Word 2011 για Mac: Δημιουργία ετικετών με συγχώνευση από το Excel

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα βιβλίο εργασίας του Excel ως πηγή δεδομένων συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word 2011 στο Office 2011 για Mac. Ετοιμαστείτε προετοιμάζοντας ένα βιβλίο εργασίας του Excel με ένα εύρος δεδομένων ή πίνακα που έχει ρυθμιστεί ως λίστα αλληλογραφίας και ένα νέο, κενό έγγραφο στο Word.

Για να δημιουργήσετε ετικέτες από το Excel ή άλλη βάση δεδομένων, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

Στη Διαχείριση συγχώνευσης αλληλογραφίας, κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογή τύπου εγγράφου και, στη συνέχεια, επιλέξτε Δημιουργία νέου→ Ετικέτες.

Από το αναδυόμενο μενού Label Products, επιλέξτε το προϊόν.

Από τη λίστα Αριθμός προϊόντος, επιλέξτε τον σωστό αριθμό για τις ετικέτες σας.

Κάντε κλικ στο OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Επιλογές ετικέτας.

Εμφανίζεται ένας πίνακας. Μην κάνετε προσαρμογές στον πίνακα και μην κάνετε κλικ στον πίνακα. Ο δρομέας εισαγωγής θα πρέπει να αναβοσβήνει στο επάνω αριστερό κελί, το οποίο θα είναι το μόνο κενό κελί στον πίνακα. Ίσως χρειαστεί να σύρετε την κάτω γραμμή κύλισης για να δείτε τον δρομέα που αναβοσβήνει. Η ενότητα 1 του Mail Merge Manager εμφανίζει τώρα το όνομα του Κύριου Εγγράφου και τον τύπο συγχώνευσης που εκτελείτε.

Στη Διαχείριση συγχώνευσης αλληλογραφίας, κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογή λίστας παραληπτών και, στη συνέχεια, επιλέξτε Λήψη λίστας→ Άνοιγμα προέλευσης δεδομένων.

Μεταβείτε στο βιβλίο εργασίας του Excel (.xlsx) που χρησιμοποιείτε ως πηγή δεδομένων και κάντε κλικ στο Άνοιγμα.

Επιλέξτε το φύλλο εργασίας ή την περιοχή που έχει τα ονόματα και τις διευθύνσεις για την προέλευση δεδομένων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK.

Το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word είναι πλέον συνδεδεμένο με το φύλλο εργασίας ή την προέλευση δεδομένων εύρους δεδομένων στο βιβλίο εργασίας του Excel. Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία ετικετών.

Στο Mail Merge Manager, κάντε κλικ στην Επεξεργασία ετικετών.

Όταν ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία ετικετών, βλέπετε ένα κενό δείγμα ετικέτας με έναν δρομέα εισαγωγής που αναβοσβήνει.

Κάντε κλικ στο αναδυόμενο μενού Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης και επιλέξτε το πεδίο που θα βρίσκεται στα αριστερά της επάνω σειράς της ετικέτας.

Για να προσθέσετε περισσότερες γραμμές στην ετικέτα σας, πατήστε Return ή Enter και, στη συνέχεια, επιλέξτε ένα άλλο πεδίο από το αναδυόμενο μενού Insert Merge Field.

Μην κάνετε κλικ στο κουμπί Εισαγωγή ταχυδρομικού γραμμικού κώδικα. Το Ταχυδρομείο των ΗΠΑ άλλαξε τον τρόπο με τον οποίο δημιουργεί ταχυδρομικούς γραμμωτούς κώδικες και το Word δεν συμμορφώνεται με τη νέα προδιαγραφή.

Κάντε κλικ στο OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία ετικετών.

Επιστρέφετε στο έγγραφο του Word και το πλέγμα του πίνακα σας είναι πλέον γεμάτο με μια ολόκληρη δέσμη ονομάτων πεδίων σε chevrons. Το βήμα 3 του Mail Merge Manager ανοίγει, αλλά μην χρησιμοποιείτε τίποτα από το Mail Merge Manager Βήμα 3, επειδή το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία ετικετών φροντίζει για την εισαγωγή θέσεων κράτησης θέσης κατά τη δημιουργία ετικετών συγχώνευσης αλληλογραφίας. Το βήμα 2 του Mail Merge Manager εμφανίζει τώρα το όνομα αρχείου του εγγράφου προέλευσης δεδομένων.

(Προαιρετικό) Στο Mail Merge Manager, κάντε κλικ στο Filter Recipients.

Φιλτράρισμα δεδομένων και εγγραφών παραγγελιών.

Στο Mail Merge Manager, κάντε κλικ στην επιλογή Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων.

Στο Mail Merge Manager, κάντε κλικ στην επιλογή Ολοκλήρωση συγχώνευσης.

Τελείωσες!