Eroavuuksien löytäminen Excelissä – 5 helppoa tekniikkaa selitettyinä

Kun työskentelet suurten tietojoukkojen kanssa Microsoft Excelissä, tiedoissa on väistämättä ristiriitaisuuksia. Näiden epäjohdonmukaisuuksien tunnistaminen ja korjaaminen on erittäin tärkeää tarkan raportoinnin ja analyysin varmistamiseksi.

Hyvät uutiset? mukana tulee erilaisia ​​työkaluja ja tekniikoita, jotka auttavat sinua löytämään ja ratkaisemaan nämä ongelmat. Tässä artikkelissa opit joistakin tehokkaimmista menetelmistä. Tämä sisältää suodatuksen, ehdollisen muotoilun ja kehittyneiden kaavojen käytön.

Kun sisällytät nämä tekniikat jokapäiväiseen työnkulkuusi, tulet tehokkaammaksi tietojen hallinnassa ja analysoinnissa. Loppujen lopuksi parempaa päätöksentekoa ja parempia tuloksia projekteillesi.

Sisällysluettelo

• Excelin eroavaisuuksien ymmärtäminen
• 5 tapaa löytää eroja Excelissä
• #1 – Eroavuuksien etsiminen Excelin manuaalisen tarkistuksen avulla
• #2 – Suodattimen käyttö Excelissä epäjohdonmukaisten tietojen havaitsemiseen ja korjaamiseen
• 3# – Eroavuuksien korostaminen ehdollisen muotoilun avulla
• #4 – Eroavuuksien löytäminen Excelin lisätoimintojen avulla
  • IF- ja IS-toiminnot
  • VLOOKUP, HLOOKUP & XLOOKUP
  • OTTELU
• #5 – Excelin lisäosien käyttäminen ristiriitojen havaitsemiseen
• Kuinka voit luoda tietojen validointisääntöjä erojen estämiseksi?
• Viimeinen sanamme

Excelin eroavaisuuksien ymmärtäminen

Rivien ja sarakkeiden erot voivat johtua inhimillisistä syöttövirheistä, päällekkäisistä tiedoista tai tietojen muotoilun epäsäännöllisyydestä.

Katso seuraavat tiedot. Huomaat, että Walter Whiten ja Wayne Cenan sukupuoli on kirjoitettu väärin – Mael miehen sijaan. On todellakin helppoa havaita ja korjata virheet tässä skenaariossa. Mutta näin ei ole tuhansia rivejä ja sarakkeita sisältävien laskentataulukoiden tapauksessa.

Voit etsiä ja hallita näitä eroja seuraavien ominaisuuksien avulla:

• Suodattimet: Käytä suodattimia tiettyihin sarakkeisiin nähdäksesi yksilölliset arvot ja havaitaksesi nopeasti epäjohdonmukaiset tiedot.
• Ehdollinen muotoilu: Käytä muotoilusääntöjä korostaaksesi soluja, jotka täyttävät tietyt ehdot tai jotka eivät täsmää sarakkeiden välillä.
• Edistyneet Excel-toiminnot: Käytä toimintoja, kuten MATCH, ja vertaa tietojoukkoja ja tunnista niiden väliset erot.

Kun ymmärrät näiden ominaisuuksien käyttämisen Excelissä, voit tehokkaasti havaita ja korjata tietojoukkoidesi ristiriitaisuudet.

5 tapaa löytää eroja Excelissä

Haluamme korjata Excelissä esiintyviä eroja viidellä päätavalla:

1. Manuaalinen tarkistus
2. Suodatus
3. Ehdollinen muotoilu
4. Edistyneet Excel-toiminnot
5. Excelin lisäosat

Käydään jokainen niistä läpi, jotta voit löytää sinulle parhaiten sopivan tavan.

#1 – Eroavuuksien etsiminen Excelin manuaalisen tarkistuksen avulla

Kun työskentelet -sovelluksen kanssa, manuaalinen tarkistus voi olla hyödyllinen tapa tunnistaa tiedoissasi olevat ristiriidat. Tämä prosessi vaatii tietojoukkojen huolellista tutkimista mahdollisten epäjohdonmukaisuuksien tai virheiden havaitsemiseksi.

Tässä on joitain vaiheita, joita voit noudattaa suorittaaksesi manuaalisen tarkistuksen:

• Aloita ymmärtämällä selkeästi tietojoukot, joiden kanssa työskentelet. Tutustu riveihin, sarakkeisiin ja muotoiluun.
• Selaa tietoja ja kiinnitä erityistä huomiota kussakin solussa esitettyihin tietoihin. Voit helpottaa tietojen lukemista käyttämällä työkaluja, kuten solujen korostusta täyttövärillä, tekstin muotoilua tai ehdollista muotoilua.
• Vertaa yhtä riviä toiseen tai yhtä saraketta toiseen. Etsi yhteensopimattomia tietoja, päällekkäisiä merkintöjä jne., jotka voivat aiheuttaa epätarkkuuksia Excel-taulukoissasi.
• Kun tunnistat eroavaisuuksia, luo luettelo tai käytä kommentteja dokumentoidaksesi ne. Myöhemmin nämä voivat toimia tärkeinä viitteinä ongelmien korjaamiseen.

Kun tarkastelet manuaalisesti Excel-laskentataulukon tietojen eroja, kärsivällisyys on avainasemassa. Tämä prosessi on aikaa vievä. Mutta se on hyvä lähtökohta mahdollisten virheiden tunnistamiseen.

#2 – Suodattimen käyttö Excelissä epäjohdonmukaisten tietojen havaitsemiseen ja korjaamiseen

Yksi helpoimmista tavoista havaita epäjohdonmukaiset tiedot on käyttää Excelin suodatinta .

Suodattimen avulla erotamme virheelliset tiedot Gender- sarakkeesta seuraavassa tietojoukossa:

1. Valitse Aloitus - välilehdeltä Lajittele ja suodata .

2. Valitse Suodatin – varmista, että osoitin on data-alueella.

3. Napsauta avattavan luettelon nuolta sarakkeessa, jossa on ristiriitaisia ​​tietoja.

4. Poista nyt kaikkien oikeat vastaavat tiedot. Meidän tapauksessamme se on mies . Napsauta sitten OK tallentaaksesi muutokset.

5. Excel-laskentataulukko näyttää nyt vain rivit, joissa on vääriä arvoja. Korjaa ne napsauttamalla Aloitus - välilehdellä Etsi ja valitse .

6. Napsauta Korvaa , kun avattava luettelo tulee näkyviin.

7. Kirjoita väärä arvo Etsi mikä -kohtaan ja oikea arvo kohtaan Korvaa . Napsauta sitten Korvaa kaikki .

8. Näyttöön tulee valintaikkuna, joka vahvistaa muutokset. Napsauta OK jatkaaksesi.

3# – Eroavuuksien korostaminen ehdollisen muotoilun avulla

Toinen tapa tunnistaa sarakkeiden ja rivien erot on käyttää ehdollista muotoilua.

Voit käyttää sääntöjä, kuten korostussolut, ylä/ala, tietopalkit, väriasteikot ja rautasarjat. Lisäksi voit luoda uuden säännön ja hallita tai tyhjentää aiempia sääntöjä.

Käytämme esimerkkitaulukkoa näyttääksemme sinulle ehdollisen muotoilun tehon:

1. Valitse taulukko tai haluamasi rivit ja sarakkeet. Valitsemme sarakkeen A (yritys) ja sarakkeen B (maa). Valitse sitten Aloitus - välilehdeltä Ehdollinen muotoilu .

2. Valitse säännön tyyppi ja sitten sääntö. Valitsemme korostussolusäännöt ja päällekkäiset arvot…

3. Nyt meidän on valittava korostetaanko Duplicate vai Unique arvot ja täyttöväri ja fontti muotoillaksesi soluja. Kun olet valmis, napsauta OK .

4. Kaikki päällekkäiset arvot on nyt korostettu Vaaleanpunaisella Täytä tummanpunaisella tekstillä.

#4 – Eroavuuksien löytäminen Excelin lisätoimintojen avulla

IF- ja IS-toiminnot

Solujen vertaamiseen ja erojen tunnistamiseen voit käyttää IF- ja IS-funktioita.

Olemme esimerkiksi käyttäneet kaavaa =IF(A2=B2,"MATCH","NOT MATCHED")vertaamaan soluja A2 ja B2. Ja olemme vetäneet kaavaa soveltaaksemme sitä muihin soluihin. Joten identtiset solut palauttavat MATCH muuten EI OLE MATCHED .

Voit yhdistää IF- ja IS-funktiot, kuten ISNUMBER tai ISTEXT, tarkistaaksesi tietyt tietotyypit. Esimerkiksi kaava =IF(ISNUMBER(B2), "Number", "NaN")palauttaa numeron sarakkeessa c, jos B2 on numeerinen ja NaN muussa tapauksessa.

VLOOKUP, HLOOKUP & XLOOKUP

VLOOKUP (pystysuora) ja HLOOKUP (vaaka) -funktiot ovat hyödyllisiä verrattaessa arvoja kahden taulukon eri sarakkeissa tai riveissä. Voit tehdä sen käyttämällä seuraavaa kaavaa: =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]) tai =HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup]).

Korvaa lookup_value arvolla, jonka haluat löytää toisesta taulukosta, table_array toisessa taulukossa olevalla solualueella, col_index_num tai row_index_num sen sarakkeen tai rivin indeksinumerolla, josta haluat palauttaa arvon, ja [range_lookup] arvolla EPÄTOSI tarkalle vastaavuudelle tai TOSI likimääräiselle vastaavuudelle.

Seuraavassa opetusohjelmassa käytämme VLOOKUP-toimintoa sarakkeessa E vertaillaksemme työntekijöiden nimiä sarakkeessa A ja sarakkeessa D nostaaksemme heidän palkansa sarakkeesta B, jos vastaavuus löytyy.

XLOOKUP on päivitetty versio VLOOKUPista ja HLOOKUPista, jotka ovat saatavilla Excel 2021:ssä ja Excel 365:ssä. XLOOKUPin kaava on: =XLOOKUP(lookup_value, lookup_array, return_array,[if_not_found]).

Korvaa lookup_value arvolla, jonka haluat löytää toisesta taulukosta, lookup_array etsittävällä solualueella toisessa taulukossa, return_array taulukolla, josta haluat palauttaa arvon, ja [if_nout_found] tekstiarvolla, jos vastaavaa ei ole. arvot löytyvät.

Tässä on nopea esimerkki XLOOKUPista samoilla taulukoilla:

OTTELU

MATCH-funktiota voidaan käyttää myös kahden luettelon vertaamiseen erojen varalta.

MATCH-funktio =MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type])etsii tiettyä kohdetta alueella ja palauttaa kohteen suhteellisen sijainnin tällä alueella.

Täältä löydämme vesimelonien sijainnin taulukosta A2:A8 käyttämällä MATCHia. Käytämme hakutyyppiä 0: na löytääksemme ensimmäisen arvon, joka on täsmälleen yhtä suuri kuin lookup_value .

#5 – Excelin lisäosien käyttäminen ristiriitojen havaitsemiseen

Excel tarjoaa erilaisia ​​apuohjelmia ja sisäänrakennettuja työkaluja, joiden avulla voit havaita ja analysoida eroja tehokkaammin. Tässä osiossa keskustelemme joistakin näistä hyödyllisistä lisäosista.

Harkitse ensin Spreadsheet Inquire -apuohjelman käyttöä. Tämän avulla voit vertailla kahta työkirjaa ja korostaa eroja solu kerrallaan. Voit ottaa Spreadsheet Inquire -apuohjelman käyttöön seuraavasti:

1. Napsauta Tiedosto -välilehteä.

2. Valitse Asetukset ja napsauta sitten Apuohjelmat- luokkaa.

3. Valitse Hallinta -ruudusta COM-apuohjelmat ja napsauta Siirry .

4. Valitse Taulukkokysely -ruutu ja napsauta OK .

5. Kun se on otettu käyttöön, siirry Tiedustelu- välilehteen käyttääksesi Vertaa tiedostoja -komentoa.

Toinen hyödyllinen työkalu ristiriitojen havaitsemiseen on Analysis ToolPak . Tämä lisäosa tarjoaa edistyneitä tilastotoimintoja ja tietojen analysointityökaluja, joista voi olla hyötyä analysoitaessa eroja.

Ota Analysis ToolPak käyttöön noudattamalla samoja vaiheita kuin ottamalla käyttöön Spreadsheet Inquire -apuohjelman. Mutta valitse Hallinnoi - ruudusta Excel-apuohjelmat ja valitse Analysis ToolPak -ruutu.

Yhteenvetona voidaan todeta, että Excel tarjoaa useita apuohjelmia, joiden avulla voit havaita ja käsitellä tietojesi eroja. Voit parantaa tietojesi tarkkuutta tutustumalla näihin työkaluihin ja kaavoihin.

Kuinka voit luoda tietojen validointisääntöjä erojen estämiseksi?

Voit luoda Excelissä tietojen vahvistussääntöjä, jotka voivat auttaa estämään eroja, seuraavasti:

1. Valitse solut, joita haluat rajoittaa. Tämä voi olla yksi solu, joukko soluja tai kokonainen sarake.

2. Siirry työkalupalkin Tiedot- välilehteen ja napsauta Data Validation -painiketta (merkitty kahdella vaakaruudulla, vihreällä valintamerkillä ja punaisella ympyrällä).

3. Varmista Data Validation -ikkunassa, että olet Asetukset- välilehdessä. Täällä sinulla on mahdollisuus määritellä validointikriteerisi tarpeidesi perusteella.

Excelissä on saatavana erilaisia ​​validointikriteerejä, joista osa on:

• Kokoluku – sallii vain kokonaisluvut tietyllä alueella.
• Desimaali – sallii vain desimaaliluvut tietyllä alueella.
• Lista – rajoittaa syöttämisen ennalta määritettyyn luetteloon hyväksyttävistä arvoista.
• Päivämäärä – edellyttää päivämäärät tietyltä ajanjaksolta.
• Aika – hyväksyy vain ajat tietyltä aikaväliltä.
• Tekstin pituus – asettaa rajoituksia kirjoitetun tekstin pituudelle.
• Mukautettu – voit luoda mukautettuja vahvistussääntöjä Excel-kaavojen avulla.

Kun olet valinnut sopivat validointikriteerit, määritä parametrit tarpeen mukaan. Jos esimerkiksi valitsit Koko luku, sinun on asetettava minimi- ja maksimiarvo tietoalueen validaattorilla, kuten välillä, yhtä suuri, pienempi kuin jne.

Validointiehtojen lisäksi voit myös määrittää mukautettuja virheilmoituksia ja syöttövihjeitä, jotka auttavat käyttäjiä ymmärtämään vahvistussääntöjäsi ja noudattamaan niitä. Voit tehdä tämän siirtymällä Input Message- ja Error Alert -välilehdille ja syötä haluamasi viestit.

Ottamalla käyttöön tietojen validointisäännöt pienennät merkittävästi tietojen epäjohdonmukaisuuksien todennäköisyyttä ja parannat Excel-laskentataulukoiden yleistä tarkkuutta.

Viimeinen sanamme

Tässä artikkelissa olet oppinut erilaisia ​​tapoja löytää ja korjata Excel-tiedoissasi olevia eroja. Kerrataanpa nämä keskeiset strategiat:

• Käytä sarakkeiden avattavia suodatinvalikoita yksilöllisten arvojen ja epäjohdonmukaisten tietojen tunnistamiseen.
• Ehdollisen muotoilun käyttäminen valituissa soluissa erojen korostamiseksi käyttämällä joukko sääntömalleja.
• Excelin edistyneiden toimintojen, kuten MATCH , VLOOKUP , XLOOKUP jne., käyttäminen tietojen ristiintarkistamiseen kahdessa luettelossa tai taulukossa.
• Excel-apuohjelmien käyttö eroavaisuuksien havaitsemiseen.
• Tietojen vahvistussääntöjen määrittäminen tietojen virheiden estämiseksi

Näiden Excel-taitojen avulla tietosi ovat tarkempia ja luotettavampia.

Muista harjoitella näitä menetelmiä säännöllisesti, jotta voit havaita laskentataulukoissasi olevat eroavaisuudet tehokkaammin.

Jatka taitojen hiomista liittymällä palveluumme ja jatka uusien ominaisuuksien ja toimintojen tutkimista, jotta voit entistäkin paremmin käyttää Exceliä.