Sõnumite täiustamine rakendusega Lotus Notes 6

Enne meilisõnumi saatmist rakenduses Lotus Notes 6 saate määratleda kohaletoimetamissuvandid, turvasuvandid ja meeleolutemplid. Kasutage neid märkmeid, et anda adressaadile teada, kui kuum teie sõnum on või milline on teie tuju; või tarnekinnituse taotlemiseks, tarneaja määramiseks ja palju muud.

Kui olete oma kirja sisu koostamise lõpetanud, klõpsake seal toiminguribal nuppu Edastamissuvandid, mis viib paratamatult dialoogiboksi kohaletoimetamissuvandid, nagu näidatud joonisel 1. Selles dialoogiboksis on teil edastamiseks mitu valikut. ning turvalisus ja lõbu.

(Võite oma reisidel ja dialoogiboksis märgata, et seal on vahekaart Täpsemalt – hea uudis on see, et tõenäoliselt ei pea te sellega jamama.)

Joonis 1: Siin saate määrata kohaletoimetamise valikud.

Sõnumi tähtsuse taseme määramine

Jaotises Edastamisvalikud saate märkida oma sõnumi olulisuse taseme: madal, normaalne või kõrge. Saate määrata Notes'i märgistama sõnumeid, mille märgite suure tähtsusega; need kirjad kuvatakse teie adressaadi postkastis punase ümbriku ikooniga. Kasutage seda funktsiooni, et teavitada adressaati eriti olulisest, kiireloomulisest või muul viisil ajakriitilisest sõnumist.

Sõnumile meeleolutempli lisamine

Meeleolutempli loendi kasutamine on viis saada kontakti oma (elektroonilise) sisemise lapsega. Mood Stamp on lihtsalt pilt, mis näitab üles tippu Sõnumi sisu nii, et teie lugeja teab, kuidas sa tunned, kui sa saatsid sõnumi. Meeleolutempliga kirjad märgitakse sellisena ka saaja postkasti.

Valida on mitme meeleolutempli vahel, sealhulgas Private, Flame ja Joke. Lõbu pärast proovige igaühte, et näha, kuidas nad välja näevad. Valik Nali on kasulik, kui soovite saata veidi sarkastilist sõnumit ja peate veenduma, et teie lugeja mõistab, et jah, te tegite nalja!

Templi valimiseks klõpsake ripploendi Meeleolutempel kõrval olevat allanoolt. Valiku tegemiseks kerige loendit. Meeleolutempli eelvaate vaatamiseks klõpsake ripploendis selle nimel ja selle ikoon ilmub selle loendi alla. Klõpsake nuppu OK ja teie uude sõnumisse ilmub meeleolutempel. Kui te ei soovi, et teie väljuvas sõnumis oleks meeleolutempel, jätke vaikeseadeks Tavaline.

Sõnumi taotlemine Tarnearuanne

Tehke valikuloendis Kohaletoimetamise aruanne valikud, et määrata, millal ja kas teid teavitatakse teie kirjade kohaletoimetamise olekust. Teie neli tarnearuande valikut on ainult ebaõnnestumine, kohaletoimetamise kinnitamine, kogu tee jälgimine ja mitte ühtegi.

• Ainult ebaõnnestumise korral: ükski uudis on hea uudis. Teisisõnu teavitab Notes teid ainult juhul, kui teie sõnumit ei saa mingil põhjusel edastada.

• Kinnitage kohaletoimetamine: see valik on teie jaoks, kui olete veidi vähem optimist. Sel juhul ütleb Notes teile täpselt, millal ja kuhu teie sõnum edastati.

• Jälgige kogu rada: see valik ütleb teile, kus (ja mis kellaaegadel) teie sõnum teel adressaadini peatus. (Võib kõlada huvitavalt, kuid tõenäoliselt see ei huvita teid.)

• Puudub: valige see ja jätate ettevaatuse tuulde, hoolimata sellest, kas teie sõnum jõuab kohale või mitte. (See on muide vaikeseade.)

Kui valite muu tarneraporti kui Puudub, saate kohaletoimetamise kinnitusraporti (lihtsalt e-kirja teie võrgust teile) tagasi kohe, kui teie saadetud sõnum saabub. Millal see juhtub, sõltub täielikult võrgust. Kui teie adressaat on kaugel – näiteks mõnes teises ettevõttes –, võib sõnumi kohaletoimetamiseks kuluda paar tundi või isegi terve päev.

Sõnumi kohaletoimetamise prioriteedi määramine

Teine valik dialoogiboksis Kohaletoimetamise suvandid – kohaletoimetamise prioriteet – on seotud sellega, kui kiiresti soovite, et Notes teie sõnumi edastaks.

• Madal: valige see sõnumi saatmiseks hilisõhtul, kui võrk pole nii hõivatud.

• Tavaline: valige see, et saata sõnum niipea kui võimalik, võttes aluseks teie administraatori koostatud kirjade kohaletoimetamise ajakava. (See on vaikeseade.)

• Kõrge: selle valimine saadab teie sõnumi kohe – astuge kõrvale, tule läbi!

Kui lisate sõnumisse suure manuse, kaaluge selle märkimist madala prioriteediga. Sõnum toimetatakse kohale alles siis, kui olete sügavalt magama jäänud, kuid selle saatmine hilisõhtul võib teie ettevõttele maksta vähem raha. Võib-olla on see viis kuu töötaja auhinna teenimiseks!

Sõnumi allkirjastamine

Allkirjastate sõnumeid samal põhjusel, kui allkirjastate tšekke või ametlikke dokumente: näitamaks, et need on tõesti teie käest. Te ei pea allkirjastama kohtume-kohvi jaoks memo, kuid kui saadate sõnumi, mis sisaldab olulist või tundlikku teavet, võite soovida, et Notes 6 tõestaks, et sõnum tuli tõesti teilt.

Ilmselgelt ei saa te memo allosas ekraanil oma allkirja kriimustada. (Tegelikult saate seda teha, kuid teie ülemus ei hinda seda tõenäoliselt.) Sõnumi allkirjastamiseks märgite dialoogiboksi Kohaletoimetamise suvandid jaotises Turvasuvandid märkeruudu Allkiri.

Märkustes 6 kasutatavat allkirja on veelgi keerulisem võltsida kui teie enda John Hancocki, kuna see on spetsiaalne numbriline arvutikood, mis lisatakse sõnumile selle saatmisel ja mida saaja arvuti kontrollib sõnumi avamisel. Memol pole tegelikku allkirja, kuid ekraani allservas kuvatakse seda tüüpi teade:

Primuse andmetel allkirjastas Alan Dunkel/Primus 07-1-02 8:30:46 AM.

Sõnumi krüptimine

Muidugi, maailm kubiseb hõivatud inimestest, pahadest ja spioonidest. Kui kasutate modemit, saadate oma sõnumeid telefoniliinide kaudu, kus inimene, kes ei ole hea, saaks neid kuidagi pealt kuulata ja lugeda. (See on tõesti väga ebatõenäoline, kuid te ei tea kunagi.) See pole teie juhuslike sõnumite jaoks suur probleem, kuid kui saadate sõnumi, mis sisaldab teavet, näiteks konfidentsiaalset ettevõtteteavet, töötajate töötulemuste hinnanguid, või lihtsalt väga-väga hea kuulujutt, mida sa ei taha, et keegi teine ​​loeks, võid selle krüpteerida.

Kui kasutate Notesi krüptimise turvavalikut, olete 100 protsenti kindel, et seda saab lugeda ainult selle adressaat.

Kirja krüptimiseks märkige ruut Krüpti dialoogiboksi Kohaletoimetamise suvandid jaotises Turvasuvandid. Kui olete lõpetanud, klõpsake dialoogiboksi sulgemiseks nuppu OK.

Kui saadate krüptitud sõnumi, teeb Notes skrambleerimise teie eest – kulisside taga. Kui adressaadid sõnumi avavad, näevad nad selle sisu täpselt nii, nagu te selle kirjutasite. Teisisõnu, krüptitud sõnumi lugeja ei pea krüptitud sõnumi dekrüpteerimiseks midagi erilist tegema. Sõnumi krüptitud osa saavad lugeda ainult õigete kasutajatunnustega adressaadid. Ainus, kes näeb tegelikku segamini ajavat versiooni, on vaene spioon, kes sõnumi edastamisel vahele võtab.

Kui saadate e-kirja inimesele, kes kasutab teist meiliprogrammi, või kui saadate oma kirja Interneti kaudu, kontrollige esmalt oma ettevõtte Notesi administraatorilt, kas saate seda krüptida. .

Sõnumile tagastuskviitungi taotlemine

Kui kasutate sõnumile tagastuskviitungi taotlemiseks dialoogiboksi Kohaletoimetamise valikud, teavitab teie võrk teid automaatselt, kui adressaat teie sõnumit loeb. See erineb kohaletoimetamise kinnitusraporti taotlemisest, mis annab teada ainult siis, kui kiri saabus adressaadi meiliandmebaasi. Tavaliselt taotlete kviitungiaruannet (lihtsalt lubage märkeruut Tagastuskviitung), et vältida vabandust "Ma pole kunagi näinud teie sõnumit" ja taotlete kohaletoimetamise kinnitusaruannet, et kõrvaldada teade "Ma ei saanud teie sõnumit kunagi kätte; võrk peab selle kaotama” vabandus.

Kui saadate sõnumi kellelegi, kes Märkmeid ei kasuta, või kui teie sõnum liigub Internetis, ei pruugi te saada neilt kviitungiaruandeid.

Sõnumi kopeerimise takistamine

Teine teie käsutuses olev Notesi turvavõimalus on kopeerimise vältimine. Kui märgite märkeruudu Kopeerimise vältimine, võite olla kindel, et isik, kes teie sõnumi saab, ei saa seda kellelegi teisele edastada. Tegelikult ei saa nad isegi teie memo lõikepuhvrisse kopeerida (Redigeeri -> Kopeeri) juhuks, kui nad kavatsevad veidi ebaseaduslikku kleepida (Redigeeri -> Kleebi). Kopeerimise vältimise suvandi valimine tagab, et ühele inimesele saadetav ei satuks teie ettevõttes rämpsposti.

Kui olete tarnevalikute valimise lõpetanud, klõpsake dokumendi juurde naasmiseks nuppu OK. Enamikul juhtudel pärast seda, kui olete nende valikute osas otsuse teinud, klõpsate nuppu Saada ja Fail.

Kui teie pea käib kõigi nende tarnevõimaluste pärast ringi, ärge laske sellel end alt vedada. Neid tuleb kasutada ainult erilistel juhtudel. Tõepoolest, enamiku sõnumite puhul kasutate otse kohaletoimetamisvalikuid, avamata dialoogiboksi Kohaletoimetamise valikud ja ilma pikemalt mõtlemata. Milline kergendus!

Kui leiate, et külastate alati oma kirjade allkirjastamiseks ja krüptimiseks dialoogiboksi Kohaletoimetamise suvandid, saate märkida vaikeseadeks märkeruudu Salvesta need turvasuvandid. Nii on kõigil loodud uutel sõnumitel samad turvaseaded. Loomulikult saate alati meelt muuta, naastes dialoogiboksi Kohaletoimetamise suvandid, et muuta vaikesätteid või vaikesätteid.