Dokumenttikirjaston lisääminen SharePointiin

Dokumenttikirjasto tarjoaa SharePoint-sivustollamme sijainnin, jossa voimme turvallisesti tallentaa tiedostojamme, luoda, päivittää ja jakaa niitä muiden organisaatiossamme olevien käyttäjien kanssa. Tässä opetusohjelmassa käsittelemme kahta tapaa lisätä uusi asiakirjakirjasto SharePointiin.

SharePoint-dokumenttikirjaston avulla voimme helposti hallita osastomme tai organisaatiomme tiedostoja. 

Oletusarvoisesti SharePoint-sivuston määrittäminen tarjoaa meille asiakirjakirjaston nimeltä Asiakirjat . Voimme jo käyttää tätä tiedostojemme tallennustilana. 

Tässä esimerkissä meillä on asiakirjojen sisällä kansiohierarkia tiedostojemme järjestämiseksi. Kuitenkin hyödyntäminen voisi auttaa meitä järjestämään tiedostomme paremmin kansiorakenteiden käyttämisen sijaan. 

Kuten näet, meillä on kansioita ja tiedostoja kuluja, lainauksia, videoita, tärkeitä pituuksia, ruokaa, autoja ja monia muita varten. Sen sijaan, että käyttäisit vain yhtä dokumenttikirjastoa ja ryhmittelet ne kansioiden mukaan, parempi tapa tehdä tämä on luoda asiakirjakirjasto jokaiselle niistä.

Myös näiden tiedostojen metatiedot eroavat toisistaan. Esimerkiksi osaston metatiedot ovat tärkeitä kulutiedostoille . Mitä tulee tarjouksiin, metatiedot, joista saatamme välittää, ovat tarjoussumma, asiakkaan nimi, työn tyyppi ja niin edelleen. Tämä on toinen syy, miksi eri asiakirjakirjastojen käyttö näille eri tiedostotyypeille on hyödyllistä.

Opitaan nyt luomaan uusi dokumenttikirjasto. On kaksi tapaa luoda uusi dokumenttikirjasto. 

Sisällysluettelo

• Dokumenttikirjaston luominen SharePointissa sivuston sisällön avulla
• Asiakirjakirjaston luominen kotisivun kautta
• Johtopäätös

Dokumenttikirjaston luominen SharePointissa sivuston sisällön avulla

Ensimmäinen tapa on siirtyä Sivuston sisältöön . Siellä voimme nähdä kaikki muut meillä olevat asiakirjakirjastot. Joitakin näistä asiakirjakirjastoista, kuten Lomakemallit , Sivustot Assets ja Style Library , käytetään taustakäyttöön. Sivuston sivuja kutsutaan sivukirjastoksi , johon kaikki sivustomme sivut on tallennettu. Tässä esimerkissä meillä on vain yksi sivu, joka on kotisivu . 

Lisää uusi dokumenttikirjasto napsauttamalla Uusi ja valitsemalla sitten Sovellus . Voimme myös valita Document Library -vaihtoehdon. Joskus Microsoftilla voi kuitenkin olla päivitys ja asiakirjakirjasto voidaan poistaa. Joten tämän vaihtoehdon lisäksi voimme myös lisätä asiakirjakirjaston lisäämällä ne sovelluksen kautta .

Asiakirjakirjaston luominen kotisivun kautta

Toinen tapa on siirtyä etusivulle . Napsauta Uusi ja valitse Sovellus .

Se vie meidät tälle sivulle nimeltä Omat sovellukset . Täällä näemme SharePoint - sovelluksemme .

Voimme myös mennä SharePoint Storeen , josta voimme etsiä kaikkia käytettävissä olevia sovelluksia, joita voimme käyttää. 

Tässä esimerkissä haluamme etsiä sisäänrakennettuja sovelluksia. Löydämme ne napsauttamalla klassikkokokemuslinkkiä . 

Sitten se ohjaa meidät tälle sivulle. Meillä on jälleen täällä erilaisia ​​sovelluksia, joita voimme käyttää SharePoint-sivustollamme. Tarvitsemme Document Library -sovelluksen. Joten klikataan sitä.

Sen jälkeen se pyytää meiltä asiakirjakirjaston nimeä. Tässä esimerkissä annamme sen nimeksi Kulut . Napsauta sitten Luo -painiketta.

Uusi dokumenttikirjastomme nimeltä Kulut lisätään sitten Sivustomme sisällön luetteloon . Klikkaa sitä.

Voimme nyt ladata kulutiedostomme tähän asiakirjakirjastoon.

Sitten voimme nyt lisätä näiden tiedostojen metatietomme. Tätä esimerkkiä varten olemme lisänneet osaston metatietojen sarakkeen .

Johtopäätös

Yhteenvetona voimme todeta, että pystymme luomaan oman dokumenttikirjastomme. Jälleen on kaksi tapaa luoda uusi asiakirjakirjasto. Ensimmäinen on siirtymällä Kotisivulle , napsauttamalla Uusi ja valitsemalla sitten Asiakirjakirjasto tai Sovellus . Toinen siirtyy Sivuston sisältöön , napsauta Uusi ja valitse sitten Asiakirjakirjasto tai Sovellus .

Tämän jälkeen voit vierailla uusissa asiakirjakirjastoissasi Sivuston sisällössä , jossa on lueteltu kaikki asiakirjakirjastot ja sivukirjastot. 

Kaikki parhaat,

Henry