Word 2011 για Mac: Συμπλήρωση δεδομένων για συγχώνευση αλληλογραφίας

Στο Office 2011 για Mac, η συγχώνευση αλληλογραφίας λειτουργεί μεταφέροντας δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε έναν πίνακα δεδομένων στο Word 2011. Η πρώτη σειρά ενός καλού πίνακα δεδομένων (και μόνο η πρώτη σειρά) έχει τις κεφαλίδες, που ονομάζονται επίσης ονόματα πεδίων ή στηλών. Όλες οι επόμενες σειρές περιέχουν δεδομένα. Δεν υπάρχουν συγχωνευμένα κελιά σε έναν πίνακα δεδομένων και δεν υπάρχουν εντελώς κενές γραμμές ή στήλες, αν και επιτρέπονται κενά κελιά.

Το Word μπορεί να χρησιμοποιήσει πολλές διαφορετικές πηγές δεδομένων για να εκτελέσει μια συγχώνευση αλληλογραφίας:

• Ένας πίνακας στο Word.

• Ένα φύλλο εργασίας του Excel ή ένα εύρος δεδομένων.

• Ένα αρχείο βάσης δεδομένων FileMaker Pro.

• Οι προχωρημένοι χρήστες μπορούν να χρησιμοποιήσουν ODBC και VBA για να συνδεθούν σε σχεδόν οποιαδήποτε πηγή δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων των Microsoft Access, SQL Server, Oracle και MySQL.

  

Εάν δεν έχετε πίνακα δεδομένων, η επιλογή Νέα πηγή δεδομένων σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε έναν πίνακα δεδομένων από την αρχή σε ένα νέο έγγραφο του Word χρησιμοποιώντας μια σειρά παραθύρων. Αυτή η επιλογή είναι καλή για μικρές βάσεις δεδομένων έως και μερικές χιλιάδες εγγραφές.

Επιλογή πεδίων για πηγή δεδομένων συγχώνευσης αλληλογραφίας

Όταν επιλέγετε Νέα πηγή δεδομένων, εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία πηγής δεδομένων. Αρχικά, ορίζετε πεδία για τα νέα σας δεδομένα. Από προεπιλογή, παρουσιάζονται ορισμένα πεδία που χρησιμοποιούνται συνήθως. Στο πεδίο Λίστα κράτησης θέσης, μπορείτε να πληκτρολογήσετε νέα ονόματα κεφαλίδων και να τα προσθέσετε στη λίστα κάνοντας κλικ στο κουμπί Προσθήκη κράτησης θέσης.

Όταν ολοκληρώσετε την επιλογή των ονομάτων πεδίων, κάντε κλικ στο κουμπί OK και θα σας ζητηθεί να αποθηκεύσετε το νέο έγγραφο του Word. Δώστε στη νέα σας πηγή δεδομένων ένα όνομα και, στη συνέχεια, αποθηκεύστε το αρχείο.

Συμπλήρωση των δεδομένων για τη συγχώνευση αλληλογραφίας σας στο Word 2011 για Mac

Μόλις αποθηκευτεί το αρχείο σας, θα εμφανιστεί μια εύχρηστη φόρμα εισαγωγής βάσης δεδομένων που ονομάζεται Φόρμα δεδομένων.

Στην αριστερή πλευρά της φόρμας δεδομένων εμφανίζονται τα ονόματα των πεδίων σας. Σύρετε τη γραμμή κύλισης εάν όλα τα πεδία δεν χωρούν στο παράθυρο διαλόγου. Στην κεντρική στήλη, πληκτρολογείτε τις εγγραφές δεδομένων για την τρέχουσα εγγραφή. Ο αριθμός της τρέχουσας εγγραφής εμφανίζεται στην πλοήγηση Εγγραφή στο κάτω μέρος της φόρμας δεδομένων.

Στο παράθυρο διαλόγου Φόρμα δεδομένων, πατήστε Tab ή το πλήκτρο με το κάτω βέλος για να προχωρήσετε στο επόμενο πεδίο μέσα σε μια εγγραφή. Πατήστε Shift-Tab ή το πλήκτρο επάνω βέλους για να επιλέξετε το προηγούμενο πεδίο.

Όταν εργάζεστε με τον πίνακα δεδομένων σας στο Word, μπορείτε να επεξεργαστείτε απευθείας στον πίνακα. Ενεργοποιήστε τη γραμμή εργαλείων της βάσης δεδομένων επιλέγοντας Προβολή→Γραμμές εργαλείων→Βάση δεδομένων από τη γραμμή μενού.

Μην αφήνετε τους νταήδες να προσπαθούν να πουν ότι δεν πρέπει να κάνετε αυτά τα πράγματα στο Word. Εάν σας αρέσει το Word και αισθάνεστε άνετα με αυτά τα εργαλεία, είναι πολύ καλό να χρησιμοποιήσετε το Word για μια βασική βάση δεδομένων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την καρτέλα Πίνακες της Κορδέλας με τη γραμμή εργαλείων της βάσης δεδομένων για να διαχειριστείτε το στυλ, τις επιλογές και τα περιγράμματα του πίνακα σας.