Ας πούμε ότι θέλετε πολλά άτομα να εργάζονται σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel στο Office 2011 για Mac που σκοπεύετε να διανείμετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, SkyDrive, SharePoint ή άλλων μέσων. Διανέμετε ένα βιβλίο εργασίας σε πολλά άτομα. Κάθε άτομο κάνει αλλαγές και, στη συνέχεια, επιστρέφει το αλλαγμένο βιβλίο εργασίας σε εσάς. Μετά από αυτό, αποφασίζετε ποιες αλλαγές θα αποδεχτείτε ή θα απορρίψετε για την τελική έκδοση.
Πριν χρησιμοποιήσετε το Κοινή χρήση βιβλίου εργασίας, εξετάστε το ενδεχόμενο να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα Προστασία κοινόχρηστου βιβλίου εργασίας, έτσι ώστε μόνο εσείς να έχετε την εξουσία να διαγράψετε το ιστορικό αλλαγών.
Για να ενεργοποιήσετε τις αλλαγές κομματιού, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
Ανοίξτε ένα βιβλίο εργασίας.
Επιλέξτε Εργαλεία → Παρακολούθηση αλλαγών → Επισημάνετε τις αλλαγές. Ή, στην Κορδέλα, επιλέξτε την καρτέλα Αναθεώρηση, μεταβείτε στην ομάδα Κοινή χρήση και επιλέξτε Παρακολούθηση αλλαγών→ Επισημάνετε τις αλλαγές.
Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Παρακολούθηση αλλαγών κατά την επεξεργασία.
Το βιβλίο εργασίας σας βρίσκεται πλέον σε λειτουργία Κοινή χρήση βιβλίου εργασίας. Ορισμένες λειτουργίες είναι απενεργοποιημένες στη λειτουργία κοινής χρήσης.
Στην ενότητα Επισήμανση Ποιες αλλαγές, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Πότε για να εμφανιστεί ένα αναδυόμενο μενού και επιλέξτε μια επιλογή.
Πείτε στο Excel πότε να ξεκινήσει η παρακολούθηση αλλαγών. Γενικά, επιλέγετε Όλα, που σημαίνει ότι το Excel παρακολουθεί τις αλλαγές συνεχώς.
Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ποιος και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο αναδυόμενο μενού και επιλέξτε ποιανού τις αλλαγές θέλετε να παρακολουθεί το Excel.
Για να περιορίσετε την παρακολούθηση σε μια συγκεκριμένη περιοχή, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Where και πληκτρολογήστε το όνομα μιας υπάρχουσας περιοχής κελιών ή πίνακα στο πεδίο Where.
Μπορείτε επίσης να επιλέξετε την περιοχή κάνοντας κλικ στο κουμπί επιλογής κελιών δίπλα στο πεδίο Where και σύροντας πάνω από την επιθυμητή περιοχή στο φύλλο εργασίας.
(Προαιρετικό) Επιλέξτε την επιλογή Επισήμανση αλλαγών στην οθόνη εάν θέλετε το Excel να επισημάνει τα αλλαγμένα κελιά.
Εάν ορίσετε αυτήν την επιλογή, το Excel δίνει στα αλλαγμένα κελιά ειδικά περιγράμματα και ενδείξεις σχολίων με μπλε τρίγωνο, στις οποίες μπορείτε να τοποθετήσετε τον δείκτη του ποντικιού για να αποκαλύψετε τις αλλαγές.
Επιλέξτε Λίστα αλλαγών σε νέο φύλλο για να δημιουργήσετε ένα νέο φύλλο που εμφανίζει μια αναφορά των αλλαγών που έγιναν.
Κάντε κλικ στο OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Επισήμανση αλλαγών.
Το Excel σάς ζητά να αποθηκεύσετε το βιβλίο εργασίας σας. Το βιβλίο εργασίας σας μπορεί πλέον να ανοίξει ταυτόχρονα από όλους όσοι έχουν πρόσβαση στον φάκελο.