Kuinka pienentää Excel-tiedoston kokoa – 6 tehokasta menetelmää

Suurten Excel-tiedostojen käsittely voi olla haastavaa, varsinkin kun ne on jaettava tai ladattava nopeasti. Tässä artikkelissa opit kuusi tehokasta tapaa pienentää Excel-tiedoston kokoa menettämättä tärkeitä tietoja.

Sinulla ei tarvitse olla Excel-taitoja ymmärtääksesi ja soveltaaksesi näitä tekniikoita. Esitetyt menetelmät ovat yksinkertaisia ​​ja helppoja seurata, joten ne ovat eri kokemustason käyttäjien käytettävissä.

Tiedostokoon pienentäminen auttaa sinua:

• Säästä tilaa

• Helpota työn jakamista

• Korjaa hitaat ja tahmeat Excel-tiedostot

Mennään asiaan.

Sisällysluettelo

• Excel-tiedoston koon ymmärtäminen
• 6 tapaa pienentää Excel-tiedoston kokoa
• #1 – Optimoi Excel-kaavat
  • Yksinkertaistavat kaavat
  • Tehokkaiden toimintojen käyttö
  • Poista tarpeettomat kaavat ja muunna ne arvoiksi
• #2 – Tietojen ja muotoilun hallinta
  • Käyttämättömien rivien ja sarakkeiden poistaminen
  • Muotoilun monimutkaisuuden vähentäminen
  • Tietojen muuntaminen taulukoiksi
• #3 – Kuvien ja objektien pakkaaminen
• #4 – suurten Excel-tiedostojen jakaminen
• #5 – Tiedostojen tallentaminen eri muodoissa
  • Binäärinen Excel-työkirja
  • CSV-muoto
• #6 – Poista pivot-taulukon välimuisti
• Pyöristetään se ylös

Excel-tiedoston koon ymmärtäminen

Useat tekijät vaikuttavat raskaaseen Excel-tiedostokokoon. Kun tiedät, mikä vaikuttaa Excel-laskentataulukkoon, voit tunnistaa strategiat koon pienentämiseksi tehokkaasti.

Tässä on joitain keskeisiä tekijöitä, jotka voivat vaikuttaa Excel-arkkitiedoston kokoon:

• Tiedot ja sisältö: Mitä enemmän tietoja, objekteja, tietovälimuistia ja upotettuja kuvia sinulla on työkirjassasi, sitä suurempi tiedostokoko on.

• Kaavat: Monimutkaisten ja pitkien kaavojen käyttäminen voi kasvattaa tiedostokokoa, varsinkin jos käytät niitä useissa soluissa. Lisäksi tarpeettomat kaavat lisäävät myös tiedostokokoa.

• Muotoilu: Kaikki muotoilut, kuten solutyylit, ehdollinen muotoilu ja yhdistetyt solut, voivat suurentaa tiedostokokoa.

• Piilotetut tai käyttämättömät tiedot: Piilotetut tai tarpeettomat laskentataulukot, rivit tai sarakkeet, jotka sisältävät liikaa tietoa, voivat myös olla ratkaisevia.

• Pivot-välimuisti: Pivot-taulukot on linkitetty tietovälimuistiin, mikä voi merkittävästi lisätä tiedostosi kokoa. Pivot-taulukon välimuistin poistaminen voi auttaa syyn.

• Tiedostomuoto: Excel-tiedostomuotosi voi myös vaikuttaa tiedostokokoon. Binäärimuodossa (.xlsb) oleva tiedosto on yleensä pienempi kuin oletusarvoinen XML-muoto (.xlsx).

Kun ymmärrät nämä tekijät, voit tehokkaasti soveltaa erilaisia ​​strategioita pienentääksesi Excel-tiedostosi kokoa, mikä tekee siitä hallittavamman ja tehokkaamman.

Nyt aletaan vähentämään!

6 tapaa pienentää Excel-tiedoston kokoa

6 tapaa pienentää Excel-tiedostoja ovat:

• Optimoi Excel-kaavat

• Hallitse tietoja ja muotoilua

• Pakkaa kuvat ja objektit

• Jaa suuret Excel-tiedostot

• Tallenna tiedostot eri muodoissa

• Poista pivot-taulukon välimuisti

Käydään nämä menetelmät läpi, jotta voit valita optimaalisen tavan pienentää Excel-tiedostosi kokoa.

#1 – Optimoi Excel-kaavat

Excel-kaavojen optimointi on loistava tapa pienentää työkirjan tiedostokokoa ja parantaa sen suorituskykyä.

Tämä osio kattaa kolme tapaa: Yksinkertaista kaavoja, käytä tehokkaita toimintoja ja poista tarpeettomat kaavat ja muunna ne arvoiksi.

Yksinkertaistavat kaavat

Monimutkaiset kaavat voivat suurentaa Excel-tiedostosi kokoa ja hidastaa työkirjaasi.

Noudata näitä ohjeita yksinkertaistaaksesi kaavojasi:

1. Jaa pitkät kaavat pienempiin ja paremmin hallittaviin osiin.

2. Vältä tarpeettomia sisäkkäisiä funktioita. Käytä sen sijaan apusarakkeita tai -rivejä suorittaaksesi välilaskutoimituksia.

3. Käytä soluviittauksia välttääksesi saman laskutoimituksen toistamisen useita kertoja.

Tehokkaiden toimintojen käyttö

Oikeiden toimintojen valitseminen voi vaikuttaa merkittävästi työkirjan suorituskykyyn ja säästää tilaa. Tässä on joitain tehokkaita toimintoja niiden käytössä:

• Käytä INDEXia ja MATCHia VLOOKUP:n tai HLOOKUP:n sijaan tehdäksesi monipuolisempia ja tehokkaampia hakuja.

• Käytä SUMIFS- ja COUNTIFS-toimintoja useiden SUMIF- tai COUNTIF-toimintojen sijaan. Käytä myös SUMIFS- ja COUNTIFS-laskuja tehostaaksesi ehdollisia laskutoimituksiasi.

• Käytä IFERROR-toimintoa useiden IF-funktioiden sisäkkäisyyden sijasta virheiden käsittelemiseksi. Valitse myös IFERROR antaaksesi oletusarvon virheen ilmetessä.

Muista käyttää näitä vinkkejä ja strategioita työskennellessäsi Excel-kaavojen kanssa tehokkuuden maksimoimiseksi ja luettavuuden ylläpitämiseksi.

Poista tarpeettomat kaavat ja muunna ne arvoiksi

Liian monta kaavaa Excel-taulukossasi voi suurentaa sen kokoa huomattavasti.

Kaavojen poistaminen ja niiden muuntaminen arvoiksi voi säästää tonneittain tilaa. Tässä on vaiheittainen opas siihen:

1. Avaa Excel-tiedosto ja valitse koko arkki. Paina F5 ja odota, että Siirry- ikkuna tulee näkyviin. Valitse sitten Special .

2. Valitse Kaavat- valintaruutu ja napsauta OK .

3. Rivit/sarakkeet kaavoineen valitaan. Valitse Aloitus- välilehden Kopioi- painike .

4. Valitse tyhjä solu ja valitse Liitä-pudotusvalikko .

5. Valitse Liitä arvot -kohdassa Paste Value -logo.

#2 – Tietojen ja muotoilun hallinta

Excel-tiedoston tietojen ja muotoilun hallinta voi vaikuttaa suuresti kokonaiskokoon.

Tässä on kolme tapaa pienentää Excel-tiedoston kokoa hallitsemalla tietoja ja muotoilua:

Käyttämättömien rivien ja sarakkeiden poistaminen

Käyttämättömien rivien ja sarakkeiden poistaminen on tärkeää Excel-tiedoston koon pienentämiseksi. Näin voit saavuttaa sen:

1. Valitse käyttämätön rivi tai sarake napsauttamalla sen otsikkoa.

2. Napsauta hiiren oikeaa painiketta . Valitse sitten Poista .

Muotoilun monimutkaisuuden vähentäminen

Toinen tapa pienentää Excel-asiakirjan tiedostokokoa on yksinkertaistaa sen muotoilua. Pidä nämä ohjeet mielessä:

• Vähennä kirjasinten määrää, kirjasinkokoja ja värejä työkirjassasi.

• Poista solujen taustavärit ja reunat, jotka eivät ole välttämättömiä visuaalisen järjestämisen kannalta.

• Poista tarpeettomat ehdolliset muotoilusäännöt.

Tietojen muuntaminen taulukoiksi

Muuntamalla tiedot taulukoiksi voit hyödyntää tehokkaita Excel-ominaisuuksia, kuten lajittelua, suodatusta ja jäsenneltyä viittausta, jotka voivat auttaa minimoimaan tiedostokokoa ja parantamaan navigointia.

Näin voit muuntaa tiedot taulukoiksi:

1. Valitse tietoalue, jonka haluat muuntaa taulukoksi.

2. Siirry Lisää- välilehteen ja napsauta Taulukko- painiketta.

3. Valitse Taulukossani on otsikot -valintaruutu , jos tietoalue sisältää otsikkorivejä, ja napsauta sitten OK .

4. Tietosi muunnetaan taulukoksi.

#3 – Kuvien ja objektien pakkaaminen

Kuvien pakkaaminen laskentataulukossa voi pienentää Excel-työkirjan tiedostokokoa. Pakkaa kuvat seuraavasti:

1. Valitse kuva tai kuvat, jotka haluat pakata.

2. Siirry Muoto/Kuvan muoto -välilehteen, joka tulee näkyviin heti, kun valitset kuvan.

3. Napsauta Säädä-ryhmässä Pakkaa kuvat -valintaikkunaa.

4. Valitse tarpeitasi vastaavat pakkausvaihtoehdot, kuten pakkaus vain valitulle kuvalle tai kaikkiin kuviin. Muista valita Sähköposti (96 ppi) . Napsauta sitten OK .

Kuvien lisäksi upotettuja objekteja, kuten kaavioita ja muotoja, voidaan myös optimoida tiedostokoon minimoimiseksi. Pakkaa objektit seuraavasti:

1. Valitse objekti tai objektit, jotka haluat pakata, ja napsauta niitä hiiren kakkospainikkeella.

2. Napsauta Muotoile objektia .

3. Siirry Koko- välilehteen .

4. Valitse objektillesi sopivat kokovaihtoehdot ottaen huomioon tiedostokoon ja visuaalisen esityksen välinen kompromissi. Napsauta sitten OK .

#4 – suurten Excel-tiedostojen jakaminen

Kun käsittelet suurta Excel-tiedostoa, sen jakaminen pienempiin, paremmin hallittaviin tiedostoihin voi auttaa pienentämään kokonaiskokoa. Näin:

1. Analysoi ensin tietosi ja määritä loogiset kohdat tiedoston hajottamiseksi. Nämä pisteet voivat perustua alueisiin, ajanjaksoihin tai muihin tietoihisi liittyviin tekijöihin.

2. Kun olet tunnistanut nämä kohdat, luo uusi Excel-tiedosto jokaiselle pienemmille osiolle. Voit tehdä tämän valitsemalla kutakin osaa vastaavat tiedot ja kopioimalla sen sitten painamalla Ctrl+C .

3. Avaa uusi Excel-työkirja ja liitä tiedot uuteen tiedostoon painamalla Ctrl+V . Tallenna jokainen uusi tiedosto merkityksellisellä nimellä sen sisällön tunnistamiseksi.

Vinkki: Muista poistaa alkuperäiset tiedot alkuperäisestä Excel-tiedostostasi, kun olet jakanut sen pienempiin tiedostoihin.

Kun olet suorittanut nämä vaiheet, alkuperäinen suuri tiedosto jaetaan pienempiin ja helpommin hallittaviin tiedostoihin, mikä parantaa suorituskykyä ja helpottaa jakamista.

#5 – Tiedostojen tallentaminen eri muodoissa

Yksi tapa pienentää Excel-tiedoston kokoa on tallentaa se eri muodoissa. Muutamat muodot voivat auttaa pitämään tiedoston koon pienempänä menettämättä tiedostoon tallennettuja tietoja.

Binäärinen Excel-työkirja

Sen sijaan, että tallentaisit Excel-tiedoston oletus-XLSX-muodossa, harkitse sen tallentamista binaarisena Excel-työkirjana (XLSB-tiedostomuoto). XLSB-muoto pakkaa tiedot paremmin ja avaa ja tallentaa nopeammin, erityisesti suurille tiedostoille.

Tallenna tiedosto XLSB-muodossa seuraavasti:

1. Napsauta Tiedosto- välilehteä.

2. Valitse Tallenna nimellä .

3. Valitse Lisää vaihtoehtoja .

4. Valitse tiedoston kohde ja valitse Tallenna nimellä -lohko .

5. Valitse avattavasta Tallenna nimellä -valikosta Excel Binary Workbook .

6. Viimeistele prosessi napsauttamalla Tallenna .

CSV-muoto

Toinen tapa pienentää tiedostokokoa on tallentaa tietosi CSV (Comma Separated Values) -tiedostona. Tämä muoto on erityisen hyödyllinen tarpeettomien muotoilujen poistamiseen, koska se säilyttää vain pilkuilla erotetut raakatiedot.

Tallenna tiedosto CSV-muodossa seuraavasti:

1. Siirry kohtaan Tiedosto > Tallenna nimellä > Lisää vaihtoehtoja > valitse tiedoston kohde ja napsauta Tallenna tyyppilohkona .

2. Valitse CSV (pilkuilla eroteltu) .

3. Viimeistele prosessi napsauttamalla Tallenna .

Huomautus: CSV-muoto ei sovellu tiedostoille, joissa on monimutkaisia ​​kaavoja, makroja tai muotoiluja.

#6 – Poista pivot-taulukon välimuisti

Pivot-taulukko on tehokas työkalu, jonka avulla voit laskea, analysoida ja tehdä yhteenvedon. Mutta kun luot sellaisen, se luo automaattisesti Pivot-välimuistin – objektin, joka sisältää alkuperäisen lähdetiedon kopion.

Pivot-taulukossa tekemiäsi muutoksia ei ole suoraan linkitetty alkuperäisiin lähdetietoihin. Sen sijaan ne ovat Pivot-välimuistissa.

Joten näin voit poistaa päällekkäiset tiedot ja säästää tilaa pivot-taulukoiden kanssa työskennellessäsi:

1. Valitse Pivot-taulukko ja sitten Pivot-taulukon analysointi -välilehti. Napsauta Pivot-taulukossa Asetukset .

2. Valitse Data- välilehti.

3. Poista Tallenna lähdetiedot -valinta ja valitse Päivitä tiedot tiedoston avaamisen yhteydessä .

4. Tallenna napsauttamalla OK .

Pyöristetään se ylös

Tässä artikkelissa olet oppinut kuusi tapaa pienentää Excel-tiedoston kokoa. Näiden tekniikoiden käyttäminen voi parantaa Excelin käyntinopeutta ja helpottaa tiedostojesi jakamista muiden kanssa.

Muista:

• Poista tai tyhjennä tarpeettomat tiedot, mukaan lukien tyhjät ja piilotetut solut

• Pakkaa kuvat

• Tallenna tiedosto Excelin binaarimuodossa

• Tarkista ja optimoi kaavat

• Poista ehdollinen muotoilu

• Pidä Pivot-välimuisti puhtaana

Seuraamalla näitä ohjeita voit pienentää tehokkaasti Excel-tiedostosi kokoa ja varmistaa tehokkaamman ja järjestelmällisemmän kokemuksen laskentataulukoistasi.

Haluaisitko oppia lisää, entä erillisten arvojen laskeminen Excelissä? Katso alta videomme aiheesta.