Kulutyyppisarakkeeseen samanaikaisesti. Esimerkiksi Matka- ja tavarakulut voidaan näyttää vain kirjanpito- osastolla .

Johtopäätös

Yhteenvetona voidaan todeta, että kun olemme lisänneet metatiedot tiedostoihimme, voimme helposti järjestää tiedostomme haluamallamme tavalla, mikä lisää organisaation tehokkuutta.

Tämän suodatus- ja ryhmittelymekanismin avulla käyttäjät voivat dynaamisesti suodattaa ja etsiä sisältöä asiakirjakirjastoista. On järkevää, jos määrität kirjastosi mukautetuilla metatiedoilla/sarakkeilla. Jos et ole määrittänyt mukautettuja metatietoja, sinulla on vain ne suodattimet, jotka ovat oletuksena missä tahansa kirjastossa.

Kaikki parhaat,

Henry