Όταν χρησιμοποιείτε το Office 2011 για Mac, σύντομα θα διαπιστώσετε ότι το Word 2011 μπορεί να ανοίξει ιστοσελίδες που αποθηκεύσατε από το πρόγραμμα περιήγησής σας στο Web. Εάν μια ιστοσελίδα περιέχει έναν πίνακα HTML (HyperText Markup Language), μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις δυνατότητες του πίνακα του Word. Ίσως σας είναι πιο εύκολο να αντιγράψετε μόνο το τμήμα πίνακα της ιστοσελίδας από το έγγραφο Web και να το επικολλήσετε σε ένα λειτουργικό έγγραφο του Word.
Κάποια στιγμή, μπορεί να συναντήσετε ένα αρχείο PDF (Portable Document Format) που περιέχει πολύτιμες πληροφορίες πίνακα που θέλετε να εξαγάγετε. Εάν οι πληροφορίες πίνακα στο PDF βασίζονται σε κείμενο και όχι σαρωμένη εικόνα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή προεπισκόπησης Mac OS X για να λάβετε τις πληροφορίες του πίνακα. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα:
Ανοίξτε το αρχείο PDF στην εφαρμογή προεπισκόπησης Mac OS X.
Στην Προεπισκόπηση, επιλέξτε Επεξεργασία→ Επιλογή όλων.
Στην Προεπισκόπηση, επιλέξτε Επεξεργασία→ Αντιγραφή.
Μεταβείτε στο Microsoft Word κάνοντας κλικ στο εικονίδιο του Word Dock ή χρησιμοποιήστε οποιονδήποτε τρόπο χρησιμοποιείτε συνήθως για εναλλαγή ή εκκίνηση εφαρμογών.
Βεβαιωθείτε ότι έχετε ανοιχτό ένα νέο ή υπάρχον έγγραφο.
Στο Word, επιλέξτε Επεξεργασία→ Επικόλληση.
Ίσως χρειαστεί να διαγράψετε με μη αυτόματο τρόπο ξένες πληροφορίες. Εάν το κείμενο δεν επικολλήθηκε, το PDF πιθανότατα δεν περιέχει κείμενο ή είναι κλειδωμένο και δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη μέθοδο για να συλλάβετε τα δεδομένα. Αν συμβαίνει αυτό, πρέπει να σταματήσετε εδώ. Εάν το κείμενο επικολλήθηκε, συνεχίστε.
Στο Word, επιλέξτε το επικολλημένο κείμενο που πρέπει να μετατραπεί σε πίνακα.
Μετατρέψτε την επιλογή κειμένου σε πίνακα επιλέγοντας Πίνακας→Μετατροπή→Μετατροπή κειμένου σε πίνακα.
Το Word δημιουργεί έναν πίνακα από τα δεδομένα.
Τα PDF μπορούν να περιέχουν πίνακες που έχουν αποθηκευτεί ως εικόνες, όπως και ιστοσελίδες και άλλα έγγραφα που μπορεί να βρείτε στο διαδίκτυο. Εάν συμβαίνει αυτό, χρειάζεστε λογισμικό Optical Character Recognition (OCR) για να μετατρέψετε τις εικόνες του κειμένου σε πραγματικό κείμενο. Το λογισμικό OCR δεν περιλαμβάνεται στο Office. Είναι γνωστό ότι οι φτηνοί σαρωτές παρέχονται με λογισμικό OCR υψηλής ποιότητας που αξίζει ακόμη περισσότερο από τον σαρωτή. Το ReadIris (www.readiris.com) είναι εξαιρετικό για OCR.
